Кассовые документы — это определение
Коротко
Кассовые документы — это документы, которыми оформляют приём и выдачу наличных денег в кассе: приходный кассовый ордер формы КО-1 и расходный кассовый ордер формы КО-2. Так их и определяет Банк России: кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001 и расходными кассовыми ордерами 0310002.
Что относится к кассовым документам
Главный документ на каждое движение наличных — ордер. Деньги пришли в кассу: выручка, возврат от подотчётного лица, взнос учредителя — оформляют приходный кассовый ордер. Деньги выдали: зарплату, под отчёт, поставщику за товар — оформляют расходный кассовый ордер.
Рядом стоят кассовая книга формы КО-4 и книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств формы КО-5. В кассовой книге записывают все приходы и выдачи за день на основании ордеров, и в конце дня кассир сверяет книгу с ордерами и выводит остаток. Книгу КО-5 ведут, когда кассиров несколько и они передают друг другу деньги.
Порядок ведения кассовых операций установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Ордера составляют по формам, утверждённым постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Какие формы оформляют
- Приходный кассовый ордер, форма КО-1 — на каждое поступление наличных в кассу.
- Расходный кассовый ордер, форма КО-2 — на каждую выдачу наличных из кассы.
- Кассовая книга, форма КО-4 — ежедневная запись всех приходов и выдач по ордерам.
- Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, форма КО-5 — когда в компании несколько кассиров.
- Расчётно-платёжная ведомость Т-49 или платёжная ведомость Т-53 — когда зарплату выдают наличными из кассы.
Кто подписывает кассовые документы
Ордер подписывают главный бухгалтер или бухгалтер, а если их нет — руководитель. Второй подписант — кассир. Когда кассовые операции ведёт и документы оформляет сам руководитель, он и подписывает ордера, а образцы подписей уполномоченных лиц тогда не оформляют.
Кассир получает печать или штамп с реквизитами, которые подтверждают проведение операции, и образцы подписей тех, кто вправе подписывать кассовые документы.
Записи в кассовой книге сверяют с данными ордеров и подписывают по итогам сверки. Если за рабочий день кассовых операций не было, записи в кассовую книгу не вносят.
Бумага или электронный вид
Кассовые документы ведут на бумаге или в электронном виде. Бумажный ордер заполняют от руки или на компьютере, затем распечатывают и подписывают. Электронный оформляют в учётной программе и подписывают электронными подписями.
Хранят кассовые документы не меньше пяти лет после года, в котором прошла операция.
Кому можно не оформлять ордера
Индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые документы: у них упрощённый порядок ведения кассовых операций. Это не отменяет ни приёма наличных, ни выдачи зарплаты — просто ордера и кассовую книгу ИП может не вести.
Субъекты малого предпринимательства — организации оформляют кассовые документы и ведут кассовую книгу по общим правилам. Им разрешено только не устанавливать лимит остатка наличных в кассе: наличность они хранят без ограничения суммы. Не оформлять приходные и расходные кассовые ордера вправе только ИП.
Ордера не нужны, когда кассир меняет банкноты одного номинала на другой: такую операцию оформляют квитанцией о размене наличных денег с наименованием организации или ИП, датой, суммой цифрами и прописью и подписью кассира.
Частые вопросы
Приходный и расходный кассовый ордер — это кассовые документы?
Да, это два основных кассовых документа. Приходным оформляют поступление наличных в кассу, расходным — выдачу. Так их называет Указание Банка России № 3210-У.
Кассовая книга — это кассовый документ?
Это документ кассового учёта: в неё заносят все приходы и выдачи за день на основании ордеров. В конце дня кассир сверяет книгу с ордерами, выводит остаток и ставит подпись.
Нужен ли кассовый ордер, если деньги пришли на расчётный счёт?
Нет. Кассовые документы оформляют только на наличные деньги в кассе. Поступления и списания по банковскому счёту оформляют банковскими документами, а не ордерами.
Обязательно ли ИП оформлять кассовые документы?
Нет, у индивидуальных предпринимателей упрощённый порядок: они вправе не оформлять кассовые документы. Если ИП всё же ведёт кассу по общим правилам, он оформляет ордера и кассовую книгу как организация.
Кто подписывает ордер, если в компании нет бухгалтера?
Руководитель. Когда кассовые операции ведёт и документы оформляет сам руководитель, он подписывает кассовые документы, а образцы подписей уполномоченных лиц не оформляют.
Сколько хранят кассовые документы?
Не меньше пяти лет после окончания года, в котором провели операцию.
Когда наличные в кассе расходятся с учётом
Чтобы видеть, сколько денег в бизнесе на самом деле
Ордера и кассовая книга показывают движение наличных, но не отвечают на вопрос собственника: хватит ли денег на зарплату, налоги и поставщиков через две недели.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю ежедневное обновление: выручка, заявки, деньги, маржа. Так кассовый разрыв видно заранее, а не в день платежа.