Удержание из заработной платы по заявлению работника

Удержания из зарплаты делят на три группы: обязательные (НДФЛ и суммы по исполнительным документам), по инициативе работодателя и по заявлению самого сотрудника. Первые две группы подчиняются статье 138 ТК РФ: по общему правилу удерживать можно не больше 20 процентов зарплаты, а в случаях, прямо названных в законе, — до половины.

Когда сотрудник пишет заявление сам, он распоряжается заработком по своему усмотрению, и лимит статьи 138 ТК РФ к такому вычету не применяется. Шестой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 13.08.2026 № 88-13398/2026 разобрал случай, когда работник сам попросил удержать переплату зарплаты и получил её обратно полностью, а потом пошёл в суд. Суды трёх инстанций отказали: удержание шло по воле работника, и правило про 20 процентов здесь не действовало.

Практический вывод для собственника: заявление сотрудника снимает спор о лимите, но не отменяет порядка. Сначала из начисленного дохода удерживают НДФЛ, затем суммы по исполнительным документам, и только из остатка — то, что просит сотрудник. Пункт 1 статьи 210 НК РФ прямо говорит: удержания по распоряжению работника налоговую базу не уменьшают.

Потолка для добровольного удержания закон не ставит: сотрудник может попросить вычитать хоть весь доход, оставшийся после НДФЛ. Но на практике бухгалтерия смотрит на два ограничения. Первое — исполнительные документы идут впереди: если у человека есть исполнительный лист или судебный приказ, сначала удовлетворяются требования по ним, а добровольное удержание делают из остатка. Второе — сама зарплата должна остаться у работника: вычет, после которого человеку не на что жить, легко оспорить как кабальную договорённость, даже если заявление подписано.

Есть и расхождение в подходах. Роструд в письме от 06.12.2024 № ПГ/24127-6-1 считает заявление работника его волеизъявлением распорядиться зарплатой, в том числе когда речь идёт об абонементе в спортзал или погашении потребительского кредита. А специалисты «Гаранта» в энциклопедии решений полагают, что одного заявления мало: удержание должно опираться на норму федерального закона, как с профсоюзными взносами (пункт 3 статьи 28 закона «О профессиональных союзах») или дополнительными страховыми взносами на накопительную пенсию (пункт 2 статьи 5 закона № 56-ФЗ). По их мнению, вычет в пользу третьего лица без такой нормы заявление не разрешает.

Что это значит для компании: если работник просит удерживать деньги в пользу самого работодателя — вернуть подотчёт, погасить недостачу, — безопаснее оформить это как добровольное возмещение ущерба по части четвёртой статьи 248 ТК РФ и принять деньги в кассу или на счёт, а не вычитать из зарплаты сверх лимита. Если речь о третьем лице, проверьте, есть ли федеральный закон, разрешающий такой вычет; при сомнениях — письменный ответ работнику с разъяснением и предложение платить самостоятельно.

Заявление работника — основание, приказ — документ для бухгалтерии. В приказе пишут: «На основании заявления работника от такой-то даты удерживать из заработной платы сумму… и перечислять по реквизитам…». Ссылку на статью 137 ТК РФ в приказе лучше не ставить: она про удержания по инициативе работодателя, а здесь другой случай.

Дальше — учёт. Удержанные по заявлению суммы не уменьшают базу по НДФЛ и не являются расходом на оплату труда. Проводки зависят от назначения: возврат подотчёта закрывает дебет 70 кредит 71, погашение займа работника — дебет 70 кредит 73, перечисление третьему лицу — дебет 70 кредит 76. Если работник возвращает излишне выплаченные суммы за прошлые периоды, бухгалтерии стоит проверить, нужно ли корректировать базу прошлого квартала и сдавать уточнённый 6-НДФЛ: порядок разобран в рекомендациях «1С».

Заявление храните в личном деле: оно подтверждает, что вычет добровольный. Если сотрудник передумал, он пишет новое заявление с просьбой прекратить удержания — с даты, которую указал.