Недостача это простыми словами

Слово знакомо каждому, кто хоть раз пересчитывал товар на складе или деньги в кассе. По учёту должно быть сто коробок, а стоит девяносто восемь — вот эти две коробки и есть недостача. Или в кассе по документам десять тысяч, а купюр на восемь.

В словарях у слова два значения. В бытовом — просто нехватка чего-нибудь: недостача влаги в почве, недостача аргументов. В деловом — нехватка имущества или денег, которую обнаружили при проверке у людей, отвечающих за это имущество. На работе речь почти всегда о втором значении.

Недостача — это не приговор и не обязательно кража. Она говорит только одно: факт расходится с учётом. Почему расходится, покажет разбор.

Самая частая путаница — принять за недостачу ошибку в документах. Кладовщик отгрузил товар покупателю, а расход в таблице не записал. Товар никуда не пропал, просто в учёте он ещё числится на складе. Это не недостача: данные в учёте поправляют, и вопрос закрыт.

Второй случай — пересортица. Количество сошлось, а перепутали ассортимент: вместо одной модели на складе лежит другая. По одной позиции получается нехватка, по другой — лишнее. Это тоже не пропажа, а ошибка в наименованиях.

Третий случай — излишки: на месте больше, чем в документах. Их находят в той же проверке, что и недостачу, и оформляют отдельно.

Разница принципиальна. Ошибка в учёте — повод навести порядок в документах, без последствий для компании и сотрудников. Недостача — повод решать, что делать с пропавшим имуществом.

Находят недостачу при инвентаризации — проверке имущества на месте. Считают товары, материалы, деньги и сравнивают результат с тем, что записано в документах. Проверку проводят перед годовой отчётностью, при смене человека, отвечающего за склад или кассу, при подозрении на хищение или порчу, при закрытии или реорганизации бизнеса. Бывает и внеплановая — если остатки в учёте не сходятся с реальностью или жалуются клиенты.

Заподозрить нехватку можно и без проверки, но именно инвентаризация показывает, есть ли она на самом деле и в каком объёме. До неё имущество не списывают, ущерб не взыскивают и решения об ответственности не принимают.

Результат проверки фиксируют документально: что считали, сколько нашли, сколько должно быть по учёту и какая вышла разница.

За причинённый компании ущерб работник может отвечать и без договора о полной материальной ответственности. Такой договор позволяет взыскать недостачу вверенного имущества в полном размере при наличии оснований для ответственности; его заключают только с определёнными работниками.

Если с сотрудником такого договора нет, полную сумму ущерба с него можно взыскать только в отдельных случаях. Полная материальная ответственность наступает, в частности: за умышленный вред; вред в состоянии опьянения; вред от преступления, установленного приговором суда; вред от административного проступка, установленного соответствующим государственным органом; разглашение охраняемой законом тайны в случаях, предусмотренных федеральными законами; вред, причинённый не при исполнении трудовых обязанностей; недостача ценностей, вверенных по специальному письменному договору или полученных по разовому документу. В остальных случаях — только в пределах среднемесячной заработной платы.

Договор о полной материальной ответственности заключают не с каждым, а с сотрудниками на определённых должностях: кассир, кладовщик, продавец. Список должностей и работ, с которыми такой договор можно заключить, утверждён нормативным актом — его стоит смотреть перед приёмом человека на такую должность.

Когда проверка показала нехватку, у компании три пути.

Списать — отнести недостачу к расходам, которые возникли в работе, например к браку. Имущества нет, но требовать его стоимость ни с кого не будут.

Взыскать — установить виновного и потребовать, чтобы он возместил стоимость. По распоряжению работодателя можно взыскать не больше среднего месячного заработка работника; распоряжение издают не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Работник может добровольно возместить ущерб полностью или частично. Если месячный срок истёк либо работник не согласен добровольно возместить ущерб, превышающий его средний месячный заработок, взыскание возможно только через суд (статья 248 ТК РФ). Удерживать из зарплаты можно не более 20 % каждой выплаты, в случаях, прямо предусмотренных законом, — 50 % (ст. 138 ТК). Перед решением работодатель обязан истребовать письменное объяснение работника и провести проверку (ст. 247 ТК).

Признать убытком — когда имущество пропало, но взыскать его стоимость не с кого: виновного не нашли.

Для налога на прибыль недостача попадает в расходы так: в пределах норм естественной убыли — в материальные расходы (подпункт 2 пункта 7 статьи 254 НК); сверх норм при отсутствии виновных лиц — во внереализационные расходы, если отсутствие виновных подтверждено документом уполномоченного государственного органа (подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК). Если виновный найден и ущерб с него взыскан, стоимость имущества в расходы не списывается, а возмещение идёт в доход. В бухгалтерском учёте недостача в любом случае списывается на прочие расходы.

Какой путь выбрать, зависит от причины, от того, есть ли виновный и есть ли документы, подтверждающие и пропажу, и вину. Поэтому сначала разбор причин, потом решение.