Нужно ли вносить изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника

Коротко

График отпусков обязателен и для работодателя, и для работника — это часть 2 статьи 123 Трудового кодекса. Обязанности дополнять утверждённый график сведениями о сотрудниках, принятых позже, закон не устанавливает. Минтруд в письме от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580 считает, что работодатель вправе дополнить график отпусками новых работников для планирования и контроля. На практике дополнение оформляют, потому что сотрудник, которого нет в графике, уходит в отпуск по заявлению и согласованию, и спорить потом не о чем.

Что говорит закон

Статья 123 ТК требует утвердить график не позднее чем за две недели до начала календарного года. Про сотрудников, принятых после этой даты, в кодексе нет ни правила, ни запрета. Прямого требования включить новичка в график нет, и нарушения от того, что его там нет, тоже нет.

При этом график обязателен для обеих сторон. Пока сотрудника в графике нет, дату его отпуска определяют заявление и согласие работодателя. Как только отпуск попал в график или в дополнение к нему, он становится обязательным в указанные даты.

Зачем оформлять дополнение

Дополнение нужно не инспекции, а вам и сотруднику. В графике видно, кто когда уходит, и отдел планирует работу без сюрпризов. Если человек принят в середине года и в графике его нет, дата отпуска каждый раз согласуется заново, а при конфликте доказать договорённость сложнее.

Минтруд предупреждает о рисках споров, если какая-то категория работников в график не попала. Дополнение закрывает этот риск и заодно показывает проверяющим, что отпуска планируются по всем сотрудникам.

Как добавить в график отпусков вновь прибывших сотрудников

Возьмите утверждённый график и выпишите сотрудников, принятых после его утверждения, — по каждому дату приёма и право на отпуск.
Составьте дополнение отдельным документом: шапка с названием организации, ссылка на основной график и дату его утверждения, таблица со строками новых работников.
В таблице укажите фамилию, имя, отчество, должность, дату приёма, количество дней отпуска и даты начала и окончания.
Утвердите дополнение приказом руководителя или подпишите его тем же лицом, что утверждало график.
Ознакомьте сотрудников с дополнением под подпись — так же, как с графиком.
Храните дополнение вместе с графиком: это часть одного документа планирования отпусков.

Как внести в график отпусков новых сотрудников, принятых после нового года

Сотрудник, принятый в январе или позже, попадает в дополнение к графику текущего года. Если он принят в конце декабря, а трудовой договор начинается с 1 января, его удобно сразу учесть в графике на новый год: право на отпуск у него появится позже, но строка в графике уже будет.

Когда дополнений набирается много, проще утвердить график в новой редакции приказом и указать в нём все изменения. Закон этого не запрещает, а читать один документ удобнее, чем пять приложений.

Дополнение к графику отпусков: образец

Форму закон не устанавливает, поэтому документ составляют в свободной форме. Держите в нём три части: ссылку на основной график, таблицу с новыми строками и подпись утверждающего.

Шапка: название организации и строка «Дополнение № 1 к графику отпусков на 2026 год». Под ней — основание: график отпусков на 2026 год, утверждённый приказом от 15.12.2025 № 48.

Таблица со столбцами: номер, фамилия, имя, отчество, должность, дата приёма, количество календарных дней отпуска, дата начала и дата окончания. В строках — новые работники, например: Смирнова Анна Петровна, менеджер по продажам, принята 02.02.2026, отпуск 28 дней с 03.08.2026 по 30.08.2026; Ковалёв Игорь Сергеевич, кладовщик, принят 16.03.2026, отпуск 28 дней с 14.09.2026 по 11.10.2026.

Под таблицей — подпись генерального директора с расшифровкой и строки ознакомления: фамилия, инициалы, подпись и дата у каждого нового сотрудника. Такой лист подшивают к графику и хранят вместе с ним.

Частые вопросы

Обязательно ли включать нового сотрудника в график?

Нет. Закон не требует дополнять утверждённый график, но и не запрещает. Минтруд в письме от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580 допускает дополнение графика отпусками новых работников.

Когда новый сотрудник может уйти в отпуск?

Право на отпуск за первый год работы возникает через шесть месяцев непрерывной работы у этого работодателя — статья 122 ТК. По соглашению с работодателем отпуск можно предоставить и раньше.

Нужно ли заявление нового сотрудника, чтобы внести его в график?

Нет. Дополнение оформляют по инициативе работодателя, заявление работника для этого не требуется. Заявление нужно, когда сотрудник просит перенести уже запланированный отпуск.

Что делать, если сотрудник принят в декабре, а работает с января?

Его можно сразу включить в график на новый год: трудовой договор действует с 1 января, и строка в графике уже есть. Обычно право использовать отпуск за первый рабочий год возникает после шести месяцев, а раньше его можно предоставить по соглашению. Некоторым работникам, в том числе несовершеннолетним, отпуск до шести месяцев обязаны предоставить по заявлению.

Нужен ли приказ о дополнении графика?

Отдельного требования нет. Дополнение утверждают приказом или подписью руководителя на самом документе — так же, как утверждали график. При переносе отпуска приказ о внесении изменений не нужен: отметку в графике делают на основании приказа о переносе.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Планы по людям не должны держаться на памяти руководителя

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

График отпусков, заявления, приказы — мелочи, которые съедают часы руководителя и кадровика. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где бумаги и повторяющиеся ответы забирают время у продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»