Уведомление по НДФЛ: сроки подачи и как заполнить

С 2023 года налоги платят единым налоговым платежом на единый налоговый счёт. По большинству платежей отчётность сдаётся позже срока уплаты, поэтому обязанность сообщать исчисленные суммы заранее закрепили в пункте 9 статьи 58 Налогового кодекса. НДФЛ — как раз такой случай: расчёт 6-НДФЛ подают по итогам квартала, а налог перечисляют несколько раз в месяц.

Подают уведомление организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают физлицам доходы, облагаемые НДФЛ: зарплату, премии, отпускные, больничные, дивиденды, доходы по ценным бумагам. Если в периоде НДФЛ не удерживали, отдельное уведомление с нулями по этому налогу не нужно.

НДФЛ удерживают при каждой выплате, но уведомление подают не на каждую выплату, а на две части месяца: с 1-го по 22-е число и с 23-го числа по последний день месяца. Даты выплат внутри этих отрезков на срок не влияют — важно, в какой из двух периодов удержали налог.

Срок подачи привязан к сроку уплаты: уведомление за период с 1 по 22 число подают не позднее 25-го числа текущего месяца, за период с 23-го по последнее число — не позднее 3-го числа следующего месяца. Исключение — 23–31 декабря: уведомление подают не позднее последнего рабочего дня текущего года. Если крайняя дата выпадает на выходной, срок сдвигается на следующий рабочий день. В 2026 году, например, уведомление за период с 23 по 31 октября подают не позднее 3 ноября, а сам налог за этот период перечисляют не позднее 5 ноября. Уведомление и уплата — разные сроки, и путать их нельзя.

Календарь на 2026 год по периодам удержания налога выглядит так: за 1–22 января — до 26 января, за 23–31 января — до 3 февраля, за 1–22 февраля — до 25 февраля, за 23–28 февраля — до 3 марта, за 1–22 марта — до 25 марта, за 23–31 марта — до 3 апреля, за 1–22 апреля — до 27 апреля, за 23–30 апреля — до 4 мая, за 1–22 мая — до 25 мая, за 23–31 мая — до 3 июня, за 1–22 июня — до 25 июня, за 23–30 июня — до 3 июля, за 1–22 июля — до 27 июля, за 23–31 июля — до 3 августа, за 1–22 августа — до 25 августа, за 23–31 августа — до 3 сентября, за 1–22 сентября — до 25 сентября, за 23–30 сентября — до 5 октября, за 1–22 октября — до 26 октября, за 23–31 октября — до 3 ноября, за 1–22 ноября — до 25 ноября, за 23–30 ноября — до 3 декабря, за 1–22 декабря — до 25 декабря, за 23–31 декабря — до 30 декабря.

С 1 сентября 2026 года действует новый порядок: работодатель может подать одно предварительное уведомление сразу на несколько месяцев вперёд, вплоть до конца календарного года. Внутри документа суммы разбивают по периодам — по НДФЛ за две части каждого месяца. Ежемесячно такое уведомление повторять не нужно. Если фактическая сумма окажется больше заявленной, подают уточнённое уведомление в обычный срок; если меньше — дополнительное уведомление не требуется, а положительная разница будет учтена на ЕНС после сдачи отчётности. За следующий календарный год в предварительном уведомлении суммы не указывают.

Отдельный случай — неудержанный НДФЛ. Он возникает при выплатах в натуральной форме и при материальной выгоде, когда денег к выплате нет или их не хватает на налог. С 2025 года агент вправе удерживать налог с таких доходов за счёт любых денежных выплат вплоть до 31 января следующего года. Если на эту дату долг остался, инспекцию уведомляют до 25 февраля — эта дата совпадает с последним днём сдачи годового расчёта 6-НДФЛ.

Отдельной формы для этого сообщения нет: данные попадают в расчёт 6-НДФЛ — в поле 170 раздела 2 и в раздел 4 приложения со справкой о доходах. Для доходов 2025 года срок — 25 февраля 2026 года, для доходов 2026 года — 25 февраля 2027 года.