Трудовой договор или трудовая книжка: в чём разница

Коротко

Трудовой договор — письменное соглашение работника и работодателя о трудовой функции, месте, дате начала, оплате и отдыхе. Трудовая книжка — документ о трудовой деятельности человека: записи о приёме, переводах и увольнениях. Договор создаёт отношения, книжка их подтверждает.

Чем договор отличается от книжки

	Трудовой договор	Трудовая книжка
Что это	Соглашение сторон о работе и условиях	Документ о трудовой деятельности и стаже
Кто составляет	Работодатель вместе с работником, в двух экземплярах	Работодатель вносит записи по своей кадровой работе
Когда появляется	При приёме, до начала работы	При первом приёме или продолжает вестись, если работник выбрал бумажный вариант
Что фиксирует	Трудовую функцию, место работы, дату начала, оплату, отдых, условия труда	Приём, переводы, увольнение, награждения
Кто хранит	Работник и работодатель — по экземпляру	Работодатель, пока идёт работа; при увольнении выдаёт работнику
Зачем нужен	Задаёт права и обязанности сторон	Подтверждает стаж и основания увольнения

Что фиксирует трудовой договор

Приём на работу оформляют трудовым договором. Приказ о приёме работодатель вправе издать на его основании, и обязанности знакомить работника с этим приказом под подпись статья 68 ТК РФ больше не устанавливает.

Договор — то место, где прописаны условия: должность и трудовые обязанности, место работы, дата начала, размер оклада и надбавок, режим работы и отдыха, условия труда на рабочем месте. Без этих сведений спорить о правах не на что: суд и инспекция смотрят прежде всего на договор.

Что фиксирует трудовая книжка

Трудовая книжка ведётся по бумажному варианту, если работник его выбрал. Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют: сведения об их трудовой деятельности формируются в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ.

Порядок ведения и хранения бумажных книжек задаёт приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Работодатель хранит книжку, пока человек работает, а при увольнении выдаёт её работнику. Если работник за книжкой не пришёл или отказался получать, ему направляют уведомление явиться за ней либо согласиться на пересылку почтой — книжку отправляют только с его согласия (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).

Как оформить приём: по шагам

Проверить документы по статье 65 ТК РФ: паспорт, трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме первого трудоустройства, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, включая электронный.
Составить трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй у работодателя.
Издать приказ о приёме — по решению работодателя, на основании договора.
Внести запись в трудовую книжку, если она ведётся, и подать сведения о приёме в Социальный фонд.

Частые вопросы

Можно ли работать без трудового договора, если есть запись в трудовой книжке?

Нет. Отношения возникают из трудового договора, а запись в книжке — следствие уже оформленного приёма. Запись без договора не заменяет его: условия работы в этом случае нигде не закреплены.

Заменяет ли трудовой договор трудовую книжку?

Нет, это разные документы с разными задачами. Договор задаёт условия работы, книжка хранит историю трудовой деятельности и подтверждает стаж. Один другого не отменяет.

Нужна ли бумажная трудовая книжка новому сотруднику?

Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют — сведения ведут в электронном виде по статье 66.1 ТК РФ. У остальных книжка ведётся, если работник выбрал этот вариант.

Обязан ли работодатель знакомить работника с приказом о приёме?

Нет. Приказ издаётся по решению работодателя на основании договора, а требование статьи 68 ТК РФ о трёхдневном сроке ознакомления утратило силу.

Что делать, если сотрудник отказывается получать книжку при увольнении?

Направить уведомление явиться за ней или согласиться на пересылку почтой. Саму книжку отправляют только с согласия работника (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном управлении

Найду рутину в кадровом учёте, которую выгодно отдать программам

Приём, переводы, увольнения — это повторяющиеся действия с одинаковым набором полей и шаблонов. Я смотрю, сколько часов уходит на такие операции в вашей компании, и показываю, что из этого стоит передать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»