Электронные трудовые книжки: с какого года вводятся в обязательном порядке

Коротко

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной: сведения о приёме, переводах и увольнении хранятся в информационной системе Социального фонда России. Обязательной она стала с 2020 года, когда работодатели начали передавать эти сведения в фонд. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, бумажную книжку не заводят — у них сразу ведётся только электронная.

Когда ввели электронные трудовые книжки обязательно

Электронную трудовую книжку ввели в 2020 году: с 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать в Социальный фонд сведения о трудовой деятельности работников — приём, перевод, увольнение. Эти записи и составляют электронную книжку.

С 2021 года правило стало жёстче для новичков: тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют. Их стаж с первого дня ведётся только в электронном виде. Это касается и подростков, которые устраиваются на временную работу в каникулы.

С какого года электронные трудовые книжки вводятся в обязательном порядке

Обязательный порядок действует с 2020 года. С этой даты работодатели передают в Социальный фонд сведения о трудовой деятельности работников: приём, перевод, увольнение. Эти записи и составляют электронную книжку.

С 2021 года бумажную трудовую книжку не заводят тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года. Их стаж с первого дня ведётся только в электронном виде, включая подростков на временной работе в каникулы.

Кому бумажная книжка ещё нужна

Тем, кто начал работать до 2021 года, бумажную книжку сохраняют. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года, поэтому бумажная остаётся источником данных о более раннем стаже. Её нужно хранить.

Работник, у которого есть бумажная книжка, мог до конца 2025 года подать письменное заявление о сохранении бумажного формата или о переходе на электронный. Если он выбрал электронный, вернуться к бумажному уже нельзя. Если заявление не подавал, работодатель продолжает вести бумажную книжку наряду с передачей сведений в фонд.

Что делает работодатель

При приёме запрашивает документы по статье 65 ТК РФ, в том числе трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности, кроме случая первого трудоустройства.
При любом кадровом событии — приём, перевод, увольнение — направляет в Социальный фонд отчёт по форме ЕФС-1.
Сведения о приёме и увольнении подают не позднее рабочего дня после издания приказа, о переводе — не позднее 25-го числа следующего месяца.
Если у работника остаётся бумажная книжка, продолжает вносить в неё записи о работе.
Знакомит работника с записями, которые передаются в электронную трудовую книжку, в порядке, установленном трудовым законодательством.

Частые вопросы

С какого года электронная трудовая книжка обязательна для всех?

С 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд. С 2021 года для впервые устраивающихся на работу бумажная книжка не оформляется — у них только электронная.

Можно ли отказаться от электронной книжки и оставить бумажную?

Если работник начал работать до 2021 года и сохранил бумажную книжку или не подал заявление о выборе формата, работодатель продолжает её вести. На электронный формат можно перейти позже. Тем, кто впервые устроился после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется.

Что будет, если работник не подавал заявление о выборе формата?

Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку и одновременно передаёт сведения в Социальный фонд. Работник может позже подать заявление о переходе на электронный формат, но вернуться к бумажному после этого уже нельзя.

Нужно ли приносить бумажную трудовую книжку при приёме на работу?

При приёме обычно предъявляют трудовую книжку и или сведения о трудовой деятельности. При первом трудоустройстве эти документы не требуются; сведения из СФР кандидат может получить и передать работодателю.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны тормозить бизнес

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Кадровые события, отчёты в фонд, записи в трудовых книжках — часть работы, которая повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»