Может ли работодатель посмотреть электронную трудовую книжку работника
Коротко
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России, а работник видит в личном кабинете на Госуслугах. Прямого доступа к чужой электронной книжке у работодателя нет: посмотреть её он может, только если работник сам дал согласие и передал ему сведения.
Что именно видит работодатель
Сведения о приёме, переводе и увольнении работодатель передаёт в Социальный фонд в электронном виде, и они попадают в электронную трудовую книжку работника. Но это не значит, что новый наниматель может открыть её и посмотреть: по разъяснению Социального фонда работодатели просматривают электронную книжку, только если работник дал на это согласие и направил им соответствующие сведения.
Свои записи за время работы в компании работодатель видит и без отдельного доступа — он их сам и вносил. Чужие периоды, то есть работа у прежних нанимателей, ему видны только из документа, который принёс работник.
Как работник показывает книжку при приёме на работу
При заключении трудового договора человек предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ (абзац 3 части 1 статьи 65 ТК РФ). Если трудовой договор заключается впервые, ни того, ни другого нет.
Сведения о трудовой деятельности — это выписка из электронной книжки. Её работник заказывает сам на Госуслугах в разделе «Справки и выписки»: файл в формате PDF приходит в личный кабинет, его можно скачать, распечатать или отправить по электронной почте. Документ заверен электронной подписью и юридически равен бумажной трудовой с подписью и печатью.
Ещё один путь — справка от прежнего работодателя о периодах работы у него. Социальный фонд поясняет: сведения из электронной книжки можно получить и у работодателя, но только за периоды работы у него.
Как работодателю проверить сведения
- Попросить у кандидата выписку из электронной трудовой книжки — файл с Госуслуг или бумажную версию с подписью и печатью.
- Сверить данные выписки с тем, что человек рассказал на собеседовании: места работы, должности, даты приёма и увольнения.
- Проверить, что перед вами именно сведения о трудовой деятельности, а не произвольная справка: в выписке есть места работы, должности, даты приёма, увольнения и переводов, реквизиты документов.
- Если нужны сведения за время работы в вашей компании, выдать работнику справку о периодах работы у вас — по его заявлению.
- Не требовать выписки «на всякий случай» и не хранить их без нужды: обязанности требовать и хранить такие выписки у работодателя нет.
Частые вопросы
Видит ли работодатель электронную трудовую книжку сам, через СФР?
Нет. По разъяснению Социального фонда просмотр возможен, только если работник дал согласие и направил работодателю сведения. Отдельного доступа к чужой книжке у нанимателя нет.
Обязан ли работодатель требовать выписку из электронной книжки?
Нет. Работодатель не обязан требовать от работников выписки из сведений о трудовой деятельности, и обязанности хранить такие выписки трудовым законодательством не установлено.
Что предъявляет человек, который раньше работал по бумажной трудовой?
Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Сведения о работе до 2020 года можно представить и в выписке из электронной книжки, если предварительно дополнить её этими сведениями. Бумажную книжку стоит хранить: она источник данных о работе до 2020 года.
Можно ли посмотреть книжку работника, который уже работает в компании?
Свои записи вы вносите сами. Сведения за прежние периоды работник передаёт вам по своей воле — например, выпиской с Госуслуг или справкой о периодах работы у вас.
Что делать, если в электронной книжке ошибка?
Обратиться к работодателю, который внёс некорректные данные: исправляет запись тот, кто её сделал.
Когда сведения о приёме и увольнении появляются в книжке?
Сведения о приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора направляют не позднее рабочего дня, следующего за днём оформляющего приказа, документа или решения. О постоянном переводе и подаче заявления о способе ведения трудовой книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца. В электронной книжке они отражаются после передачи сведений в СФР.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Справки, выписки, одни и те же ответы сотрудникам и кандидатам съедают часы кадровика и руководителя. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.