Виды документов ИП для учёта доходов и расходов с учётом режимов налогообложения

Коротко

Набор документов для учёта доходов и расходов зависит от налогового режима. На УСН ИП ведёт книгу учёта доходов и расходов, на патенте — книгу учёта доходов, на НПД — реестр в приложении «Мой налог», на общей системе — книгу учёта доходов и расходов и декларацию 3-НДФЛ. Общими для всех режимов остаются первичные документы по сделкам и кассовые документы при расчётах с покупателями.

От чего зависит перечень документов

ИП не обязан вести бухгалтерский учёт, но должен хранить документы, по которым считаются налоги. Состав этих документов задаёт глава Налогового кодекса о конкретном режиме: на УСН это статья 346.24, на патенте — статья 346.53, на НПД — закон № 422-ФЗ, на общей системе — статьи 210 и 221.

Первичные документы — накладные, акты, чеки, платёжные поручения — нужны на любом режиме. Они подтверждают доход и расход, а также служат основанием для вычета НДС, если ИП платит этот налог.

Документы учёта по режимам

	УСН	Патент (ПСН)	НПД	ОСНО
Книга учёта	Книга учёта доходов и расходов (КУДиР)	Книга учёта доходов	Не ведётся; доходы фиксируются в приложении «Мой налог»	Книга учёта доходов и расходов и хозяйственных операций
Налоговая декларация	Декларация по УСН (годовая)	Не подаётся	Не подаётся	3-НДФЛ (годовая), декларации по НДС и другим налогам
Учёт расходов	Только на объекте «доходы минус расходы»	Не ведётся	Не ведётся	Обязателен для расчёта НДФЛ
Кассовые документы	При наличных расчётах с покупателями	При наличных расчётах	Чеки формируются в «Мой налог»	При наличных расчётах
Срок хранения	5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)	5 лет	5 лет	5 лет

Что входит в книгу учёта на УСН

Титульный лист с реквизитами ИП и годом.
Раздел I — доходы и расходы по каждой операции: дата, номер первичного документа, содержание, сумма.
Раздел II — расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы.
Раздел III — убытки прошлых лет, уменьшающие налоговую базу (только на объекте «доходы минус расходы»).
Раздел IV — торговый сбор, уменьшающий налог на объекте «доходы».

Какие документы нужны на патенте

На патенте ИП ведёт книгу учёта доходов. Расходы не учитываются, поэтому подтверждающие документы по расходам нужны только для внутреннего контроля, а не для налоговой отчётности. Доходы записываются по каждой операции, чтобы контролировать лимит по статье 346.45 НК РФ: в 2026 году — 20 млн ₽, в 2027 году — 15 млн ₽.

Если ИП совмещает патент с УСН, он ведёт две книги отдельно: доходы по каждому режиму учитываются раздельно. При утрате права на патент налоги пересчитываются с начала налогового периода по общим правилам (п. 6–7 ст. 346.45 НК РФ).

Учёт на НПД и общей системе

Самозанятый ИП на НПД не ведёт книгу учёта. Доходы фиксируются в приложении «Мой налог»: каждая продажа формирует чек, и на его основе налоговая считает налог. Чеки нужно выдавать при расчётах наличными или картой, а при безналичных переводах — не позднее 9-го числа следующего месяца (ч. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ).

На общей системе ИП ведёт книгу учёта доходов и расходов и хозяйственных операций, утверждённую приказом Минфина и МНС от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430. Расходы подтверждаются первичными документами: чеками, накладными, актами, платёжными поручениями. Для расчёта НДФЛ важны документы на вычеты — например, на обучение или лечение.

Первичные и кассовые документы

Первичный документ подтверждает сделку: накладная, акт выполненных работ, товарный чек, платёжное поручение. На УСН и патенте первичка служит основанием для записи в книге учёта, на ОСНО — для расчёта налоговой базы.

При приёме наличных от покупателей ИП обязан применять контрольно-кассовую технику, если не попадает под исключения статьи 2 закона № 54-ФЗ. Кассовый чек — это тоже первичный документ. Если ККТ не применяется, например на НПД, чек формируется в приложении «Мой налог».

Частые вопросы

Нужно ли ИП на УСН вести бухгалтерский учёт?

ИП может не вести бухгалтерский учёт, если ведёт предусмотренный налоговым законодательством учёт доходов, расходов или иных объектов налогообложения. Они ведут налоговый учёт: книгу учёта доходов и расходов и декларацию.

Можно ли не вести книгу учёта на патенте, если доходы небольшие?

Нельзя. Ведение книги учёта доходов на патенте обязательно (ст. 346.53 НК РФ). Отсутствие книги — нарушение, за которое возможен штраф по статье 120 НК РФ.

Какие документы хранить ИП на НПД?

Чеки, сформированные в «Мой налог», и документы по сделкам. Срок хранения — не менее 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Обязательно ли ИП на ОСНО вести книгу учёта доходов и расходов?

Да, это требование порядка, утверждённого приказом Минфина и МНС № 86н/БГ-3-04/430. Без книги не подтвердить расходы для расчёта НДФЛ.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Учётные документы должны сходиться с деньгами

Покажу, где учёт расходится с реальной экономикой бизнеса

Когда документы ведутся для налоговой, а не для управления, собственник не видит, какой товар или клиент приносит убыток. Я собираю юнит-экономику по каждому направлению и сверяю её с данными учёта.

Вы получаете финансовую модель, в которой видно, что будет с деньгами при росте или смене режима налогообложения.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»