Что такое делопроизводство и документооборот
Коротко
Делопроизводство — это вся работа организации с документами: создание, движение, оперативное хранение и использование. Документооборот — только одна её часть: движение документа с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или подшивки в дело. Проще говоря, делопроизводство отвечает за то, чтобы документ появился, был правильно оформлен, дошёл до исполнителя и сохранился, а документооборот считает и описывает сам путь.
Чем делопроизводство отличается от документооборота
Термины разводят стандарты и инструкции по делопроизводству: делопроизводство — совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации. Документооборот в этот перечень входит как одна из составляющих, а не как синоним.
Отсюда и разница в задачах. Делопроизводство — это правила и люди: кто оформляет документ, какие реквизиты обязательны, как регистрируют, где хранят, что уничтожают и когда. Документооборот — это маршрут конкретного документа и его учёт: сколько документов прошло, на каком шаге застряло, кто держит у себя неделю.
На практике путаница стоит денег. Собственник ставит систему электронного документооборота, ждёт порядка, а порядок не наступает: маршруты быстрые, но приказы оформляют кто во что горазд, номенклатуры дел нет, и через год нужный договор не найти. Система ускорила движение, а работу с документами в компании так и не выстроили.
Делопроизводство и документооборот: что за что отвечает
| Делопроизводство | Документооборот | |
|---|---|---|
| Что это | Работа с документами целиком: создание, оформление, движение, хранение | Движение документа от создания или получения до завершения исполнения, отправки или подшивки |
| Главный вопрос | Как в компании вообще устроена работа с документами | Где сейчас документ и сколько времени он идёт |
| Что настраивают | Правила оформления, регистрацию, номенклатуру дел, сроки хранения | Маршруты, сроки исполнения, учёт входящих и исходящих, контроль поручений |
| Кто отвечает | Служба делопроизводства или назначенный ответственный | Каждый исполнитель на своём шаге плюс тот, кто ведёт учёт |
| Без чего не работает | Без ответственного человека и утверждённых правил | Без учёта: документы идут, а сколько их и где застревают — неизвестно |
Из чего состоит делопроизводство
- Документирование — запись информации на носителе по установленным правилам. Именно соблюдение правил придаёт документу юридическую силу.
- Регистрация — присвоение документу номера и запись сведений о нём. Без регистрации документ существует, но выпадает из учёта и контроля.
- Организация движения — передача документа исполнителю, резолюции руководителя, контроль сроков. Это и есть документооборот.
- Оперативное хранение — формирование дел по номенклатуре, то есть по утверждённому перечню дел со сроками хранения.
- Использование — выдача справок, копий, подбор документов для проверок, судов и сделок.
- Документационное обеспечение управления — деятельность по нормативному и методическому обеспечению всей этой работы: положения, инструкция по делопроизводству, обучение людей.
Как считают документооборот
Объём документооборота считают по числу документов, прошедших за период. Входящие, исходящие и внутренние учитывают отдельно: у них разная природа и разная нагрузка на людей. Входящий документ нужно принять, зарегистрировать, отдать на резолюцию и проконтролировать; исходящий — оформить, подписать, зарегистрировать и отправить.
Внутренние документы — приказы, служебные записки, заявки — часто вообще не регистрируют, и тогда объём документооборота выглядит маленьким, хотя люди тонут в бумагах и письмах. Перед тем как выбирать систему или нанимать делопроизводителя, полезно посчитать, сколько документов в месяц проходит через компанию на самом деле: по журналам регистрации, по почте, по кабинетам и мессенджерам.
Число документов — не самоцель. Считают его, чтобы понять нагрузку: сколько времени уходит на обработку одного документа, где очередь, нужен ли отдельный человек или хватит системы. Когда документов сотни в месяц, порядок держится на одном ответственном сотруднике. Когда тысячи — без учёта и системы маршруты начинают теряться.
Формы организации работы с документами
- Централизованная — все операции с документами в одном месте: канцелярия, общий отдел или секретарь. Подходит небольшой компании с одним офисом.
- Децентрализованная — в каждом подразделении свой небольшой секретариат со своими папками. Встречается в крупных сетях с филиалами, но на практике редко.
- Смешанная — приём, регистрацию и контроль ведут централизованно, а хранение и формирование дел — на местах. Обычный выбор средних и крупных компаний.
- При любой форме работает одно правило: единая номенклатура дел и общая база регистрации. Если каждый отдел регистрирует входящие у себя в таблице, документ выпадает из общего учёта.
Электронный документооборот: что он меняет
Электронный документооборот — это документооборот с применением информационных технологий. Система электронного документооборота собирает документы, обрабатывает их, хранит и даёт к ним доступ. Маршрут согласования, который на бумаге занимал дни, в системе проходит за часы, а руководитель видит, у кого документ лежит.
Система не заменяет делопроизводство. Она ускоряет движение, но правила оформления, номенклатуру дел и сроки хранения задаёт компания. Если этих правил нет, система просто быстрее размножает беспорядок: документы летают, а найти нужный через год по-прежнему нельзя.
Порядок внедрения обычно такой: сначала ответственный за делопроизводство, затем аудит того, какие документы в компании вообще есть, затем номенклатура дел со сроками хранения, и только потом система и маршруты. Сначала правила, потом софт.
Частые вопросы
Делопроизводство и документооборот — это одно и то же?
Нет. Документооборот — часть делопроизводства. Делопроизводство охватывает создание документов, их оформление, движение, хранение и использование, а документооборот описывает только движение документа от создания или получения до завершения исполнения, отправки или подшивки в дело.
Что такое документирование?
Запись информации на бумаге или ином носителе по установленным правилам. Именно соблюдение этих правил придаёт документу юридическую силу. Документирование — первый процесс делопроизводства, без него нет ни документа, ни его движения.
Что такое номенклатура дел?
Систематизированный перечень наименований дел, которые формируются в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура — основа порядка: по ней документы раскладывают по делам, а не по папкам с названиями вроде «Разное».
Что такое регистрация документа?
Присвоение документу регистрационного номера и запись установленных сведений о нём. Зарегистрированный документ попадает в учёт и под контроль исполнения, незарегистрированный живёт сам по себе и теряется.
Зачем компании служба делопроизводства?
Это подразделение или сотрудники, на которых возложены функции по ведению делопроизводства. Их задача — держать правила, регистрацию, контроль и хранение. Без конкретного ответственного человека система работы с документами не держится, даже если куплена хорошая программа.
Можно ли навести порядок в документах без покупки системы?
Да. Начинают с ответственного, аудита документов и номенклатуры дел. Систему подключают, когда правила уже есть: тогда она ускоряет работу, а не заменяет её. Обратный порядок — купить программу и надеяться, что она сама установит порядок, — обычно заканчивается разочарованием.
Что такое электронная подпись в документах?
Информация в электронной форме, присоединённая к подписываемой информации или связанная с ней иным образом, которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Без неё электронный документ не заменит бумажный с подписью там, где подпись нужна.
Посчитать рядом
Когда документы теряются, а решения буксуют
Чтобы видеть, где в компании застревают документы и решения
Порядок в документах виден не по толщине папок, а по цифрам: сколько документов проходит, сколько времени идёт каждый, на каком шаге копится очередь. Без этих чисел систему выбирают наугад, а делопроизводителя нанимают вслепую.
Я собираю цифры бизнеса на одном экране: выручку, заявки, деньги, маржу и то, что показывает нагрузку на людей. С такой панелью видно, где процесс тормозит, ещё до того, как в него вложили деньги.