График отпусков по ТК РФ: статья 123

График отпусков регламентирует статья 123 Трудового кодекса Российской Федерации. В ней же сказано, что очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком: это не пожелание на будущее, а документ, который обязаны соблюдать обе стороны. Работодатель не может не отпустить человека в запланированные даты, а работник не может от них отказаться по своему усмотрению.

Статья 123 Трудового кодекса РФ описывает порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков: утверждение графика с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, срок утверждения не позднее чем за две недели до наступления календарного года и извещение работника о времени начала отпуска. Если профсоюза в компании нет, согласование не требуется. Для графика на 2026 год крайняя дата утверждения — 17 декабря 2025 года.

О времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала — это прямо записано в статье 123 ТК РФ. Срок считают от даты начала отпуска, а не от даты утверждения графика, поэтому уведомления рассылают по ходу года.

О времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска работник должен быть извещён до его начала за две недели, и подпись работника подтверждает, что он знает дату. Если отпуск делят на части, извещают о начале каждой части. Отдельно от графика работнику выплачивают отпускные — не позднее чем за три дня до начала отпуска по статье 136 ТК.

В график попадают все, кто работает по трудовому договору: совместители, в том числе внутренние — их указывают по обеим должностям, работники на срочных договорах, сотрудницы в отпуске по беременности и родам. Находящихся в отпуске по уходу за ребёнком включают, если в следующем году они выйдут на работу.

Если трудовой договор приостановлен, такого сотрудника в график не вносят. Новых работников, принятых после утверждения, можно добавить в документ дополнением: Минтруд отмечал, что невключение в график создаёт риски споров.

Право на отпуск в удобное время есть у отдельных категорий — например, у родителей трёх и более детей до 18 лет, если младшему нет 14 лет, у одного из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет, у несовершеннолетних, почётных доноров России, граждан, пострадавших от чернобыльской катастрофы, у работников, которых отзывали из отпуска. Их пожелания по датам работодатель обязан учесть.

Право на отпуск за первый год обычно возникает после шести месяцев непрерывной работы; раньше отпуск дают по соглашению сторон. Отдельным категориям, в том числе несовершеннолетним, его обязаны предоставить раньше по заявлению. Делить отпуск можно так, чтобы одна из частей была не меньше 14 календарных дней.

Составление графика — обязанность почти всех работодателей независимо от численности. Исключение — микропредприятия, которые полностью или частично отказались от локальных нормативных актов и перешли на типовую форму трудового договора: по разъяснению ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193 график можно заменить письменным соглашением с работником. Такой пункт нужно закрепить в трудовом договоре.

Компания, созданная в текущем году, может не составлять график на год создания — на следующий год документ понадобится. Работодатель-физлицо не обязан вести график; Роструд советовал утверждать его, если работников много (письмо от 20.12.2011 № 3683-6-1).