Доплата к отпуску в размере оклада

Отпускные считают не по окладу, а по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска (пункт 4 Положения № 540). Средний дневной заработок при полностью отработанных месяцах — заработок за год, делённый на 12 и на 29,3 (пункт 10 Положения).

В расчёт не входят больничные, прошлые отпуска, простой и другие периоды с сохранением среднего заработка (пункт 5 Положения), а также выплаты социального характера — материальная помощь, питание, проезд, обучение (пункт 3). Больничные, прошлые отпуска и другие исключаемые периоды, а также начисленные за них суммы не входят в расчёт. При неполностью отработанных месяцах расчётное число календарных дней определяют отдельно.

Вторая причина — число дней. В месяце отпуска рабочих дней меньше, чем в обычном: отпускные платят за календарные дни, а оклад — за отработанные рабочие. Когда человек берёт две недели, оклад за оставшиеся дни плюс отпускные нередко дают сумму меньше полного оклада.

Обязанность платить доплату возникает, только если она записана в коллективном договоре, локальном акте (например, в положении об оплате труда или положении о премировании) либо в трудовом договоре с работником. В Трудовом кодексе такой выплаты нет: статья 114 гарантирует сохранение среднего заработка на время отпуска, и этим закон ограничивается.

Формулировка в локальном акте должна отвечать на три вопроса: кому доплата положена, до какого уровня её считают и за какой период. Расплывчатое «доплачивать до оклада» приводит к спорам: оклад на дату отпуска или на дату расчёта, считается ли доплата за неполный месяц, входят ли в неё районный коэффициент и надбавки.

Если условие в локальном акте есть, оно становится частью трудовых отношений, и работодатель обязан его выполнять. Отменить доплату в одностороннем порядке нельзя, если это ухудшает положение работников (статья 8 ТК).

Основание для выплаты — локальный акт или трудовой договор, где записано условие о доплате. Приказ руководителя на каждую выплату не обязателен, если порядок уже описан: достаточно расчёта в записке-расчёте при предоставлении отпуска и бухгалтерской справки. Если доплата разовая и локальным актом не предусмотрена, её оформляют приказом с указанием работника, суммы и основания.

Доплата — часть оплаты труда, поэтому с неё удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы в общем порядке. НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляют не позднее 28-го числа текущего месяца; удержанный с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца. Для налога, удержанного с 23 по 31 декабря, срок — последний рабочий день года.

Отпускные платят не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК). Доплату удобно перечислять вместе с отпускными или в ближайший день выплаты зарплаты — как записано в локальном акте.