Документ график отпусков предназначен для

График решает три задачи сразу. Первая — планирование: руководитель видит, кто и когда выпадает из работы, и заранее готовит подмену. Вторая — учет: у каждого работника есть запланированные даты и продолжительность отпуска, дни не копятся годами без движения. Третья — сроки выплат: отпускные платят не позднее чем за три дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ), и дата из графика позволяет бухгалтерии не пропустить этот момент.

Соблюдать график обязаны обе стороны: работодатель не может не отпустить человека в запланированный период, а работник — отказаться от отдыха по графику (часть 2 статьи 123 ТК РФ). Перенос возможен, но оформляют его отдельно.

График утверждают не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (статья 123 ТК РФ). Для 2026 года крайний срок — 17 декабря 2025 года.

Форма обязательной не является: можно взять унифицированную Т-7 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 или разработать свою и утвердить её локальным актом. В табличной части указывают подразделение, должность, фамилию и инициалы, табельный номер, дату начала и продолжительность отпуска, а при разделении на части — даты и длительность каждой части.

Если в компании есть выборный орган первичной профсоюзной организации, график утверждают с учётом его мотивированного мнения. На представление мнения отводится пять рабочих дней.

По общему правилу даты определяет работодатель, а пожелания сотрудников собирать не обязан. Исключение — люди, которым отпуск положен в удобное для них время: работник с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 лет (статья 262.2 ТК РФ), один из родителей ребенка-инвалида до 18 лет, несовершеннолетние, почетные доноры России, пострадавшие от чернобыльской катастрофы, а также сотрудники, которых отзывали из отпуска.

С остальными даты согласовывают, только если это предусмотрено коллективным договором или другим локальным актом.

Стандартный ежегодный отпуск — 28 календарных дней за рабочий год. По соглашению сторон его делят на части, но одна часть должна быть не меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ). Остальные части могут быть любыми; минимальную длительность части можно закрепить в локальном акте, чтобы отпуск не дробили на дни.

Отпуск ставят с любого дня, рабочего или выходного. Планировать отдых только на выходные дни нельзя: отпуск предназначен для освобождения от работы, а не для продления выходных.

По общему правилу право на отпуск за первый год возникает через шесть месяцев непрерывной работы; раньше отпуск можно предоставить по соглашению сторон. Отдельным категориям работников его предоставляют до шести месяцев по их заявлению.

Обязанность распространяется почти на всех работодателей независимо от численности. Исключение — микропредприятия, которые работают по типовой форме трудового договора и отказались от части локальных актов: вместо графика даты отдыха фиксируют в письменном соглашении с работником и в трудовом договоре (статьи 309.1, 309.2 ТК РФ).

Компания, созданная в течение года, составляет график отпусков на текущий год и дополняет его по мере приёма работников.

Отсутствие графика — административное правонарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей.

Проверяющие смотрят не только наличие документа, но и то, включены ли в него все работники, стоят ли конкретные даты, а не месяцы, и соблюден ли срок утверждения.