УПД и акт выполненных работ: чем отличаются и что применять
Коротко
Акт выполненных работ фиксирует, что подрядчик сдал работу, а заказчик её принял. УПД — универсальный передаточный документ: в одном бланке и первичный документ о передаче товаров, работ или услуг, и счёт-фактура. С 1 января 2026 года электронные форматы отдельного акта выполненных работ и товарной накладной ТОРГ-12 отменены приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@: в электронном виде эти документы передают в формате УПД 5.03 или в свободной форме, а на бумаге акт по-прежнему допустим.
Чем УПД отличается от акта
Акт выполненных работ — первичный документ: он подтверждает, что работы сданы, и служит основанием для оплаты по договору. Для налога на прибыль и учёта он нужен сам по себе, а для вычета НДС исполнитель выставляет отдельный счёт-фактуру.
УПД объединяет оба документа. В нём есть все обязательные реквизиты первичного документа и счёта-фактуры, а статус в верхней части бланка показывает, что это за документ. Статус «1» — первичный документ и счёт-фактура вместе, статус «2» — только первичный документ, аналог акта или накладной.
Поэтому УПД со статусом «2» и отдельный счёт-фактура к нему — рабочая пара, в том числе в электронном виде. Так же можно поступить наоборот: оставить бумажный акт и выставлять электронные счета-фактуры.
Что изменилось с 1 января 2026 года
- Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ прекратил действие электронных форматов товарной накладной и акта выполненных работ из приказов ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.
- В электронном виде накладную и акт теперь составляют по формату УПД 5.03, утверждённому приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Формат работает как конструктор: в нём выбирают функцию документа — накладная, акт, счёт-фактура или всё вместе.
- Бумажные формы акта выполненных работ и товарной накладной отмена форматов не затрагивает: если вы обмениваетесь бумажными актами и электронными счетами-фактурами, так можно работать и дальше.
- Электронную первичку в свободной форме тоже можно передавать: файлами doc, pdf или xml собственного формата. Но по требованию налоговой такие документы придётся представить на бумаге или сканами с усиленной электронной подписью.
- ФНС рекомендует переходить на УПД заранее, чтобы не менять процессы в спешке.
УПД или акт: что выбрать
| УПД статус «1» | УПД статус «2» | Бумажный акт | |
|---|---|---|---|
| Что заменяет | Акт и счёт-фактуру сразу | Только акт, счёт-фактура отдельно | Только акт, счёт-фактура отдельно |
| Электронный обмен | Да, формат 5.03 | Да, формат 5.03 | Нет, только бумага или скан |
| Вычет НДС | По этому же документу | По отдельному счёту-фактуре | По отдельному счёту-фактуре |
| Когда удобно | Одна операция — один файл | Нужны разные даты или отдельная замена акта | Контрагент не перешёл на ЭДО |
Как перейти на УПД без остановки документооборота
Сначала проверьте, какие форматы принимает ваш оператор ЭДО и что настроено в учётной программе. Если обмен идёт по старым форматам акта и накладной, с 2026 года такие файлы оператор не пропустит — нужно переключить шаблоны на УПД 5.03.
Затем договоритесь с контрагентами: кто принимает УПД статуса «1», кому нужны акт и счёт-фактура отдельно. Условие о документах пропишите в договоре или дополнительном соглашении, чтобы приёмка не зависла.
Проверьте, что в бланке заполнены обязательные реквизиты первичного документа и счёта-фактуры и правильно выбран статус. Ошибка в статусе превращает документ в не тот, который ждёт покупатель.
Частые вопросы
Обязателен ли УПД с 2026 года?
Обязателен формат: если передаёте акт или накладную через ЭДО, используйте формат УПД 5.03. Сам документ можно оформить как УПД, как акт на базе этого формата, в свободной электронной форме или на бумаге.
Можно ли дальше выставлять бумажный акт выполненных работ?
Да. Отмена касается электронных форматов, а не бумажных форм: бумажный акт выполненных работ и накладную можно применять и после 1 января 2026 года.
Нужен ли отдельный счёт-фактура к УПД?
Зависит от статуса. УПД со статусом «1» заменяет и акт, и счёт-фактуру. УПД со статусом «2» — только первичный документ, счёт-фактуру к нему выставляют отдельно.
Что будет, если отправить акт по старому формату?
Оператор ЭДО не примет документ, составленный по формату из приказа № ММВ-7-10/552@: с 1 января 2026 года этот формат не действует. Документ придётся переоформить по формату УПД 5.03.
Можно ли передать акт в электронном виде без формата ФНС?
Да, в свободной форме — например, pdf или doc. Но по требованию налоговой такой документ придётся представить на бумаге или сканом с усиленной электронной подписью, поэтому для регулярного обмена удобнее формат УПД.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Документы сходятся, а часы уходят на сверку
Соберу ИИ-агента, который сверяет акты, УПД и счета
Каждый месяц бухгалтерия сверяет акты, УПД и счета с договорами и заявками: суммы, даты, реквизиты, статус документа. На десятках контрагентов это часы ручной работы и повод для расхождений.
Я собираю ИИ-агента под одну задачу: он разбирает входящие документы, сверяет данные с учётной системой и показывает, где не сходится. Подключаю к CRM, 1С, почте и мессенджерам и проверяю на сотне ваших настоящих документов.