Что такое расходные и доходные статьи
Коротко
Доходные и расходные статьи — это постоянные группы, по которым бизнес раскладывает все поступления и все затраты: выручку по направлениям и товарам, расходы на закупку, рекламу, зарплаты, аренду, налоги. Статья отвечает на вопрос «на что ушли деньги или откуда пришли», а не «кому заплатили» и не «какой это счёт учёта».
Чем статья отличается от счёта и от категории
Статья — это полка в отчёте собственника. На неё кладут однотипные операции за месяц, квартал и год, чтобы видеть динамику и сравнивать периоды между собой. Счёт бухгалтерского учёта — другое: он нужен для проводок и отчётности, и один счёт может собирать операции из нескольких статей, а одна статья может опираться на несколько счетов.
Категория — более широкое понятие, чем статья: «маркетинг» — категория, а «реклама в Директе», «подрядчик по SEO», «печать материалов» — статьи внутри неё. Из категорий собирают верхний уровень отчёта, из статей — его строки.
Какие бывают доходные статьи
- Выручка по направлениям: услуги, товары, сервис, обучение — каждая строка показывает, сколько принесло конкретное направление.
- Выручка по каналам: сайт, реклама, рекомендации, маркетплейс, повторные продажи.
- Выручка по группам клиентов: новые, постоянные, крупные, розница.
- Прочие доходы: проценты по вкладам, продажа ненужного имущества, штрафы и неустойки в пользу компании.
- Доходы, которые не деньги: бартер и взаимозачёт — их учитывают по стоимости полученного отдельно, чтобы не путать с поступлениями на счёт.
Какие бывают расходные статьи
- Себестоимость: закупка товара, сырьё, комплектующие, оплата подрядчиков, которые делают сам продукт.
- Оплата труда: оклады, премии, страховые взносы, взносы на травматизм, отпускные, больничные за счёт работодателя.
- Привлечение клиентов: реклама, SEO, подрядчики по трафику, сувениры, скидки и бонусы покупателям.
- Аренда и содержание: помещения, склады, коммунальные платежи, ремонт, охрана.
- Административные расходы: связь, интернет, банковские комиссии, канцелярия, подписки на сервисы.
- Налоги и сборы: налог на прибыль или налог при упрощённой системе, НДС, имущественный, транспортный и земельный налоги.
- Прочие расходы: проценты по кредитам и лизингу, штрафы, пени, курсовые разницы, обучение и командировки.
Зачем раскладывать операции по статьям
Без статей собственник видит одно число — выручку и остаток на счёте. Он не знает, какое направление зарабатывает, а какое съедает деньги, какой канал приносит клиентов дешевле, какая строка расходов выросла за квартал. Со статьями видно, что изменилось и на сколько, и решение принимают по конкретной строке, а не по общему ощущению.
Статьи нужны и для сравнения периодов: если реклама выросла в два раза, а выручка — нет, это видно без выгрузок и пересчётов. Такой отчёт собирают раз в месяц и смотрят на динамику, а не на отдельные операции.
Для управленческого учёта статьи задаёт сам бизнес — под свои решения. Для бухгалтерского и налогового учёта действуют классификации из нормативных актов: расходы по налогу на прибыль перечислены в главе 25 Налогового кодекса, при упрощённой системе — в статье 346.16. Эти перечни нужны для расчёта налога, управленческие статьи — для решений.
Доходная и расходная статья: в чём разница
| Доходная статья | Расходная статья | |
|---|---|---|
| Что собирает | Поступления и доходы | Затраты и платежи |
| Откуда берётся | Выручка, прочие доходы, возвраты | Закупки, зарплаты, реклама, налоги |
| Что показывает | Откуда приходят деньги | Куда уходят деньги |
| Как проверяют | Сверяют с кассой, счётом, CRM | Сверяют с платежами, актами, счетами |
| Что решает собственник | Какое направление и канал усиливать | Какую строку сокращать или пересматривать |
Как завести статьи в компании
Сначала выписывают все операции за месяц и раскладывают по группам: выручка, себестоимость, оплата труда, привлечение клиентов, аренда, административные, налоги, прочие. Групп должно быть столько, чтобы отчёт читался за пять минут: десять-двадцать строк на верхнем уровне, детализация — внутри.
Каждой статье дают правило: какие операции в неё попадают и какие нет. Например, «реклама» — это платежи за размещение и работу подрядчиков, а «маркетинговые материалы» — отдельная строка. Правило записывают один раз, чтобы через месяц та же операция не попала в другую статью.
Дальше статьи закрепляют за сотрудником, который отвечает за цифру: рекламу ведёт маркетолог, зарплаты — бухгалтер или кадровик, закупки — снабженец. Так у каждой строки есть хозяин, и расхождения обсуждают с ним, а не ищут по всей компании.
Последний шаг — регулярность. Отчёт по статьям собирают в одном и том же виде каждый месяц: тогда видно, что выросло, что упало и где появилась новая строка.
Частые вопросы
Чем доходные статьи отличаются от выручки?
Выручка — это одна строка, общая сумма продаж. Доходные статьи — это выручка, разложенная по направлениям, каналам и группам клиентов плюс прочие доходы. По статьям видно, откуда пришли деньги, по одной строке выручки — только сколько их всего.
Сколько статей должно быть в отчёте?
Столько, чтобы отчёт читался за пять минут и при этом показывал, где именно уходят деньги. Обычно на верхнем уровне десять-двадцать строк, а внутри крупных статей — детализация. Если строк больше, чем собственник успевает просмотреть, отчёт перестают читать.
Можно ли менять статьи в середине года?
Можно, но осторожно: после смены статьи сравнение с прошлыми периодами ломается. Если статью нужно разделить или объединить, это делают с начала нового периода и пересчитывают прошлые месяцы по тому же правилу, чтобы динамика осталась сопоставимой.
Как статьи связаны с планом и бюджетом?
План и бюджет строят по тем же статьям, что и факт: тогда видно, где план разошёлся с фактом и на сколько. Если план считают по одним группам, а факт собирают по другим, сравнить их нельзя.
Кто должен вести статьи в компании?
Тот, кто отвечает за цифру: за рекламу — маркетолог, за закупки — снабженец, за зарплаты — бухгалтер или кадровик. Сводит всё вместе тот, кто собирает управленческий отчёт, — обычно финансовый директор или сам собственник, если компания небольшая.
Нужны ли статьи, если учёт ведёт бухгалтер?
Бухгалтер ведёт бухгалтерский и налоговый учёт по правилам кодекса, и его отчёт нужен для налогов, а не для решений собственника. Управленческие статьи — отдельный слой: их бизнес задаёт сам под свои вопросы, и они не заменяют бухгалтерские проводки.
Читать в журнале
Когда статьи уже есть, а картины по деньгам нет
Чтобы по статьям было видно, какой товар, клиент и канал приносят прибыль
Разложить операции по статьям — половина дела. Вторая половина — понять, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре, услуге, клиенте и канале после всех расходов: себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.
Я считаю юнит-экономику по каждой позиции, точку безубыточности и собираю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении.