Виза на заявление на отпуск: кто ставит и что она подтверждает
Коротко
Виза на заявлении на отпуск — это отметка руководителя о согласии с отпуском и его датами, которую ставят рядом с подписью работника. Заявление пишет работник и сам его подписывает, а виза — ответная сторона: она показывает, что руководитель отпуск согласовал и у службы кадров есть основание готовить приказ.
Чем виза отличается от подписи
Подпись под текстом заявления ставит работник: он просит отпуск и подтверждает даты. Виза — отдельная отметка того, кто отпуск согласовывает: обычно непосредственного руководителя, иногда ещё и директора или собственника. В визе пишут должность, подпись, расшифровку и дату — так видно, кто и когда дал согласие.
Виза не заменяет приказ. Отпуск оформляют приказом по унифицированной форме № Т-6 или по собственной форме компании, а заявление с визой остаётся документом-основанием: по нему видно, что стороны договорились о датах. График отпусков на год тоже обязателен, и по статье 123 Трудового кодекса работника извещают о начале отпуска не позднее чем за две недели.
Что указать в заявлении и визе
- Шапка: кому адресовано заявление — должность и ФИО руководителя, от кого — должность и ФИО работника.
- Просьба: дата начала и окончания отпуска, число календарных дней, вид отпуска — ежегодный оплачиваемый или без сохранения заработной платы.
- Подпись работника и дата, когда он написал заявление.
- Виза руководителя: должность, личная подпись, расшифровка и дата согласования; при отказе — причина рядом с визой.
- Отметка службы кадров о том, что заявление принято, и номер приказа, изданного по нему.
Если обязательной формы нет
Единой обязательной формы заявления на отпуск нет: компания вправе утвердить свой бланк или принимать заявления в свободной форме. Тогда порядок согласования закрепляют во внутреннем документе — правилах внутреннего трудового распорядка, положении об отпусках или локальном акте о документообороте. В них пишут, кто ставит визу, в какой срок и что делать, если руководитель против дат.
Виза нужна не для красоты: без неё служба кадров не знает, согласованы ли даты с руководителем, и рискует издать приказ, который потом отменят. Когда порядок описан, спор о том, чья виза обязательна, решается по документу, а не по памяти.
Частые вопросы
Обязательна ли виза руководителя на заявлении на отпуск?
Закон её не требует: Трудовой кодекс говорит о графике отпусков и приказе, а не о визе. Обязательной её делает локальный акт компании. Если в правилах внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках согласование прописано, визу ставят по этому порядку.
Можно ли отказать в визе и не отпустить в отпуск?
Даты ежегодного отпуска определяет график, и работник вправе уйти в срок по графику. Виза — это согласование дат внутри компании; если руководитель против переноса, он пишет причину, а решение оформляют по правилам компании и статье 123 Трудового кодекса.
Кто ставит визу, если руководитель в командировке?
Тот, кому это право передано приказом или прописано в локальном акте: заместитель руководителя, вышестоящий руководитель или директор. В визе указывают должность того, кто фактически согласовал, а не отсутствующего.
Нужна ли виза на заявлении об отпуске без сохранения заработной платы?
Обычно отпуск без сохранения заработной платы предоставляют по соглашению сторон. В случаях, предусмотренных законом или коллективным договором, работодатель обязан предоставить его по заявлению работника. Порядок визирования определяют внутренние документы компании.
Хранить заявление с визой вместе с приказом?
Да, заявление — основание приказа, и его подшивают к приказу об отпуске. Срок хранения документов по личному составу устанавливает перечень Росархива; конкретный срок для заявлений смотрите в нём, а не в памяти сотрудника.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Согласования не должны держать бизнес на ручном управлении
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Заявления, визы, напоминания и переносы дат съедают часы руководителя и кадров. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.