Авансовый отчёт без кассового чека: только товарный чек
Коротко
Товарный чек без кассового принять к учёту можно: он подтверждает факт оплаты товара, и Минфин это допускает (письмо от 16.08.2017 № 03-01-15/52653). Но продавец в большинстве случаев обязан выдать чек контрольно-кассовой техники, поэтому отсутствие кассового чека — повод разобраться, почему его нет, а не просто подшить товарный.
Что подтверждает товарный чек
Кассовый чек печатает контрольно-кассовая техника, и он доказывает, что деньги приняты через кассу. Товарный чек — документ продавца: в нём перечислены товар, количество, цена и сумма, стоят подпись и печать. Для бухгалтерии он работает как первичный документ о покупке: по нему видно, что именно приобрёл сотрудник и сколько заплатил.
Для авансового отчёта важны две вещи: что расход был и что он связан с делами компании. Товарный чек закрывает первую часть, если оформлен правильно. Вторую подтверждает сам отчёт: сотрудник указывает назначение покупки, а руководитель его утверждает.
Какие реквизиты должны быть в товарном чеке
- Наименование и дата документа, номер.
- Продавец: название организации или ИП, ИНН.
- Покупатель или пометка, что чек выдан подотчётному лицу.
- Перечень товаров: наименование, количество, цена за единицу, сумма.
- Итоговая сумма прописью или цифрами с указанием валюты.
- Должность, фамилия и подпись продавца, печать продавца при её наличии.
- Штамп или надпись «оплачено» с датой — если продавец так отмечает оплату.
Когда кассовый чек всё же обязателен
Продавец обязан выдать кассовый чек при расчёте наличными или картой — это правило закона о применении контрольно-кассовой техники. Нарушение на стороне продавца не отменяет расход компании: Минфин указывал, что невыдача чека контрагентом не означает, что расходов не было.
Суды при спорах с фондом о взносах на травматизм исходят из того, что расходы подотчётника подтверждают любые достоверные документы: товарные чеки, накладные, квитанции к приходным ордерам. Критерий один — документы оформлены правильно и из них понятна покупка.
Электронный чек заменяет бумажный, если продавец выдал его покупателю надлежащим образом. Тогда распечатка или файл чека прикладывается к отчёту вместе с товарным чеком или вместо него.
Чем отличаются документы о покупке
| Кассовый чек | Товарный чек | Накладная | |
|---|---|---|---|
| Кто оформляет | Продавец через кассу | Продавец вручную или в программе | Поставщик при передаче товара |
| Что подтверждает | Приём денег через кассу | Состав и стоимость покупки | Передачу товара и его количество |
| Обязателен ли | Да, при расчёте с покупателем | Нет, если есть кассовый чек с реквизитами | При оптовой поставке — по договору |
| Достаточно для авансового отчёта | Да | Да, при правильном оформлении | Да, вместе с документом об оплате |
Частые вопросы
Можно ли принять авансовый отчёт, если есть только товарный чек?
Да. Минфин в письме от 16.08.2017 № 03-01-15/52653 допускает подтверждение оплаты товарным чеком. Проверьте реквизиты: наименование продавца, дату, перечень товаров с количеством и ценой, итоговую сумму, подпись и печать.
Что делать, если сотрудник потерял кассовый чек?
Приложите к отчёту то, что осталось: товарный чек, накладную, квитанцию к приходному ордеру, выписку по карте. Из документов должна читаться покупка и её сумма. Если ничего не сохранилось, расход подтвердить нечем — сумму придётся вернуть или удержать из зарплаты по правилам статьи 137 Трудового кодекса.
Обязателен ли товарный чек, если есть кассовый?
Нет. Если кассовый чек содержит все обязательные реквизиты, товарный чек не нужен — на это указывают письма Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653 и от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344.
Можно ли принять товарный чек без чека в 2023 году?
Правило то же, что и сейчас: товарный чек принимают, если он оформлен правильно, а кассовый чек продавец обязан был выдать. Год покупки на саму возможность принять расход не влияет — важны документы и деловая цель покупки.
Что будет, если принять расход без кассового чека?
При проверке налоговая может снять расход, если из документов не видно покупки. Суды в спорах о взносах на травматизм поддерживают организации, когда товарные чеки и накладные оформлены правильно и подтверждают покупку. Поэтому храните весь комплект документов по каждой покупке.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Проверки не должны заставать врасплох
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Проверка авансовых отчётов — это часы, которые бухгалтер тратит на сверку реквизитов, сумм и приложений. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.