Что такое транспортные расходы

Состав зависит от того, кто везёт. Если перевозчика нанимают, расход — это его счёт за услуги, включая экспедиторские услуги, оформление документов и сопровождение груза. Если везут своим транспортом, расход складывается из топлива, ремонта и запчастей, техосмотра, страховки, парковки, зарплаты водителей и амортизации машин.

Отдельно стоят погрузочно-разгрузочные работы, плата за проезд по платным дорогам и страхование груза при перевозке. Перевозка сотрудников — служебным транспортом или на такси в командировке — тоже транспортный расход, но к доставке товаров он не относится и учитывается по своим правилам.

Стандарт ФСБУ 5/2019 «Запасы» делит транспортные расходы на две категории. Транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) — это доставка товаров и материалов до склада организации. По общему правилу они включаются в фактическую себестоимость запасов; торговые организации вправе относить доставку товаров до центральных складов к расходам на продажу, а организации с упрощённым учётом — списывать затраты по пункту 17 ФСБУ 5/2019, выбор закрепляют в учётной политике. Доставка товаров покупателям к запасам не относится: это расходы на продажу, и учитывают их отдельно.

Отсюда и разница в проводках. Счёт перевозчика за доставку до собственного склада включают в фактическую себестоимость запасов (Дт 41 или 10 Кт 60). Как расходы периода (Дт 44, 20 или 26 Кт 60) такие затраты признают при несущественности величины, для организаций, применяющих упрощённые способы учёта, а также когда торговая организация выбрала порядок пункта 21 ФСБУ 5/2019 и относит доставку до центральных складов к расходам на продажу, и когда это доставка покупателям — расходы на продажу. Смешать эти категории в одной проводке нельзя: исказится и себестоимость, и финансовый результат.

На общем режиме расходы на содержание служебного транспорта и на приобретение топлива относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункты 11 и 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса). Сюда же попадают ремонт и запчасти, страховка, аренда и лизинг автомобиля. Норм расхода топлива Налоговый кодекс не устанавливает: количество и стоимость подтверждают путевыми листами, чеками и документами на ремонт.

Доставка покупных товаров до своего склада, не включённая в их цену, у торговой организации — прямой расход: его распределяют между реализованными и нереализованными товарами, и сразу в расходы периода он не списывается. У производственной организации транспортные затраты включают в стоимость материалов по статье 254 Налогового кодекса.

При расчёте налога на прибыль компенсацию за использование личного транспорта учитывают в пределах норм: 2 400 ₽ в месяц для легкового автомобиля с двигателем до 2 000 куб. см включительно, 3 000 ₽ — свыше 2 000 куб. см, 1 200 ₽ — для мотоцикла (постановление Правительства от 08.02.2002 № 92). Размер выплаты работнику стороны согласуют отдельно. В эту сумму уже входят топливо, износ и ремонт машины, поэтому отдельно те же затраты сверх компенсации учесть нельзя.

На упрощённой системе с 1 января 2026 года перечень расходов открыт: подпункт 45 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса разрешает учитывать иные расходы по правилам главы 25. Расходы на содержание служебного транспорта прямо названы в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Топливо, ремонт и запчасти по служебным машинам списывают после оплаты и при наличии подтверждающих документов.