Что такое делопроизводство: определение
Коротко
Делопроизводство — это совокупность процессов работы с документами: документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации. Так определяет термин ГОСТ Р 7.0.8-2013. Проще: это всё, что происходит с документом от создания до сдачи в архив или уничтожения, и правила, по которым это происходит.
Определение и что за ним стоит
Действующий стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утверждён приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Он описывает делопроизводство через четыре процесса, а не через бумагу и папки.
Раньше в словарях делопроизводство означало «ведение канцелярских дел». Сегодня это управленческая функция: документ фиксирует решение, подтверждает право, служит доказательством в споре и основанием для оплаты. Без правил работы с документами эти свойства теряются.
Из чего состоит делопроизводство
- Документирование — запись информации на носителе по установленным правилам. Именно соблюдение правил придаёт документу юридическую силу.
- Документооборот — движение документов с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки.
- Оперативное хранение — формирование дел, номенклатура дел, текущий архив организации.
- Использование документов — выдача справок и копий, работа с обращениями, подготовка ответов и подтверждающих документов.
Зачем это собственнику бизнеса
Делопроизводство — не про бумагу ради бумаги. Оно отвечает на вопросы, которые встают перед любой компанией: кто подписал договор, что мы обещали клиенту, чем подтвердим расходы перед налоговой, что предъявим в суде.
Документы, подтверждающие доходы и расходы, организация обязана хранить в течение сроков, установленных Налоговым кодексом. Кадровые документы — трудовые договоры, приказы, график отпусков — ведутся по требованиям Трудового кодекса. Когда этих документов нет или они оформлены неверно, компания платит штрафы и проигрывает споры.
Хорошо поставленное делопроизводство экономит время руководителя: договор находится за минуту, а не за день, а ответ на запрос клиента готовится из готовых шаблонов.
Три формы организации делопроизводства
| Как устроено | Кому подходит | |
|---|---|---|
| Централизованная | Все операции с документами — приём, регистрация, контроль, отправка — в одном месте: канцелярия, общий отдел или секретарь | Небольшие компании в одном офисе |
| Децентрализованная | Каждое подразделение ведёт свои документы само | Редко применяется, обычно в распределённых структурах |
| Смешанная | Приём, регистрация и контроль — централизованно, хранение и формирование дел — в подразделениях | Средние и крупные компании, филиальные сети |
Частые вопросы
Делопроизводство и документооборот — это одно и то же?
Нет. Документооборот — одна из частей делопроизводства: движение документов. Делопроизводство шире и включает ещё документирование, оперативное хранение и использование документов.
Чем делопроизводство отличается от документооборота в электронном виде?
Электронный документооборот — это способ, которым ведётся работа с документами. Само делопроизводство остаётся: те же правила создания, регистрации, хранения и использования, только на цифровых носителях.
Обязательно ли вести делопроизводство ИП и небольшой компании?
Обязанность хранить документы, подтверждающие доходы и расходы, и вести кадровые документы при наличии работников установлена законом. Форма организации делопроизводства — централизованная, смешанная или на аутсорсе — выбирается по размеру компании.
Кто отвечает за делопроизводство в компании?
В небольших компаниях — секретарь или офис-менеджер, в средних и крупных — служба делопроизводства или отдельное подразделение. Ответственность за то, что документы в порядке, всё равно лежит на руководителе.
Что такое юридическая сила документа?
Свойство официального документа, которое сообщается ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документ без нужных реквизитов и подписей юридической силы не имеет.
Когда документы в компании ведутся как придётся
Навести порядок в документах и понять, где теряются деньги
Беспорядок в документах редко виден сам по себе. Он проявляется в штрафах, спорах с контрагентами, потерянных договорах и в том, что руководитель не может за минуту ответить на простой вопрос о своей компании.
Я собираю цифры бизнеса и порядок в них: смотрю, какие документы есть, где они лежат и чего не хватает, и показываю, что это стоит компании в деньгах и времени.