Трудовые функции и должностные обязанности: в чем разница

Коротко

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Должностные обязанности — более подробное описание того, что человек делает в рамках этой функции: конкретные задачи, операции и порядок их выполнения. Функция отвечает на вопрос «кем работает и какую работу выполняет», обязанности — «что именно делает каждый день».

Что такое трудовая функция

Закон называет трудовую функцию обязательным условием трудового договора (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Трудовую функцию определяют как работу по должности по штатному расписанию, профессии или специальности с указанием квалификации либо как конкретный вид поручаемой работнику работы.

Роструд в письме от 12.11.2024 № ПГ/22061-6-1 поясняет: полномочия работника вытекают прежде всего из выполняемой им трудовой функции, а её содержание определяется трудовым договором либо должностной инструкцией. Поэтому в договоре нужно согласовать трудовую функцию: работу по должности, профессии или специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы.

Согласование трудовой функции означает договорённость не только о наименовании, но и о круге обязанностей по этой должности. Суды смотрят именно на это: Свердловский областной суд в апелляционном определении от 02.09.2015 по делу № 33-12304/2015 указал, что обязанности могут быть в тексте договора, в приложении к нему или в отдельной должностной инструкции.

Что такое должностные обязанности и функционал работника

Должностные обязанности конкретизируют трудовую функцию и задают порядок её выполнения. Закон не устанавливает, где их фиксировать: на практике это должностная инструкция, приложение к трудовому договору или сам текст договора.

Функционал работника — то же самое простыми словами: работы, которые ему поручены или входят в его обязанности и соответствуют должности, штатному расписанию и специальности с указанием квалификации. Распределение функционала между сотрудниками отдела фиксируется в должностных инструкциях, и из него видно, кто за что отвечает.

Одноимённые должности не означают одинаковых обязанностей. Роструд в разъяснении от декабря 2024 года отметил: у сотрудников с одинаковым названием должности трудовая функция и должностные обязанности могут различаться в части конкретной поручаемой работы.

Чем отличаются трудовая функция и должностные обязанности

	Трудовая функция	Должностные обязанности
Что это	Работа по должности с квалификацией или конкретный вид работы	Конкретные задачи и операции в рамках этой работы
Где закреплена	Обязательное условие трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК)	Должностная инструкция, приложение к договору или текст договора
Насколько подробна	Называет должность и вид работы	Расписывает, что именно делать и в каком порядке
Изменение	По общему правилу меняется по письменному соглашению сторон; статья 74 не позволяет менять трудовую функцию	Зависит от того, где записана и меняется ли суть работы
Кто определяет разницу	Закон и договор	Работодатель в пределах функции, суд — в споре

Когда изменение обязанностей требует согласия работника

Всё зависит от того, где записаны обязанности и меняется ли суть работы. Если обязанности закреплены в трудовом договоре, их изменение по общему правилу оформляют письменным соглашением сторон. При организационных или технологических изменениях возможно применение статьи 74, но трудовую функцию по ней менять нельзя.

Если обязанности в должностной инструкции, утверждённой как отдельный локальный акт, работодатель может скорректировать формулировки: более подробно изложить прежние обязанности или уточнить их. Но не всякий пересмотр обязанностей означает изменение трудовой функции. Конституционный Суд РФ в определениях от 25.09.2014 № 1853-О и от 23.09.2010 № 1188-О-О указал: этот вопрос решают суды при разборе конкретного спора, всё зависит от сути изменений.

Практический вывод: чем подробнее расписаны обязанности, тем чаще их правка упирается в согласие работника. Формулируйте функцию широко, а обязанности — как уточнение, не выходящее за пределы квалификации.

Как оформить, чтобы не было споров

В трудовом договоре укажите трудовую функцию: работу по должности, профессии или специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работы.
Должностные обязанности вынесите в должностную инструкцию — отдельный локальный акт или приложение к договору; решите заранее, что из этого удобнее менять.
Проверьте, что обязанности не выходят за пределы трудовой функции и уровня квалификации: поручение работы, не обусловленной договором, недопустимо.
Одинаковые названия должностей не уравнивают обязанности — пропишите разницу в инструкциях, если работа у людей разная.
При пересмотре обязанностей оцените суть: уточнение прежних формулировок — одна ситуация, изменение трудовой функции — другая. Для изменения функции по общему правилу нужно письменное соглашение сторон.

Частые вопросы

Можно ли в трудовом договоре написать «выполняет обязанности по должностной инструкции» и не расписывать их?

Одной такой фразы мало. Трудовая функция — обязательное условие договора (часть 2 статьи 57 ТК РФ): её можно определить работой по должности, профессии или специальности с указанием квалификации либо конкретным видом поручаемой работы. Обязанности при этом могут быть в должностной инструкции или приложении к договору.

Обязательно ли составлять должностную инструкцию?

Закон порядок фиксации должностных обязанностей не определяет. На практике это должностная инструкция — отдельный локальный акт или приложение к трудовому договору, — либо обязанности прописывают прямо в тексте договора. Выбор за работодателем, но от него зависит, насколько сложно потом менять формулировки.

У двух менеджеров одинаковая должность. Обязанности должны совпадать?

Нет. Роструд разъяснил, что при одноимённых должностях должностные обязанности могут различаться в части конкретной работы, поручаемой работнику. Полномочия вытекают прежде всего из трудовой функции, а её содержание определяется договором или должностной инструкцией.

Изменение обязанностей — это всегда изменение трудового договора?

Не всегда. Если обязанности записаны в договоре, их изменение по общему правилу оформляют письменным соглашением сторон. Статья 74 применима при предусмотренных ею организационных или технологических изменениях, но не позволяет менять трудовую функцию. Если обязанности записаны в отдельной инструкции, оцените суть правки и её влияние на трудовую функцию.

Что писать в трудовой книжке и отчётах: функцию или обязанности?

В записи о работе отражают должность, профессию, специальность с квалификацией — то есть трудовую функцию. При формировании отчётности код трудовой функции указывают по общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Читать в журнале

Обязанности расписаны, а работа всё равно проваливается

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Когда функционал расписан, видно, на что уходят часы: одни и те же ответы клиентам, карточки в CRM, коммерческие предложения, сверки, отчёты. Я смотрю, какую из этих работ выгодно отдать программам, а не людям.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»