Участие в выставке: бухгалтерский и налоговый учёт
Коротко
Расходы на участие в выставке — это затраты на рекламу своей деятельности и товаров. Подпункт 28 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса прямо называет участие в выставках и ярмарках среди расходов на рекламу, а пункт 4 той же статьи относит их к ненормируемым: в отличие от призов и дегустаций, их принимают в налоговом учёте в полной сумме. В бухгалтерском учёте такие затраты — расходы по обычным видам деятельности, если выставка работает на продажи, или прочие, если она не связана с текущей реализацией.
Что именно относят к расходам на выставку
Статья 264 НК не перечисляет затраты на выставку поимённо — она называет само участие. Поэтому к рекламным расходам относят всё, что непосредственно связано с организацией и проведением выставки: вступительный взнос, аренду выставочной площади и стенда, услуги по оформлению витрин и застройке, охрану, рекламные материалы, работу промоутеров и модели на стенде.
Ключ — фактическое использование. Если имущество или услуга куплены для выставки и на ней использованы, затраты рекламные. Если тот же товар после выставки продают покупателям со скидкой, его стоимость списывают в расходы по мере реализации, а не в рекламу.
Затраты, которые к выставке отношения не имеют — проезд и проживание сотрудников, не занятых на стенде, — рекламными не становятся. Их учитывают по своим правилам: командировочные — по подпункту 12 пункта 1 статьи 264, если поездка обоснована.
Какие документы собрать
- Договор с организатором выставки и счёт на вступительный взнос.
- Договор аренды выставочной площади или стенда, акт приёмки услуг.
- Договоры на застройку, оформление, охрану, рекламные материалы и акты к ним.
- План выставки и перечень экспонатов — подтверждают, что затраты связаны с участием.
- Приказ руководителя об участии в выставке с целью и составом участников — обоснование деловой цели.
- Отчёт о результатах: контакты, заключённые договоры, счётчики посещений стенда.
- Авансовый отчёт и документы на раздатку: листовки, буклеты, сувениры.
- Счёт-фактура и УПД от организатора и подрядчиков — для вычета НДС.
Нормируемые и ненормируемые: где проходит граница
Пункт 4 статьи 264 делит рекламные расходы на две группы. Ненормируемые принимают полностью: реклама в печатных и сетевых изданиях, в интернете, на радио и телевидении, на транспорте, наружная реклама, рекламные щиты, брошюры, листовки, буклеты, оформление витрин и участие в выставках и ярмарках.
Нормируемые — 1 % выручки от реализации: призы для покупателей, дегустации, образцы товаров, переданные покупателям, и другие подобные затраты. Если расходы на выставку смешаны с раздачей образцов, сумму делят: стенд, взнос и аренда идут полностью, образцы — в нормируемую часть.
На УСН с объектом «доходы минус расходы» действует та же логика: рекламные расходы принимают по подпункту 20 пункта 1 и пункту 2 статьи 346.16 НК с учётом пункта 4 статьи 264, то есть ненормируемая часть — полностью, нормируемая — в пределах 1 % выручки. На УСН «доходы» расходы налог не уменьшают.
Бухгалтерский и налоговый учёт по видам затрат
| Затрата | Бухгалтерский учёт | Налог на прибыль | УСН «доходы минус расходы» |
|---|---|---|---|
| Вступительный взнос, аренда стенда и площади | Дебет 26 (44) Кредит 60 — расходы по обычным видам деятельности | Полностью, п. 1 и п. 4 ст. 264 НК | Полностью, подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК |
| Застройка, оформление, охрана | Дебет 26 (44) Кредит 60 | Полностью как рекламные | Полностью |
| Листовки, буклеты, раздатка | Дебет 26 (44) Кредит 10, 60 | Полностью | Полностью |
| Призы, образцы покупателям | Дебет 91.2 Кредит 10, 41 | В пределах 1 % выручки | В пределах 1 % выручки |
| Сувениры с логотипом | Дебет 26 (44) Кредит 10, 60 | Как рекламные, если есть логотип и деловая цель | Как рекламные |
| Проезд и проживание участников стенда | Дебет 26 (44) Кредит 71 | Командировочные, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК | В составе расходов на командировки |
| Экспонаты, проданные после выставки | Дебет 90.2 Кредит 41 | По мере реализации | По мере реализации |
НДС с расходов на выставку
НДС, предъявленный организатором выставки и подрядчиками, принимают к вычету на общих условиях статей 171 и 172 НК: товары и услуги приняты к учёту, есть счёт-фактура или УПД, покупка предназначена для облагаемых НДС операций. Стенд, аренда и застройка этим условиям отвечают.
Если компания на УСН со ставками 5 % или 7 %, вычета входного НДС нет: налог от поставщиков включают в стоимость покупки. На УСН с освобождением от НДС — так же, по пункту 2 статьи 170 НК.
Раздаточные материалы и образцы, переданные посетителям, — безвозмездная передача, и она облагается НДС. Стоимость листовок и буклетов с рекламной информацией о собственных товарах передачей не признаётся; передачу образцов и призов оценивают по правилам НДС: передача в рекламных целях освобождена от налога, если расходы на приобретение или создание единицы не превышают 300 ₽. В остальных случаях налог начисляют по общим правилам.
Частые вопросы
Можно ли списать расходы на выставку полностью?
Да, если это расходы на само участие: взнос, аренда площади и стенда, застройка, охрана, рекламные материалы. Подпункт 28 пункта 1 статьи 264 НК называет участие в выставках, а пункт 4 статьи 264 относит такие расходы к ненормируемым. Ограничение в 1 % выручки действует только на призы, дегустации и образцы.
Нужен ли приказ об участии в выставке?
Закон его не требует, но без документа о цели поездки и составе участников инспекция может снять расходы как необоснованные. Приказ с целью участия, перечнем сотрудников и планом стенда закрывает вопрос деловой цели.
Как учесть стенд, который останется после выставки?
Если стенд — конструкция, которую компания будет использовать снова, её принимают как основное средство или инвентарь и списывают через амортизацию либо в расходы по мере использования. Если стенд собран под одну выставку и разобран, затраты на застройку — услуга, их принимают сразу.
Облагается ли НДС раздача буклетов и сувениров?
Буклеты и листовки с рекламой собственных товаров передачей для целей НДС не признаются. Передача товаров в рекламных целях освобождена от НДС, если расходы на приобретение или создание единицы не превышают 300 ₽. Расходы на рекламные сувениры учитывают по правилам статьи 264 НК РФ.
Можно ли учесть расходы на выставку на УСН «доходы»?
Нет. При объекте «доходы» расходы не уменьшают налог: налог считают с выручки. На УСН «доходы минус расходы» рекламные расходы принимают по подпункту 20 пункта 1 статьи 346.16 НК, ненормируемая часть — полностью.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Выставка окупается, когда видно, сколько принёс стенд
Посчитаю, что выставка дала бизнесу
После выставки остаются счета, визитки и ощущение, что контактов было много. Я считаю, сколько стоил стенд и каждый контакт, какая часть сделок закрылась и что выставка принесла после всех расходов.
Юнит-экономика показывает, какие каналы привлечения клиентов работают, а какие съедают маржу. Это для собственников, которые хотят видеть отдачу от каждого рубля, вложенного в продвижение.