Электронные трудовые книжки: что делать кадровику
Коротко
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России. Отдельного документа «ЭТК» закон не вводит: данные накапливаются в информационной системе СФР из отчёта ЕФС-1. Кадровику нужно вести бумажные книжки только у тех, кто сохранил их по заявлению, принимать заявления о переходе и вовремя сдавать отчётность.
Что изменилось к 2026 году
С 1 января 2020 года работодатели передают в СФР сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях. Эти сведения и формируют электронную трудовую книжку. С 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые поступает на работу: на них подают только сведения в составе ЕФС-1.
Выбор между бумажной и электронной книжкой работники со стажем делали до 31 декабря 2020 года. Те, кто тогда сохранил бумажный документ, вправе отказаться от него позже — в любой рабочий день, подав письменное заявление. Если работник выбрал электронный формат, вернуться к бумажному он уже не может.
Что делать кадровику: пошагово
- Проверить, у кого из сотрудников осталась бумажная трудовая книжка и какие заявления они подавали. Если работник не подавал ни одного заявления о выборе формата, бумажную книжку продолжают вести.
- При приёме новичка, который раньше не работал, бумажную книжку не заводить. Сведения о приёме подать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.
- Принять письменное заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку. Форма произвольная, но должны быть ФИО, должность и чёткое волеизъявление.
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку с записью о переходе. Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, выдать книжку в день увольнения.
- По каждому кадровому событию — приём, перевод, увольнение — направить в СФР сведения по форме ЕФС-1.
- По письменному заявлению работника выдать сведения о трудовой деятельности по форме, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Также работник может получить их в СФР или на Госуслугах.
Как вести учёт электронных трудовых книжек
Электронная трудовая книжка не требует отдельного журнала или бланка. Учёт ведётся через отчётность в СФР: каждое кадровое событие попадает в ЕФС-1, и на его основе обновляются сведения о трудовой деятельности работника.
Кадровику важно следить за сроками. Сведения о приёме и увольнении подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, подтверждающего оформление либо прекращение трудовых отношений. По переводу и другим кадровым событиям срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Точные сроки по каждому событию стоит сверять с порядком заполнения ЕФС-1, утверждённым приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.
Бумажные трудовые книжки тех, кто сохранил их по заявлению, ведутся по обычным правилам. Записи о переходе на электронную книжку вносят в бумажную книжку — без такой записи переход не оформлен.
Частые вопросы
Работник не подавал заявление о выборе формы. Какую книжку вести?
Если работник устроился до 2021 года и не подавал заявление о переходе на электронную книжку, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку. При этом все кадровые события всё равно передаются в СФР по форме ЕФС-1.
Можно ли обязать работника перейти на электронную трудовую книжку?
Нет. Переход возможен только по инициативе работника: нужно его письменное заявление. Работодатель не вправе обязать отказаться от бумажного документа.
Что делать, если работник подал заявление о переходе за день до увольнения?
Выдать бумажную трудовую книжку с записью о переходе не позднее дня увольнения. Общий срок в три рабочих дня в этом случае не применяется.
Нужно ли вести книгу учёта движения трудовых книжек, если все перешли на электронные?
Если бумажные трудовые книжки не ведутся, книга учёта движения трудовых книжек не нужна. Но если хотя бы у одного работника осталась бумажная книжка, её вести нужно.
Где работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Сведения о трудовой деятельности можно получить у работодателя по письменному заявлению, в СФР или на портале Госуслуг.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Кадровые документы не должны тормозить бизнес
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Кадровые события, заявления и отчёты съедают часы. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадровика и менеджеров.