Электронные трудовые книжки: с какого года введены и как ведутся
Коротко
Электронная трудовая книжка — это сведения о работе и стаже в информационной системе Социального фонда России. Ведётся она с 2020 года: тогда у работающих появилось право перейти на неё, а тем, кто впервые начал работать после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют вовсе.
С какого года электронные трудовые книжки
Электронная трудовая книжка ведётся в России с 2020 года. С этого года работающий человек получил право перейти на цифровой формат: сведения о приёмах, переводах и увольнениях стали храниться в системе Социального фонда, а не только в бумажном бланке.
Второй рубеж — 31 декабря 2020 года. Кто впервые начал работать после этой даты, бумажную трудовую книжку не получает: его стаж с первого дня идёт только в электронном виде. Правило распространяется и на подростков, которые устраиваются на летнюю подработку.
Что значит электронная трудовая книжка
Это не файл и не распечатка на руках у сотрудника. Записи о работе передаёт работодатель по форме ЕФС-1, а хранит их Социальный фонд. Человек видит свои данные в личном кабинете на портале «Госуслуги» или на сайте фонда и может проверить записи, не обращаясь в отдел кадров.
При устройстве на новую работу человек предъявляет трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности. Электронные сведения можно получить в СФР или на Госуслугах и передать работодателю. Справку о периодах работы по текущему месту выдаёт работодатель, а сводные сведения по всей карьере можно запросить в фонде.
Кому какой формат положен
| Работник | Бумажная книжка | Электронная |
|---|---|---|
| Впервые начал работать после 31.12.2020 | Не оформляется | Только она |
| Работал до 2021 года и подал заявление о сохранении бумажной | Ведётся | Ведётся параллельно |
| Работал до 2021 года и перешёл на электронную | Закрывается записью и выдаётся на руки | Только она |
| Работал до 2021 года и не определился с форматом | По выбору работника: можно продолжить или перейти, подав заявление | Данные в системе есть в любом случае |
Как оформить переход на электронную книжку
- Работник пишет письменное заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель вносит в бумажную книжку запись о переходе и выдаёт её работнику на руки.
- Дальше сведения о работе идут в фонд по форме ЕФС-1, а бумажный бланк не ведётся.
- Проверить записи можно в личном кабинете на «Госуслугах» или на сайте фонда.
Электронная и бумажная одновременно
Одновременно бумажную книжку и электронные сведения ведут для работников, которые сохранили бумажную книжку по заявлению или не подавали заявление о выборе формата. У таких людей бумажный бланк ведётся как раньше, а сведения о работе параллельно попадают в систему фонда.
Если человек тогда не определился, формат остаётся за ним: он может продолжать с бумажной книжкой или в любой момент подать заявление о переходе на электронную. Работодатель в 2026 году больше не обязан оповещать сотрудников о выборе формата, но вправе попросить заявление, если по человеку нет сведений о том, какой формат он выбрал.
Частые вопросы
С какого года перешли на электронные трудовые книжки?
Электронная книжка ведётся с 2020 года, а для впервые начавших работу после 31 декабря 2020 года бумажную не оформляют вовсе.
Можно ли в 2026 году завести бумажную трудовую книжку впервые?
Нет. Тем, кто впервые начал работать после 31 декабря 2020 года, бумажные книжки не оформляются, сведения о стаже ведутся только в электронном виде.
Что делать, если сотрудник не подавал заявление о выборе формата?
Формат остаётся за работником: он может продолжать с бумажной книжкой или в любой момент перейти на электронную, подав заявление. Работодатель вправе попросить такое заявление, если по человеку нет сведений о его выборе.
Где работник видит свою электронную трудовую книжку?
В личном кабинете на портале «Госуслуги» или на сайте Социального фонда. Справку по текущему месту работы выдаёт работодатель, сводные сведения по всей карьере — фонд.
Нужно ли теперь вести бумажные книжки?
Бумажные книжки продолжают вести для работников, которые сохранили их по заявлению или не подавали заявление о выборе формата. Электронные сведения при этом передают в СФР.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны держаться на одном человеке
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Заявления, приказы, справки о стаже, карточки сотрудников — на это уходят часы, и часто всё держится на одном кадровике. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.