Является ли увольнение сотрудника, имеющего сертификат ЭП, поводом для вывода из эксплуатации этой ЭП

Коротко

Нет, само по себе увольнение не повод выводить электронную подпись из эксплуатации. Сертификат выдают не должности, а конкретному человеку или организации: уходит человек — заканчивается его право подписывать от её имени, а не работа подписи как инструмента. Вывести ЭП из эксплуатации нужно тогда, когда подпись больше никто не использует или ключ скомпрометирован.

Что именно заканчивается с увольнением

Электронная подпись — это ключ и сертификат, привязанные к владельцу. Пока сотрудник работает, его сертификат действует от имени организации, и удостоверяющий центр выдал его на конкретное лицо. После увольнения полномочия подписывать за компанию прекращаются, а сам сертификат продолжает числиться действующим, пока его не аннулируют.

Поэтому вопрос звучит точнее так: не «выводить ли ЭП из эксплуатации», а «прекратить ли действие сертификата и что сделать с ключом». Это разные действия, и порядок у каждого свой.

Что делать с ЭЦП при увольнении работника

Порядок зависит от того, чья это подпись и кто ею пользуется. Если сертификат выдан на уволенного сотрудника и он подписывал документы от имени компании, сертификат аннулируют: удостоверяющий центр прекращает его действие, и дальше подписать им ничего нельзя. Ключевой носитель изымают и уничтожают, о чём составляют акт.

Если сертификат выдан на саму организацию, а сотрудник был лишь тем, кто им пользовался, сертификат не трогают: он принадлежит компании. Если сотруднику нужно подписывать документы за организацию, оформляют личный сертификат и ключ на его имя и выдают доверенность. Ключ другого владельца ему не передают.

Если сотрудник пользовался личной подписью, выданной на него как на физическое лицо, компания к ней отношения не имеет: это его сертификат, и распоряжается им он сам.

Что сделать в день увольнения

Забрать у сотрудника ключевой носитель, если подпись выдана на него для работы в компании, и оформить приём по акту.
Направить в удостоверяющий центр заявление об аннулировании сертификата, выданного на уволенного.
Сменить пароли и отозвать доступы к системам, где использовалась подпись: ЭДО, банк, госуслуги для бизнеса, площадки закупок.
Проверить, не остались ли у него доверенности и права подписи в договорах с контрагентами, и отозвать их.
Назначить нового ответственного за подпись и, если нужно, оформить на него сертификат.
Уничтожить ключ, если он хранился на носителе компании, и сохранить акт.

Когда ЭП действительно выводят из эксплуатации

Вывод из эксплуатации — это прекращение использования подписи в компании, а не увольнение конкретного человека. Поводом становится другое: ключ скомпрометирован или есть подозрение, что им воспользовались посторонние; организация меняет схему работы и переходит на другую подпись; сертификат истёк и новый не нужен; подпись больше не применяется ни в одной системе.

Если подпись выдана на уволенного, а компания продолжает работать с электронными документами, вывод из эксплуатации не нужен. Нужен выпуск нового сертификата на того, кто будет подписывать, и отзыв старого.

Частые вопросы

Обязательно ли аннулировать сертификат уволенного сотрудника?

Да, если сертификат выдан на него и он подписывал документы от имени компании. Иначе формально действующий сертификат остаётся у человека, который уже не работает, и подписать им документы технически можно. Порядок аннулирования задаёт удостоверяющий центр, выдавший сертификат.

Можно ли просто забрать ключ и ничего не аннулировать?

Нет. Изъятый носитель не прекращает действие сертификата: копия ключа могла остаться, а сам сертификат числится действующим. Аннулирование и изъятие носителя — два разных шага, и делать нужно оба.

Что будет, если этого не сделать?

Документы, подписанные сертификатом после увольнения, формально выглядят подписанными от имени компании. Разбираться с последствиями придётся компании, а не бывшему сотруднику. Именно поэтому сертификат аннулируют в день увольнения, а не когда вспомнят.

Нужно ли выводить из эксплуатации подпись организации, если ушёл сотрудник, который ею пользовался?

Нет. Подпись принадлежит организации, и увольнение пользователя её не отменяет. Прекратите доступ уволенного сотрудника и отзовите его полномочия. Новому сотруднику оформите собственные ключ и сертификат электронной подписи и выдайте доверенность.

Кто отвечает за подпись после увольнения?

За сохранность ключа отвечает его владелец. Сотрудник, уполномоченный подписывать документы за организацию, использует собственный ключ и сертификат вместе с доверенностью. Ответственного назначают приказом, и он же отвечает за сохранность носителя.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Уход сотрудника не должен останавливать работу

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда сотрудник уходит, часть его работы повисает: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»