Авансовый отчёт ИП на самого себя
Коротко
Авансовый отчёт — документ работника перед работодателем о деньгах, выданных под отчёт. У индивидуального предпринимателя работодателя нет: деньги в кассе и на счёте — его собственные, и выдавать их себе под отчёт он не может. Поэтому авансовый отчёт ИП на самого себя не составляют, а расходы на бизнес подтверждают первичными документами: кассовыми чеками, квитанциями, договорами.
Почему ИП не отчитывается перед собой
Порядок выдачи денег под отчёт установлен указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Под отчёт деньги получают работники по трудовому договору и лица, с которыми заключён договор гражданско-правового характера. Предприниматель не состоит с собой ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях: регистрация в качестве ИП не создаёт нового субъекта, деньги остаются его собственными.
Банк России в письмах от 14.06.2012 № 29-1-2/4255 и от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 разъяснил: ИП не выдаёт себе деньги под отчёт и авансовый отчёт о своих тратах не составляет. Тратит он их по своему усмотрению, а для налогового учёта важны документы на покупку и подтверждение, что покупка работает на бизнес.
Чем подтвердить расходы вместо авансового отчёта
- Кассовый чек, квитанция или платёжное поручение — они доказывают, что расход был и его сумму.
- Договор, счёт или акт — показывают, что именно куплено и у кого.
- Связь с бизнесом: путевой лист на поездку по делам, накладная на материалы, акт о том, что техника или помещение используются в деятельности.
- Запись в книге учёта доходов и расходов при УСН или в декларации по НДФЛ при общей системе — туда расход попадает на основании этих документов.
Если ИП всё же оформил отчёт на себя
Такой документ не делает расход недействительным: сумму подтверждают чеки и договоры, приложенные к нему. Но сам отчёт ничего не доказывает — подписи двух сторон в нём нет, ведь предприниматель подписывает его сам у себя. Проверяющий смотрит на первичные документы, а не на бланк.
Полезнее навести порядок в документах: хранить чеки и накладные по расходам бизнеса, помечать, на какую задачу пошла покупка, и подшивать всё к книге учёта. Срок хранения документов для расчёта налогов — пять лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).
При каких условиях выдаётся новый аванс подотчётному лицу
Правило про новую выдачу действует для работников и исполнителей по гражданско-правовым договорам. По указанию № 3210-У деньги под отчёт выдают на основании заявления или приказа, где указаны сумма и срок, на который они выданы. Работник обязан отчитаться за полученное и вернуть остаток.
Новый аванс можно выдать и до отчёта по предыдущему. Сотрудник представляет авансовый отчёт в срок, установленный работодателем или ИП.
У ИП это правило не работает: ИП не отчитывается перед собой, но может выдавать деньги под отчёт работникам и исполнителям по гражданско-правовым договорам. Как только в компании появляются сотрудники, авансовые отчёты и очередь на новую выдачу ведутся уже по общим правилам.
Частые вопросы
Нужен ли авансовый отчёт, если ИП купил бензин на личные деньги?
Нет. Достаточно чека с АЗС и документов, подтверждающих, что поездка связана с бизнесом. При грузоперевозках это путевой лист: его оформляют и предприниматели без наёмных работников, если занимаются перевозками.
Можно ли принять расход ИП по авансовому отчёту, подписанному им самим?
Расход принимают по первичным документам: чеку, договору, накладной. Отчёт на себя их не заменяет и не добавляет доказательств, но и не портит документы, если чеки приложены.
Когда работнику не выдадут новый аванс?
Общего запрета на новый аванс до отчёта по предыдущему нет. Сотрудник отчитывается и возвращает остаток в установленные для него сроки.
Сколько хранить документы по расходам?
Пять лет — столько закон отводит на хранение документов, нужных для расчёта и уплаты налогов, если для конкретного документа не установлен другой срок.
Нужны ли ИП путевые листы?
При грузовых перевозках — да, в том числе без наёмных работников: этого требуют и подтверждение расходов на топливо, и правила перевозок.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы в порядке — время освобождается для дела
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Чеки, накладные, карточки в CRM, отчёты — на это уходят часы, и часть работы можно передать программам. Я смотрю, где в отделах тратится время на повторяющиеся действия, и показываю, что окупится за месяцы.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.