Что такое инвентаризация на Wildberries
Коротко
Инвентаризация на Wildberries — это сверка того, сколько товара продавец передал на склад маркетплейса, с тем, что площадка показывает в продажах, возвратах, списаниях и остатках. Расхождение — это единицы, которые приняли, но не могут объяснить ни одной операцией. Внутренняя инвентаризация маркетплейса и сверка продавца со своими документами — разные вещи: первая нужна площадке, вторая — продавцу, чтобы найти потери и подтвердить их для учёта и налогов.
Зачем продавцу своя инвентаризация
Отчёт «Потери и недостачи» в кабинете — сигнал, а не первичный документ. По нему видно, что площадка зафиксировала расхождение, но не видно, из чего оно сложилось: товар продали и не отразили, вернули на склад без записи, вывезли по заявке или он лежит в остатке под чужим баркодом.
Для налоговой скриншот из личного кабинета не подтверждает расход. Чтобы списать потери в бухгалтерском и налоговом учёте, нужен комплект: отчёт маркетплейса, акт инвентаризации, служебная записка менеджера и, желательно, акт сверки с площадкой. Без этого любое списание выглядит необоснованным.
Как устроена сверка по артикулу
Сверку ведут по каждому артикулу и размеру отдельно за весь проверяемый период. Логика — простой баланс: всё, что площадка приняла, она обязана показать либо в продажах, либо в возвратах продавцу, либо в документальных списаниях и компенсациях, либо в текущем остатке. Товар не исчезает бесследно.
К принятому на склад прибавляют возвраты покупателей, которые вернулись на сток. Вычитают продажи, вывоз продавцу по заявкам, документальные списания и компенсации, а также текущий остаток на дату сверки. Если итог по артикулу больше нуля — это единицы, которые площадка приняла и не может объяснить ни одной операцией.
Откуда брать данные
- Еженедельные отчёты реализации — главный источник истории: в детализации видны продажи, возвраты, логистика и удержания по каждой операции. Отчёты накапливаются в архиве раздела финансовых отчётов, по ним восстанавливают движение товара за годы.
- Акты приёмки и данные о поставках в разделе поставок кабинета — подтверждают, сколько площадка приняла.
- Заявки на возврат товара со склада и акты вывоза — подтверждают, сколько вывезли обратно продавцу.
- Операции списания и компенсаций в отчётах и акты инвентаризации — подтверждают, что площадка списала или компенсировала.
- Отчёт по остаткам на складах на дату сверки — выгружается в XLSX. Отчёт «История остатков» показывает данные только за последние три месяца, поэтому для длинного периода его недостаточно.
Когда инвентаризация обязательна
Порядок инвентаризации установлен ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». При пожаре, аварии, стихийном бедствии или иной чрезвычайной ситуации инвентаризацию проводят обязательно — это прямо предусмотрено подпунктом «е» пункта 15 стандарта. Пожар на складе маркетплейса — как раз такой случай: для налога на прибыль потери от пожара можно учесть при документальном подтверждении. При УСН потери от пожара не входят в перечень учитываемых расходов; стоимость покупных товаров для перепродажи учитывают по мере их реализации. НДС, принятый к вычету при покупке утраченного товара, не восстанавливают: перечень оснований в пункте 3 статьи 170 НК РФ закрытый.
Плановая сверка нужна и без чрезвычайных ситуаций: если данные в вашем учёте не совпадают с отчётом маркетплейса, это основание провести внеплановую инвентаризацию и разобраться до того, как расхождение накопится за годы.
Частые вопросы
Чем инвентаризация маркетплейса отличается от сверки продавца?
Маркетплейс пересчитывает товар на своих складах, чтобы привести остатки в базе к фактическому количеству. Продавцу эта процедура не подконтрольна: он видит только результат в остатках. Своя сверка — это сопоставление всех операций по артикулу с документами продавца, и её продавец проводит сам, чтобы найти потери и подтвердить их для учёта.
Почему во время инвентаризации товар пропадает из продажи?
Пока идёт пересчёт, остатки в базе могут показывать некорректное количество, и товар становится недоступен покупателям. Для продавца на FBO это риск упущенных продаж. Если товар недоступен и продавец несёт убытки, он может направить претензию через Service Desk. Если товар доступен, претензию не подают: убытка ещё нет, нужно дождаться окончания пересчёта и проверить остатки.
Можно ли списать потери по скриншоту из личного кабинета?
Нет. Отчёт «Потери и недостачи» — информационный сигнал, а не первичный документ для налоговой. Нужен комплект: отчёт маркетплейса, акт инвентаризации, служебная записка менеджера и, желательно, акт сверки с площадкой. Без документального пакета списание считается необоснованным.
Как подтвердить сумму компенсации от Wildberries?
Запросить у площадки детализацию через акт сверки. Это не просьба «пришлите цифры», а запрос, по которому маркетплейс предоставляет детализацию, пригодную для налогового учёта. По акту сверки видно, какие суммы компенсированы, какие в обработке и по каким площадка отказалась платить.
Что делать, если остатки в кабинете не совпадают с учётом?
Сначала проверить новости на портале поставщиков: возможно, идёт плановая инвентаризация маркетплейса. Если новостей нет, обратиться в поддержку. Если расхождение остаётся, провести свою внеплановую инвентаризацию по артикулам и оформить результаты актом.
Обязан ли маркетплейс пускать продавца на свою ревизию?
Нет. Юридически маркетплейс не обязан допускать продавцов к внутренней ревизии компании. Продавцы предлагают привлекать их и независимых оценщиков к осмотру пострадавших складов, чтобы итоговые акты списания вызывали доверие, но это предложение, а не действующее правило.
Читать в журнале
Когда расхождения копятся, а прибыль не сходится
Чтобы видеть, сколько на самом деле зарабатывает каждый артикул
Потери на складе маркетплейса прячутся в общей выручке: часть товара продана, часть списана, часть висит в остатках. Пока это не разложено по артикулам, непонятно, какие позиции кормят бизнес, а какие тянут вниз.
Я считаю юнит-экономику каждого товара и канала после себестоимости, логистики, комиссий, возвратов и налогов. По расчёту видно, где теряются деньги и что даст рост.