Что такое недостача при инвентаризации

Инвентаризация — проверка имущества на месте: комиссия пересчитывает товары, материалы и деньги и сравнивает результат с тем, что записано в учёте. Организации проводят её перед годовой отчётностью, при смене человека, отвечающего за склад или кассу, при подозрении на хищение или порчу, при закрытии и реорганизации бизнеса (статья 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пункт 27 Положения, утверждённого приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Сверить данные описи с учётом помогает сличительная ведомость: в ней видно, где факт меньше учёта, а где больше. Выявленную недостачу отражают в бухгалтерском учёте в том отчётном периоде, к которому относится дата, на которую проводилась инвентаризация.

До инвентаризации списывать имущество, взыскивать ущерб или решать вопрос об ответственности нельзя: сначала проверка показывает, есть ли недостача на самом деле и в каком объёме.

Самое частое на практике — не пропажа, а документ. Кладовщик отгрузил товар покупателю, а расход в учёте не отразил: товара на складе нет, но и недостачи нет — данные в учёте просто корректируют.

Так же бывает с приёмкой: поставщик привёз меньше, чем указано в накладной, а принимающий подписал документы без оговорок. Тогда расхождение сидит в учёте с момента поступления, и виноват не тот, кто хранил товар, а тот, кто принимал. Поэтому до предъявления претензий комиссия сверяет документы поступления, отгрузки и списания.

Отдельный случай — пересортица: один товар учли вместо другого, и по одной позиции образовалась недостача, а по другой — такой же излишек. Зачёт излишков против недостач допускается как исключение и только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица, по товарам одного наименования и в тождественных количествах; решение о зачёте оформляет руководитель, а не бухгалтер единолично. Если комиссия не подтвердила тождество позиций, каждое расхождение учитывают отдельно: недостачу взыскивают, излишки приходуют.

Результаты проверки фиксируют инвентаризационной описью или актом инвентаризации. Расхождения с учётом отражают в сличительной ведомости: в ней недостачи и излишки видны в количественном и суммовом выражении.

Дальше комиссия разбирается в причинах. По статье 247 Трудового кодекса до решения о возмещении ущерба работодатель обязан провести проверку, установить размер ущерба и причины его возникновения, а у работника письменно затребовать объяснение. Если работник отказывается объяснять или уклоняется, составляют акт об отказе. Несоблюдение этого порядка — нет письменного требования объяснения или акта об отказе — нарушение статьи 247 Трудового кодекса и риск отказа в иске, но не безусловное основание: суд оценивает все доказательства по делу.

По итогам работы комиссии руководитель издаёт приказ о результатах инвентаризации. В нём фиксируют суммы недостач в пределах норм естественной убыли, суммы сверх норм при установленных виновных и суммы, которые списывают в прочие расходы, когда виновных установить не удалось.

Списание — когда недостачу в пределах норм естественной убыли относят на затраты на производство или расходы на продажу. Сумму сверх норм относят на виновное лицо, а при неустановленном виновном — на прочие расходы.

Взыскание — когда установлен виновный и он возмещает стоимость недостачи: например, сумму удерживают из зарплаты материально ответственного сотрудника.

Недостача сверх норм при отсутствии виновных списывается на прочие расходы, то есть на убыток (пункт 28 Положения № 34н), и может уменьшать базу по налогу на прибыль по подпункту 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса при документальном подтверждении отсутствия виновных. В расходы она не принимается, если виновное лицо установлено, а взыскание не состоялось без оснований.

В бухгалтерском учёте выявленные недостачи сначала относят на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), а дальше сумма уходит на затраты, на расчёты с виновным лицом или на прочие расходы — в зависимости от того, что решила комиссия.

Полную стоимость пропавшего имущества можно требовать с работника, с которым заключён договор о полной материальной ответственности: такой договор заключают с кассиром за деньги в кассе, с кладовщиком за товары на складе. Без договора о полной материальной ответственности полное возмещение возможно в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Например, при недостаче ценностей, полученных по разовому документу, умышленном причинении ущерба или причинении ущерба не при исполнении трудовых обязанностей. В остальных случаях ответственность работника обычно ограничена средним месячным заработком.

Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка, её удерживают по распоряжению руководителя. Распоряжение издают не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (статья 248 Трудового кодекса): пропуск срока лишает права удерживать ущерб из зарплаты во внесудебном порядке, остаётся суд. Если подлежащий взысканию ущерб превышает средний месячный заработок, работник может возместить его добровольно; при отказе взыскание возможно через суд. При удержаниях по распоряжению работодателя общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты обычно не превышает 20 % причитающейся суммы.

Часть недостачи списывают на естественную убыль — усушку, утруску и потери при хранении и перевозке. Для этого нужны утверждённые нормы: для продовольственных товаров, стройматериалов, топлива действуют отраслевые нормативы, утверждённые ведомствами, и они дифференцированы по видам запасов, срокам и условиям хранения, виду транспорта и расстоянию перевозки.

Если для конкретной позиции норма не установлена, списать потери за счёт убыли нельзя: разницу относят на виновных или на финансовый результат.

Недостачи и излишки при пересортице в налоговом учёте зачесть нельзя: такой возможности Налоговый кодекс не предусматривает.