Что такое касса
Коротко
Касса — это место, где бизнес принимает и хранит наличные деньги, и одновременно участок учёта, в котором каждое поступление и выдача наличных оформлены документом. У кассы два смысла, и их полезно различать: физическое место с ящиком для денег и учётный участок с приходными и расходными документами, кассовой книгой и лимитом остатка.
Два значения слова «касса»
В быту кассой называют ящик, сейф или окно, где покупатель отдаёт деньги. В учёте касса — это все наличные операции компании за день, сведённые в документы: приходный ордер на поступившие деньги, расходный ордер на выданные, кассовая книга, где подводят остаток на конец дня.
Из этого следует простая мысль: касса показывает не прибыль, а движение наличных. Деньги могут прийти авансом за товар, который отдадут через месяц, и в кассе будет плюс, а прибыли ещё нет. И наоборот: отгрузка прошла, прибыль есть, а наличных в кассе нет, потому что покупатель платит позже.
Что такое операционная касса
Операционная касса — это касса, через которую идут ежедневные расчёты с покупателями и клиентами: выручка магазина, оплата услуг, приём наличных курьером. Её задача — принять деньги и правильно оформить приём.
От операционной отличают кассы другого назначения. Главная касса компании держит общий остаток наличных. Касса подразделения или точки работает на месте, и её выручку сдают в главную кассу или инкассируют в банк. Есть и отдельные кассы для выдачи под отчёт, зарплатных выплат, размена.
Порядок работы с наличными в России устанавливает указание Банка России о порядке ведения кассовых операций; конкретные требования к документам, кассовой книге и лимиту остатка смотрят в его действующей редакции на сайте Банка России.
Что такое касса предприятия
Касса предприятия — это наличные деньги организации в целом, а не только ящик в офисе. В кассу входят остатки наличных в кассе организации и в кассах её подразделений. Наличные, выданные под отчёт, из кассы уже выбыли и отражаются как задолженность подотчётного лица до сдачи авансового отчёта и возврата остатка.
Касса предприятия живёт по своим правилам. Лимит остатка на конец дня обязаны соблюдать организации, кроме ИП и субъектов малого предпринимательства — они могут лимит не устанавливать. У остальных превышение допустимо в дни выплат зарплаты (до 5 рабочих дней) и в выходные и нерабочие дни при наличии кассовых операций, в остальное время сверхлимитные наличные сдают в банк. Лимит считают по одной из формул в приложении к указанию Банка России о порядке ведения кассовых операций — от объёма поступлений или от объёма выдач.
Касса предприятия — часть денег бизнеса, но не все деньги. Счёт в банке, эквайринг, онлайн-оплата проходят мимо кассы. Поэтому по кассе нельзя судить, сколько у компании денег всего: для этого нужен отчёт о движении денег, где сведены и касса, и счета.
Касса, счёт в банке и деньги бизнеса
| Касса | Счёт в банке | |
|---|---|---|
| Что учитывает | Наличные поступления и выдачи | Безналичные расчёты и остаток на счёте |
| Кто видит движение | Бухгалтер по кассовым документам | Банк по выписке |
| Ограничение | Лимит остатка на конец дня | Ограничений на остаток нет |
| Что показывает | Сколько наличных прошло и осталось | Сколько денег доступно для платежей |
Что обычно путают с кассой
- Выручка — сколько продали за период. В кассу попадает только оплаченная наличными часть, и часто позже самой продажи.
- Прибыль — разница между доходами и расходами. Касса её не показывает: наличные и прибыль движутся по разным правилам.
- Остаток на счёте — деньги в банке. Для собственника важна общая картина: касса плюс счета минус обязательные платежи ближайших недель.
- Кассовый аппарат — техника, которая фиксирует расчёт с покупателем и выдаёт чек. Сам по себе он не заменяет кассовую дисциплину и учёт наличных.
Частые вопросы
Чем касса отличается от расчётного счёта?
В кассе — наличные, в банке — безналичные деньги. У кассы есть лимит остатка на конец дня, у счёта такого ограничения нет. Для управленческих решений важны оба: собственнику нужен отчёт, где видно и кассу, и счета.
Зачем нужен лимит остатка кассы?
Лимит ограничивает сумму наличных, которую компания оставляет на конец дня; сверх лимита деньги сдают в банк. Как считать лимит, написано в указании Банка России о порядке ведения кассовых операций — смотрите действующую редакцию, порядок менялся.
Касса показывает прибыль бизнеса?
Нет. Касса показывает движение наличных: сколько пришло и сколько выдали. Прибыль считают по доходам и расходам периода, и она может сильно расходиться с остатком в кассе.
Обязателен ли кассовый аппарат?
Правила применения контрольно-кассовой техники установлены законом о применении ККТ; есть случаи, когда касса не нужна, и есть виды деятельности с особенностями. Свой случай сверяйте с действующей редакцией закона и разъяснениями ФНС.
Что делать, если наличных не хватает, а на счёте деньги есть?
Это вопрос не кассы, а платёжного календаря: когда и сколько денег поступит и какие платежи предстоят. Касса тут лишь один из источников — рядом стоят поступления на счёт и сроки оплат поставщикам.
Читать в журнале
Когда по кассе не сходится с деньгами на счетах
Собрать кассу, счета и продажи в одну картину
Касса показывает наличные за день, банк — безналичные, CRM — продажи, и каждая цифра живёт отдельно. Собственник видит остатки, но не видит, откуда пришли деньги и хватит ли их на платежи через две недели.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране и настраиваю ежедневное обновление: выручка, заявки, деньги, маржа. Так видно, где наличные, где счёт и что будет с деньгами дальше.