Электронная трудовая книжка: где посмотреть работодателю

Коротко

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в Социальном фонде, а не документ в кабинете работодателя. Своих записей за прежние места работы у компании нет: полную книжку видит только сам работник на Госуслугах. Работодатель смотрит то, что работник ему прислал, и выдаёт сведения за свой период работы по форме СТД-Р.

Что работодатель видит, а что нет

Полные сведения о стаже хранит Социальный фонд России. Работодатель доступа к этой базе не имеет и посмотреть чужую электронную книжку сам не может. Он видит электронную трудовую книжку работника только тогда, когда тот сам переслал выписку — почтой, файлом или на бумаге.

Из своего кабинета работодатель получает сведения только за период работы в своей компании. Записи прежних мест работы ему недоступны: этих данных у него просто нет. Поэтому при приёме стаж подтверждает выписка, которую принёс кандидат, а не внутренняя система компании.

Электронная трудовая книжка при приёме на работу

Попросите выписку из электронной трудовой книжки — её работник формирует на Госуслугах за несколько минут; файл заверен усиленной квалифицированной подписью и юридически равен бумажной книжке.
Примите выписку в том виде, как удобно: файл по почте, на флешке или распечатку; электронный и бумажный документ равнозначны.
Проверьте, что в выписке видны прежние места работы, даты приёма и увольнения, должности — по ним считается стаж.
Если человек впервые устроился на работу с 2021 года, бумажной трудовой у него нет: сведения ведутся сразу в электронном виде, и выписка заменяет книжку.
Работник, который сохранил бумажную трудовую, в любой момент может перейти на электронный формат: он подаёт заявление, вы делаете запись в бумажной книжке и выдаёте её на руки.

Как выдать сведения по заявлению

Работник пишет заявление — и вы обязаны выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Срок — не позднее трёх рабочих дней с даты заявления, а при увольнении — не позднее последнего рабочего дня.

Форму отдаёте на бумаге или в электронном виде, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью, если она у компании есть. Если подписи нет, выдаёте бумажный документ. В заявлении работник может указать, какой формат ему нужен.

Выдаёте сведения только за период работы у вас: прежние места работы в СТД-Р не попадут. Если работник на электронную книжку не переходил и вы ведёте его бумажную трудовую, сведения в Социальный фонд вы всё равно передаёте, но СТД-Р по заявлению выдавать не обязаны.

Кто и что может посмотреть

	Работник	Работодатель	Социальный фонд и МФЦ
Полная книжка за все годы	Да, на Госуслугах	Нет	Да, по обращению
Записи за период работы в компании	Да	Да, в своих отчётах и в СТД-Р	Да
Доступ без согласия работника	—	Нет	По закону
Формат выдачи	Электронный, заверен подписью	Бумага или электронный с подписью	Бумага с подписью и печатью

Как работать с электронными трудовыми книжками

Каждое кадровое событие — приём, перевод, увольнение — вы передаёте в Социальный фонд в электронном виде. В электронной книжке работника запись появляется в течение нескольких дней после того, как сведения ушли в фонд. Поэтому расхождение между приказом и выпиской на следующий день — норма, а не ошибка.

Держите в кадровом учёте копию выписки, которую принёс работник при приёме: это единственное подтверждение стажа за прежние годы. При увольнении выдайте СТД-Р в последний рабочий день — это закрывает вопрос с расчётом и дальнейшим трудоустройством человека.

Если работник просит сведения чаще, каждая просьба оформляется заявлением и укладывается в три рабочих дня. Отказывать нельзя: право на сведения о своей трудовой деятельности записано в статье 66.1 Трудового кодекса.

Частые вопросы

Может ли работодатель сам открыть электронную трудовую книжку кандидата?

Нет. Доступа к сведениям фонда у компании нет. Работник сам присылает выписку с Госуслуг или приносит её на бумаге — только тогда вы видите его стаж за прежние годы.

В какой срок выдать СТД-Р?

Не позднее трёх рабочих дней с даты заявления, а увольняющемуся — не позднее последнего рабочего дня. Форма — СТД-Р по приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

Что делать, если у компании нет электронной подписи?

Выдайте СТД-Р на бумаге: документ с подписью и печатью равнозначен электронному. Электронный вариант возможен, когда есть усиленная квалифицированная подпись.

Обязаны ли мы выдавать сведения работнику с бумажной трудовой?

Если работник на электронную книжку не переходил и вы ведёте его бумажную трудовую, СТД-Р по заявлению выдавать не обязаны. Сведения о кадровых событиях в фонд вы при этом передаёте.

Видны ли в СТД-Р прежние места работы?

Нет. Выдаёте сведения только за период работы в вашей компании: данных о других работодателях у вас нет.

Когда запись появляется в электронной книжке работника?

В течение нескольких дней после того, как вы передали сведения в Социальный фонд. До этого работник видит прежнюю версию выписки.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Заявления на СТД-Р, выписки при приёме, напоминания о сроках — это часы кадровика, которые уходят на одно и то же. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»