График отпусков это локальный нормативный акт или нет

Локальный нормативный акт — документ, который работодатель принимает в пределах своей компетенции и который распространяется на всех работников организации (статья 8 ТК). У графика отпусков все признаки такого документа: он действует на весь коллектив, устанавливает правило на календарный год и обязателен обеим сторонам.

Статья 123 ТК ставит график в один ряд с другими локальными актами: порядок его принятия идёт по статье 372 ТК — той же процедуре, по которой работодатель учитывает мнение профсоюза. Роструд подтверждает статус графика письмом от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 и повторяет это в своих разъяснениях для работодателей.

Исключение одно: микропредприятия, которые заключают с работниками трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858. Такие работодатели принимают кадровые решения без локальных актов, и отпуск они согласуют с работником по договорённости.

Как только компания перестаёт применять типовую форму или выходит из категории микропредприятий, график становится обязательным в общем порядке. Категорию малого или среднего предприятия подтверждает запись в реестре МСП.

Прямого требования знакомить работника с графиком под подпись в Трудовом кодексе нет, и у Роструда здесь две позиции: в письме от 01.08.2012 график назван локальным актом, а в письме от 12.07.2012 — организационно-распорядительным документом. Обязанность известить конкретного работника о начале его отпуска не позднее чем за две недели установлена частью третьей статьи 123 ТК отдельно, и её исполняют уведомлением.

Практика простая: лист ознакомления с графиком помогает подтвердить, что работник знает даты отпуска, а о начале конкретного отпуска его отдельно извещают под подпись не позднее чем за две недели.

Электронный график допустим. Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, по статье 6 закона № 63-ФЗ равен бумажному, а порядок электронного документооборота работодатель закрепляет отдельным локальным актом по статьям 22.1 и 22.2 ТК. Бумажного носителя закон для графика не требует.

Отсутствие обязательного локального акта — нарушение трудового законодательства. Инспектор труда при проверке вправе привлечь к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП: должностное лицо — на сумму от 1 000 до 5 000 ₽, организацию — от 30 000 до 50 000 ₽.

Есть и вторая сторона: без утверждённого графика работодателю труднее доказать правомерность отказа в отпуске в удобное время и соблюдение очерёдности для льготных категорий. Судебная практика исходит из того, что отпуск предоставляют по графику, утверждённому руководителем организации, а не по графику подразделения.