Вкладыш в трудовую книжку: оформление
Коротко
Вкладыш — продолжение трудовой книжки, когда в одном из её разделов закончились свободные страницы. Он неотъемлемая часть книжки и без неё недействителен, ведётся по тем же правилам и оформляется работодателем (пункт 32 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). С 1 сентября 2026 года штамп о выдаче ставят на свободном месте верхней части титульного листа, а не на внутренней стороне обложки, как было раньше (пункты 32–33 Порядка № 320н).
Когда без вкладыша не обойтись
Вкладыш нужен, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов — «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Дописывать сведения в другой раздел нельзя: продолжение идёт только во вкладыше.
Вкладыш приобретает работодатель за свой счёт. Бланк хранится у работодателя как документ строгой отчётности и выдаётся ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке (пункт 41 Порядка № 320н).
Форма вкладыша повторяет бланк трудовой книжки, отличается названием и предупреждением на титульном листе, что без книжки он недействителен. У вкладыша свои серия и номер. Бланки старого образца, оставшиеся у работодателя, действительны без ограничения срока (постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250).
Как в трудовой книжке сделать запись о выдаче вкладыша
- Проверить, что в разделе книжки не осталось свободных страниц для записи.
- Взять бланк вкладыша по заявке ответственного за трудовые книжки.
- На свободном месте верхней части титульного листа трудовой книжки поставить штамп «Выдан вкладыш» и вписать серию и номер, например: «Выдан вкладыш серии ТК № 1234567». Если выдан второй или следующий вкладыш и на титульном листе книжки места нет, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша (пункты 32–33 Порядка № 320н).
- Продолжить нумерацию записей во вкладыше по порядку из того раздела, где закончились строки.
- Внести сведения о выданном вкладыше в книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей с указанием серии и номера (пункт 41 Порядка № 320н).
- Отдать вкладыш работнику вместе с трудовой книжкой: отдельно от неё он недействителен.
Штамп, а не запись от руки
При выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится именно штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указанием серии и номера. Государственная инспекция труда в Республике Коми разъясняла: если надпись написана от руки, это нарушение порядка, потому что обязанность работодателя иметь штамп и ставить его при выдаче каждого вкладыша следует из требований законодательства.
Если сведения о вкладыше внесены неправильно, порядок исправления законом прямо не описан. Инспекция предлагает зачеркнуть неправильные сведения и поставить штамп с серией и номером вкладыша, обратившись к работодателю по месту работы, где внесли запись. За нарушение требований трудового законодательства предусмотрена ответственность по статье 5.27 КоАП.
Прикрепляется ли вкладыш к трудовой книжке и как это сделать
Вшивать вкладыш в трудовую книжку с 1 сентября 2021 года не обязательно: Порядок № 320н такого требования не содержит. Вкладыш к трудовой книжке прикрепляется по желанию работодателя — вложить его между последней страницей книжки и обложкой можно и сейчас, это не нарушение, а способ снизить риск потери бланка.
Если вы решили прикрепить вкладыш, кладите его между последней страницей трудовой книжки и обложкой. Если у вас есть вкладыши, оформленные до 1 сентября 2021 года и не вшитые по действовавшим тогда правилам, их стоит вшить, чтобы не было претензий при проверке.
Частые вопросы
Куда ставить штамп о выдаче вкладыша?
С 1 сентября 2026 года — на свободном месте верхней части титульного листа трудовой книжки. Если выдан второй или следующий вкладыш и места на титульном листе книжки нет, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша (пункты 32–33 Порядка № 320н).
С какой цифры начинать нумерацию записей во вкладыше?
С продолжения нумерации того раздела, где закончились строки. Отдельная нумерация с единицы не подходит: вкладыш продолжает книжку.
Можно ли написать «Выдан вкладыш» от руки?
Нет. Нужен штамп с надписью «Выдан вкладыш» и серией и номером. По разъяснению Государственной инспекции труда в Республике Коми рукописная надпись — нарушение порядка оформления.
Кто покупает бланк вкладыша?
Работодатель за свой счёт. Бланк хранится как документ строгой отчётности и выдаётся ответственному за ведение трудовых книжек по заявке (пункт 41 Порядка № 320н).
Нужно ли записывать вкладыш в книгу учёта?
Да. Сведения о выданном вкладыше вносят в книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей с указанием серии и номера (пункт 41 Порядка № 320н).
Обязательно ли вшивать вкладыш?
Нет. С 1 сентября 2021 года Порядок № 320н не требует вшивать вкладыш. Его можно вложить между последней страницей книжки и обложкой — так меньше риск потерять бланк.
Что будет, если отдать работнику только вкладыш?
Вкладыш без трудовой книжки недействителен (пункт 32 Порядка № 320н). Работник получает вкладыш вместе с книжкой.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Кадровые документы должны выдерживать проверку
Найду рутину в кадровом учёте, которую можно отдать ИИ
Трудовые книжки, вкладыши, журналы учёта — мелочи, которые всплывают при проверке и при уходе ответственного сотрудника. Я смотрю, на что в отделах уходят часы: одни и те же ответы, карточки в CRM, сверки, отчёты, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.