Если сотрудник идет в отпуск не по графику отпусков

Коротко

График отпусков обязателен для обеих сторон: статья 123 Трудового кодекса велит соблюдать его и работнику, и работодателю. Отпуск вне графика — это перенос дат по соглашению сторон либо отпуск в удобное для работника время, когда закон даёт ему такое право. В первом случае нужны заявление и согласие работодателя, во втором отказать нельзя.

Что говорит закон

Очерёдность отпусков определяет график, и утверждать его работодатель должен не позднее чем за две недели до начала календарного года (статья 123 ТК). С даты утверждения график становится обязательным: сотрудник не вправе самовольно уйти в другие даты, а работодатель не вправе отправить его в отпуск вне графика без его согласия.

Поэтому «отпуск не по графику» на практике — это либо перенос по договорённости, либо случай, когда закон обязывает работодателя отпустить человека в выбранное им время. Разница принципиальная: в первом варианте работодатель может отказать, во втором — нет.

Когда работодатель обязан отпустить вне графика

Работник, у которого трое и более детей до 18 лет, — до достижения младшим из них 14 лет (статья 262.2 ТК).
Женщина перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребёнком (статья 122 ТК).
Мужчина, пока его жена находится в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК).
Работник, совмещающий работу с обучением: учебный отпуск даётся в сроки, которые указаны в справке-вызове.
Одному из родителей, воспитывающих ребёнка-инвалида до 18 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют в удобное время (статья 262.1 ТК).
Совместитель — одновременно с отпуском по основной работе (статья 286 ТК).
Работник, которому отпуск положен в удобное время по федеральному закону: например, чернобыльцы, участники боевых действий, почётные доноры.

Если это просто просьба: как решать

Когда права на удобные даты нет, решение за работодателем. Отказ законен: график утверждён, производственный процесс спланирован, замена не подготовлена. Но отказ должен быть спокойным и объяснимым — устное «не пущу» без причины плохо выглядит в трудовом споре.

Если отпуск переносится по соглашению сторон, даты определяют договорённостью. Перенос оформляют приказом на основании заявления работника, а в график вносят изменения. Переносить отпуск по инициативе работодателя без согласия работника можно только в исключительных случаях, прямо названных в статье 124 ТК, — например, при временной нетрудоспособности или когда отпуск совпал с исполнением государственных обязанностей.

Отдельный случай — отзыв из отпуска: он возможен только с письменного согласия работника (статья 125 ТК). Неиспользованную часть отпуска работник берёт в удобное время в текущем году или присоединяет к отпуску следующего года.

Сроки и деньги

Отпускные платят не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК). Если заявление подано позже, работодатель не успевает соблюсти срок: переносить даты или платить с нарушением — выбор работодателя, и второй вариант означает материальную ответственность по статье 236 ТК — компенсацию не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки.

Средний дневной заработок считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540: заработок за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска делят на 12 и на 29,3, если месяц отработан полностью. Больничные, прошлые отпускные и другие периоды с сохранением среднего заработка из расчёта исключают.

Если отпуск перенесли, расчётный период сдвигается: средний заработок считают от нового месяца начала отпуска, а не от дат в графике.

Частые вопросы

Можно ли отказать сотруднику, если он просит отпуск вне графика?

Да, если у него нет права на отпуск в удобное время. График обязателен для обеих сторон по статье 123 ТК, и односторонний уход в другие даты — нарушение трудовой дисциплины.

Что будет, если работник самовольно ушёл в отпуск не по графику?

Это прогул: на работе его нет без уважительной причины, а отпуск ему не предоставлен. Последствия — дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК, а отпускные за эти дни не начисляются.

Можно ли перенести отпуск из-за производственной необходимости?

Только в исключительных случаях, названных в статье 124 ТК, и с согласия работника. Просто «много работы» основанием не является.

Нужно ли менять график отпусков?

Да. Перенос отражают в графике: либо вносят изменения в утверждённый документ, либо оформляют новый. Сам приказ о переносе без правки графика оставляет расхождение в кадровых документах.

Положен ли отпуск новому сотруднику до истечения шести месяцев?

По общему правилу право на отпуск за первый год работы появляется через шесть месяцев непрерывной работы (статья 122 ТК). До этого отпуск можно дать по соглашению сторон, а некоторым категориям — по их заявлению работодатель обязан его предоставить.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые решения не должны держать бизнес на ручном управлении

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, приказы, графики, ответы на одни и те же вопросы сотрудников — на это уходят часы руководителя и кадровика. Я смотрю, какие повторяющиеся задачи в компании можно передать программам, и подключаю ИИ к вашей CRM и 1С.

Каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время руководителей и специалистов.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»