Является ли электронная подпись аналогом ручной подписи в электронном документе

Коротко

Электронная подпись — это информация в электронной форме, присоединённая к подписываемой информации или иным образом связанная с ней и служащая для определения подписанта (статья 2 закона № 63-ФЗ). Аналогом собственноручной подписи она становится не всегда: закон № 63-ФЗ в статье 6 прямо говорит, в каких случаях электронный документ равнозначен бумажному с ручной подписью.

Что такое электронная подпись и как она выглядит

Электронная подпись — не картинка с росчерком. Это набор символов, который связан с файлом и позволяет установить, кто его подписал. Визуально в документе вы её чаще всего не видите: внизу письма или акта может стоять строка «Документ подписан электронной подписью» с именем владельца, названием удостоверяющего центра и сроком действия сертификата.

Работает это через два элемента. Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, которой подпись создают. Сертификат ключа проверки — документ удостоверяющего центра, который подтверждает, что ключ принадлежит конкретному человеку или организации (статья 2 закона № 63-ФЗ). Подписант хранит ключ у себя, а проверяющий сверяет подпись с сертификатом.

По статье 5 закона № 63-ФЗ подписи бывают трёх видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Дальше разница между ними решает, заменит ли подпись ручную или нет.

Три вида подписи и их сила

	Простая	Усиленная неквалифицированная	Усиленная квалифицированная
Что это	Код из СМС, логин и пароль в системе, подтверждение в приложении	Криптографическая подпись, созданная на ключе; сертификат может быть, но не обязателен	Криптографическая подпись с сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра
Равна ручной подписи	Только в случаях, установленных законами или соглашением сторон	Только в случаях, установленных законами, нормативными актами Банка России или соглашением сторон	В любых правоотношениях, кроме случаев, когда закон требует только бумажный документ
Что нужно, чтобы документ признали	Правила определения подписанта по его простой подписи	Порядок проверки подписи, прописанный в законе, акте или соглашении	Ничего дополнительно: силу даёт сам закон
Где чаще встречается	Банк-клиент, маркетплейсы, кадровый документооборот, госуслуги	Внутренний документооборот, обмен с контрагентами по соглашению	Отчётность, договоры, суд, госуслуги для организаций

Когда электронный документ равен бумажному

Квалифицированная подпись работает по умолчанию. Информация, подписанная ею, признаётся электронным документом, равнозначным бумажному с собственноручной подписью, и применяется в любых правоотношениях. Исключение одно: если федеральный закон или принятый по нему акт требует составить документ исключительно на бумаге (часть 1 статьи 6 закона № 63-ФЗ).

С простой и неквалифицированной подписью иначе. Документ равен бумажному в случаях, установленных федеральными законами, принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия (часть 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ). Для неквалифицированной подписи такие акты и соглашения обязаны описывать порядок проверки подписи.

Основание лежит в Гражданском кодексе: по пункту 2 статьи 160 ГК использование электронной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Поэтому в договоре с контрагентом стоит отдельный пункт о том, какие документы стороны подписывают простой или неквалифицированной подписью и как проверяют, кто её поставил.

Что проверить, прежде чем считать документ подписанным

Вид подписи: квалифицированной силу даёт закон; простую и неквалифицированную признают в случаях, установленных федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом, актом Банка России или соглашением участников.
Сертификат: кем выдан, действует ли на дату подписания, совпадает ли владелец с тем, кто должен подписывать такой документ.
Соглашение об электронном взаимодействии: какие документы стороны признают равными бумажным, как определяют подписанта и как проверяют подпись.
Нет ли требования закона о бумажном оригинале именно для этого документа.
Сохранность файла и подписи: после подписания документ не должен меняться, иначе подпись перестанет совпадать.

Частые вопросы

Электронная подпись — это аналог ручной?

Да, но с условием. Квалифицированная подпись приравнивает документ к бумажному с собственноручной подписью в любых правоотношениях, кроме документов, которые закон требует только на бумаге. Простая и неквалифицированная подписи приравнивают документ к бумажному в случаях, установленных федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом, актом Банка России или соглашением участников (статья 6 закона № 63-ФЗ).

Как выглядит электронная подпись в документе?

Как набор символов, связанный с файлом, а не как роспись. В тексте документа обычно видна отметка о подписании: имя владельца сертификата, удостоверяющий центр, срок действия сертификата. Сама подпись проверяется программой.

Можно ли подписать договор простой подписью из СМС?

Можно, если стороны заключили соглашение, которое признаёт такие документы равными бумажным и описывает, как по простой подписи определяется подписант. Без такого соглашения или отдельной нормы закона документ с простой подписью не заменяет бумажный.

Чем квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной?

Квалифицированная выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром и по закону сразу равна собственноручной подписи. Неквалифицированная требует, чтобы случай её применения и порядок проверки были прописаны в законе, акте Банка России или соглашении сторон.

Нужен ли бумажный оригинал, если документ подписан квалифицированной подписью?

Нет, если для этого документа закон не установил требование составлять его исключительно на бумажном носителе. Такое исключение прямо оговорено в части 1 статьи 6 закона № 63-ФЗ.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Подпись — только часть денежного вопроса

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте

Электронный документооборот ускоряет сделки, но не показывает, приносит ли сделка прибыль. Я считаю юнит-экономику каждого товара, услуги, клиента и канала после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

Вы получаете расчёт по каждой позиции, точку безубыточности и финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые растут и хотят видеть, что рост не увеличивает убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»