Если работник выбрал электронную трудовую книжку: что делать с бумажной

Коротко

Работник, который выбрал электронную трудовую книжку, пишет заявление, а работодатель вносит в его бумажную книжку запись о переходе, выдаёт её на руки и дальше ведёт сведения только в электронном виде. Бумажная книжка остаётся у работника как документ о стаже до перехода, а обратный переход на бумажную книжку законом не предусмотрен.

Что значит выбор электронной книжки

Работодатель формирует электронные сведения о трудовой деятельности каждого работника и передаёт их в Социальный фонд. Тем, кто сохранил бумажную трудовую книжку, её продолжают вести одновременно с электронными сведениями. Форму выбирает работник — переход добровольный и происходит только после его письменного заявления.

Пока заявления нет, работодатель продолжает вести бумажную книжку. Когда работник выбрал электронный формат, бумажная книжка перестаёт вестись: в неё вносят запись о сделанном выборе и выдают на руки.

Что сделать с бумажной книжкой после заявления

Принять письменное заявление работника о выборе электронной формы сведений о трудовой деятельности.
Внести в бумажную трудовую книжку закрывающую запись: в графе 1 — очередной порядковый номер, в графе 2 — дата выдачи книжки, в графе 3 — текст «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 — дата и номер заявления.
Заверить запись подписью руководителя или уполномоченного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и оттиском печати, если компания её использует.
Сделать отметку в книге учёта движения трудовых книжек о том, что книжка выдана на руки на основании заявления работника.
Выдать бумажную трудовую книжку работнику под подпись и дальше передавать сведения о работе только в Социальный фонд.

Почему бумажную книжку нужно сохранить

Электронная книжка содержит сведения о работе с момента перехода, а бумажная — записи за прежние периоды, в том числе до 2020 года. Поэтому выданную на руки книжку работник хранит: она подтверждает стаж за прошлые годы.

Выписку из электронной трудовой книжки работник получает в личном кабинете на портале госуслуг, а бумажную выписку можно запросить в клиентской службе Социального фонда, в МФЦ или у работодателя.

Частые вопросы

Можно ли вернуться на бумажную трудовую книжку, если работник уже выбрал электронную?

Нет. Обратный переход с электронной книжки на бумажную не предусмотрен: после заявления работодатель ведёт сведения только в электронном виде, а бумажная книжка остаётся у работника.

Работник сначала сохранил бумажную книжку, а потом передумал. Что делать?

Он в любой момент может подать заявление о переходе на электронную книжку. Работодатель вносит в бумажную трудовую запись о выборе и выдаёт книжку на руки.

Нужно ли что-то писать в бумажной книжке при приёме на работу, если у сотрудника уже электронная?

Нет. Бумажную книжку такому работнику не ведут: сведения о приёме, переводах и увольнении передаются в Социальный фонд в электронном виде.

Что делать, если в бумажной книжке стоит запись о переходе, а работник говорит, что заявления не писал?

Запись о переходе означает, что книжка была выдана на руки, а электронный формат уже действует. Если работник действительно выбирал бумажную книжку, запись, скорее всего, внесена ошибочно прежним работодателем. Исправить её может только тот, кто допустил ошибку, — следующий работодатель этого сделать не вправе.

Положена ли выписка СТД-Р работнику, который остался на бумажной книжке?

Нет. Работодатель по статье 66.1 ТК не обязан выдавать СТД-Р работнику, которому ведут бумажную книжку. При этом электронные сведения о трудовой деятельности формируются и на такого работника: он может получить их через СФР, МФЦ или Госуслуги.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Кадровые бумаги не должны тормозить работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления, записи, выписки и напоминания о сроках съедают часы кадровика и руководителя. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»