Авансы выданные: что это и как их учитывать

Коротко

Аванс выданный — это деньги, которые компания перечислила поставщику или подрядчику раньше, чем получила товар, работу или услугу. В бухгалтерском учёте это дебиторская задолженность: поставщик остался должен компании поставкой. Появился товар или закрывающий документ — аванс закрывается, долг переходит в расчёты с поставщиком.

Чем выданный аванс отличается от полученного

Выданный аванс — деньги ушли от компании. Полученный — деньги пришли компании вперёд, до отгрузки, и компания осталась должна покупателю поставкой. Это два разных счёта и две разные строки баланса: дебиторка и кредиторка.

Сумма полученных авансов и предоплат — это то, что покупатели перечислили компании до поставки. Её видно по счетам учёта расчётов с покупателями и по банковским поступлениям с назначением «аванс» или «предоплата». Выданные авансы так не считают: их смотрят по расчётам с поставщиками.

Свести обе суммы полезно перед платежами: если покупатели уже заплатили вперёд, а поставщикам компания тоже перечислила предоплату, деньги могут стоять с двух сторон одновременно.

Где смотреть выданные авансы

По счетам бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками — сальдо по выданным авансам.
По выписке банка: платежи с назначением «аванс», «предоплата», «предоплата по счёту», «частичная оплата до поставки».
По актам сверки с поставщиками: в них видно, что оплачено и что поставлено.
По договорам: условие о предоплате и её размере — основание считать платёж авансом, а не оплатой по факту.

Выданные и полученные авансы

	Авансы выданные	Авансы полученные
Кто перечислил	Компания — поставщику	Покупатель — компании
Что должно быть по итогу	Поставка, работа или услуга	Отгрузка товара покупателю
Что это для компании	Дебиторская задолженность	Кредиторская задолженность
Где смотреть	Расчёты с поставщиками, выписка по платежам	Расчёты с покупателями, поступления с назначением «аванс»

НДС и налог на прибыль

Покупатель — плательщик НДС может заявить вычет с перечисленного аванса, если есть авансовый счёт-фактура, договор с условием предоплаты и платёжный документ. При отгрузке авансовый вычет восстанавливают и при соблюдении условий заявляют вычет по приобретённым товарам, работам или услугам. У покупателя право на вычет возникает, когда товар принят и есть счёт-фактура. Это общее правило статей 171 и 172 Налогового кодекса, и применять его нужно с учётом конкретной сделки и документов.

У продавца, наоборот, с полученного аванса НДС начисляется: он выставил счёт-фактуру на предоплату и заплатил налог раньше отгрузки. Поэтому выданный и полученный аванс по-разному влияют на деньги компании.

Для налога на прибыль расход признают по факту, а не по предоплате: перечисленный аванс расходом не становится, пока поставщик не исполнил обязательство. Точный порядок зависит от метода учёта доходов и расходов, его стоит сверить с учётной политикой и главой 25 Налогового кодекса.

Частые вопросы

Аванс выданный — это расход?

Нет. До поставки это долг поставщика перед компанией. Расход появляется, когда товар получен, работа принята и есть закрывающий документ.

Как проверить сумму полученных авансов и предоплат?

Сложите поступления от покупателей с назначением «аванс» или «предоплата» за период и сверьте с сальдо по расчётам с покупателями. Расхождения обычно из-за возвратов, зачётов и платежей, которые в банке назвали авансом, а по договору это оплата по факту.

Что делать, если поставщик не поставил товар по авансу?

Сначала письменная претензия с требованием поставить товар или вернуть деньги. Дальше — возврат предоплаты и, если договор это предусматривает, неустойка. Сроки и порядок смотрите в договоре и в законе по вашему виду сделки.

Можно ли зачесть выданный аванс в счёт будущих поставок?

Да, если это записано в договоре или подтверждено актом сверки. Зачёт оформляют документом, где видно, какой аванс и какую поставку закрывают.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Авансы видно, а денег нет

Покажу, где в компании застревают предоплаты и рутина

Выданные авансы — частая причина кассового разрыва: деньги ушли, товара нет, а платить снова надо. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»