Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Расчёт путевого листа

Введите показания спидометра при выезде и возвращении, базовую норму расхода и надбавки — калькулятор посчитает пробег, расход топлива по норме, остаток в баке и стоимость заправки.

Что посчитать

Из распоряжения Минтранса для вашей модели или из приказа организации.

Сумма надбавок: зима, город, кондиционер — по приказу организации.

Результат

Пробег
185 км
Расход по норме
19,54 л
Остаток при возвращении
12,46 л
Стоимость топлива
1 219,30 ₽

Пробег 185 км, норма с надбавками — 10,56 л на 100 км: расход по норме 19,54 л.

По цене 62,40 ₽ за литр это 1 219,30 ₽, или 6,59 ₽ на километр.

В бак при выезде было 22 л, заправили 10 л: при возвращении по норме должно остаться 12,46 л.

Расход по норме — это списание, а не факт из бака: разницу между нормой и чеками разбирают по каждой смене, иначе расхождение копится месяцами.

Зачем считать путевой лист

Путевой лист — первичный документ поездки. По нему списывают топливо, считают зарплату водителя и подтверждают расходы перед налоговой. Если в листе нет обязательных реквизитов или пробег не сходится со спидометром, расходы на топливо снимают.

Инспектор ГИБДД вправе проверить путевой лист; за его отсутствие штрафуют водителя — предупреждение или 500 ₽ по ч. 2 ст. 12.3 КоАП. Владельца (организацию, ИП) на дороге за отсутствие путевого листа не штрафуют; ответственность организации — за нарушения при выпуске на линию (медосмотры, техконтроль).

Как рассчитать путевой лист

Порядок такой. Сначала пробег: из показаний спидометра при возвращении вычтите показания при выезде. Затем норму расхода: базовую норму из распоряжения Минтранса для модели умножьте на пробег и разделите на 100, а к результату прибавьте надбавки — зимнюю, городскую, за кондиционер. Их сумму организация закрепляет приказом.

Последний шаг — топливный баланс: к остатку в баке при выезде прибавьте заправку за смену и вычтите расход по норме. Получится остаток, который должен быть в баке при возвращении. Если он выше фактического, ищите причину: неучтённую заправку, слив или неверные показания спидометра.

Расход по норме — не то же самое, что деньги по чекам. Стоимость считают по цене литра, а списывают по норме, и разницу оформляют отдельно.

Формулы расчёта

Пробег
Пробег = Спидометр при возвращении − Спидометр при выезде
Норма с надбавками
Норма = Базовая норма × (1 + Надбавки / 100)
Расход по норме
Расход = Норма × Пробег / 100
Остаток при возвращении
Остаток = Топливо при выезде + Заправлено − Расход по норме
Стоимость топлива
Стоимость = Расход по норме × Цена литра

Базовая норма берётся из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р для конкретной модели, а надбавки — из приказа организации: зимняя зависит от региона, городская — от плотности потока.

Два примера

Газель развозит заказы по городу

За смену спидометр прошёл от выезда до возвращения: пробег 185 км. Базовая норма с городской надбавкой даёт 10,56 л на 100 км, расход по норме — 19,54 л.

В баке при выезде было 22 л, заправили 10 л, значит при возвращении по норме остаётся 12,46 л. По цене 62,40 ₽ за литр топливо стоит 1 219,30 ₽.

Посчитать с этими числами

Фура на междугороднем рейсе

Рейс на 640 км при норме 26 л на 100 км и зимней надбавке 15 % даёт норму 29,9 л на 100 км.

Расход по норме — 191,36 л, по цене 68,90 ₽ за литр это 13 184,70 ₽, или 20,60 ₽ на километр.

Посчитать с этими числами

Частые вопросы

Как рассчитать пробег по путевому листу?

Вычтите из показаний спидометра при возвращении показания при выезде.

Как посчитать расход топлива по норме?

Умножьте базовую норму на пробег, разделите на 100 и прибавьте надбавки.

Откуда брать базовую норму расхода?

Нормы распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р носят рекомендательный характер: организацию никто не обязывает их применять. Свою норму (для любой модели) утверждают приказом на основе замеров, данных производителя или рекомендаций Минтранса; для налогового учёта достаточно документально подтверждённых фактических расходов.

Что делать, если по норме топлива не хватает?

Калькулятор покажет нехватку: по норме в баке должно остаться больше, чем есть. Причины — неучтённая заправка, неверные показания спидометра или слив. Разбирают по каждой смене: расхождение, которое копится месяцами, превращается в недостачу, и удержать её с водителя можно только по документам.

Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль?

Да, если машина в организации и водитель получает оплату за работу или расходы на топливо списывают на затраты. Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368: наименование, номер и дата, сведения о владельце и водителе, показания спидометра, дата и время выезда и возвращения. Кроме перечисленного, обязательны сведения о транспортном средстве, сроке действия путевого листа, виде сообщения, о предрейсовом медосмотре водителя и о техническом контроле технического состояния ТС. За отсутствие отметок о медосмотре и техконтроле — штраф до 30 000 ₽ на юридическое лицо.

Можно ли вести путевые листы электронно?

Можно: электронный путевой лист подписывают усиленной квалифицированной подписью. Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368 утверждает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов; типовой формы путевого листа в нём нет. Форму организация разрабатывает сама и утверждает в учётной политике, но она должна содержать все обязательные реквизиты из приказа № 368. Можно взять прежнюю форму из постановления Госкомстата № 78 и дополнить её.

Рутина съедает часы продавцов и менеджеров

Отдать программам то, что они делают лучше людей

Путевые листы, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы клиентам — я нахожу в отделах работу, которую выгодно отдать ИИ, подключаю его к вашим CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов и денег освободилось.

Начинаю с подсчёта часов по каждому отделу, а не с подписок на всех сотрудников: программы окупаются там, где на рутину уходят дни.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»

По этой теме

Другие калькуляторы