УПД на УСН

УПД разработали, чтобы не оформлять на одну сделку три бумаги. Документ со статусом «1» заменяет счёт-фактуру и товарную накладную при продаже товаров, а при работах и услугах — счёт-фактуру и акт. Документ со статусом «2» работает только как первичка: накладная или акт без функции счёта-фактуры.

УСН здесь ничего не запрещает. Название «счёт-фактура» в составе УПД не значит, что документ доступен только плательщикам НДС на общем режиме: упрощенцы выставляют УПД наравне со всеми. Единственная сфера, где УПД не применяют, — реализация алкоголя и спиртосодержащей продукции.

С 1 января 2026 года форматы электронных документов о передаче товаров и результатов работ утратили силу. Электронные акты и накладные можно оформлять в формате УПД 5.03, утверждённом приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Также сохраняется возможность использовать неформализованные электронные первичные документы. Бумажные накладная и акт никуда не делись: на бумаге можно работать по-старому.

Можно, и без оговорок по режиму. Вопрос только в том, платит ли компания НДС. С 2026 года у упрощенцев три положения: освобождение от НДС, спецставки 5 или 7 % без вычетов входного налога и общие ставки 22, 10 или 0 % с вычетами.

Если компания освобождена от НДС, она выставляет УПД со статусом «2» и налог в нём не выделяет. Счёт-фактуру в этом случае по закону не составляют — пункт 5 статьи 168 Налогового кодекса.

Если компания платит НДС по спецставке или по общей, ей нужен УПД со статусом «1»: он одновременно первичка и счёт-фактура. Статус «2» в этом случае фиксирует только факт хозяйственной операции, а для предъявления налога покупателю продавец составляет отдельный счёт-фактуру — не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или подписания акта.

Полученный от продавца УПД уменьшает два налога. Первый — налог на прибыль, а на УСН с объектом «доходы минус расходы» — единый налог: стоимость товаров, работ или услуг по УПД может попасть в расходы и снизить базу, если выполнены условия признания расходов для соответствующего налогового режима. Второй — НДС: если в документе стоит статус «1» и налог выделен, компания-плательщик НДС принимает эту сумму к вычету.

Оба уменьшения держатся на одном документе, но проверяются по-разному. Для расхода важны реальность сделки и правильные реквизиты первички: наименование продавца, дата, содержание операции, стоимость, подписи. Для вычета — корректный счёт-фактура в составе УПД: ставка, сумма налога, данные сторон.

На УСН «доходы» расходы не учитываются вовсе, поэтому там УПД от продавца уменьшает только НДС — и лишь у того, кто этот налог платит и имеет право на вычет. При спецставках 5 и 7 % входной НДС к вычету не принимается: налог входит в стоимость покупки.

Самая дорогая — освобождённый от НДС упрощенец выделил налог в УПД по просьбе заказчика. Вся указанная в документе сумма НДС уходит в бюджет — пункт 5 статьи 173 Налогового кодекса, и подаётся декларация. Просьба контрагента «поставьте НДС» такого продавца не защищает.

Вторая — статус «2» там, где продавец платит НДС: покупатель остаётся без вычета, пока не получит отдельный счёт-фактуру. Третья — УПД на аванс: такой документ не предусмотрен, на предоплату выставляют счёт-фактуру. Если аванс закрывается реализацией в том же квартале, счёт-фактура на него не нужен.