Можно ли подписать трудовой договор электронной подписью

Коротко

Да, трудовой договор можно заключить электронно. Статья 22.3 Трудового кодекса разрешает подписывать его через информационную систему работодателя: работодатель ставит усиленную квалифицированную электронную подпись, работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Бумажный оригинал при этом не нужен.

Что говорит статья 22.3 ТК РФ

Статья 22.3 ТК РФ описывает, как работодатель и работник обмениваются документами через информационную систему работодателя. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на обучение, а также для изменений в них закон задаёт жёсткую пару подписей: со стороны работодателя — усиленная квалифицированная электронная подпись, со стороны работника — усиленная квалифицированная подпись, усиленная неквалифицированная подпись с порядком проверки по соглашению сторон либо усиленная неквалифицированная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

В информационной системе работодателя работник не может подписать трудовой договор простой электронной подписью. На платформе «Работа в России» он вправе использовать простую подпись, отвечающую требованиям статьи 22.3 ТК РФ. Она допустима для других кадровых документов — приказов, уведомлений, заявлений — и только если соглашение сторон трудового договора определяет, как по ней опознать подписанта и как хранить её ключ.

Подписание идёт через информационную систему работодателя. Это может быть система кадрового электронного документооборота или цифровая платформа «Работа в России», если работодатель применяет её для документооборота.

Кто чем подписывает

Работодатель в своей информационной системе подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной подписью. На платформе «Работа в России» он также может использовать усиленную неквалифицированную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
В системе работодателя работник подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной подписью или усиленной неквалифицированной подписью по правилам статьи 22.3. На платформе «Работа в России» он также может использовать предусмотренную этой статьёй простую подпись.
Для согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва работник использует подпись, допустимую для соответствующей системы по статье 22.3 ТК РФ.
Работник при подписании прочих электронных документов в системе работодателя — усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная по правилам соглашения сторон или простая электронная подпись работника в системе работодателя.
На цифровой платформе «Работа в России» — подписи в порядке, установленном для этой платформы.

Что нужно подготовить работодателю

Информационная система должна фиксировать, кто, когда и какой подписью подписал документ. Эти сведения и есть доказательство заключения договора, если спор дойдёт до суда.

Работник или человек, только поступающий на работу, вправе пользоваться усиленной квалифицированной подписью, которую получил сам. Если подписи нет, расходы на её получение и использование несёт работодатель — так прямо записано в статье 22.3 ТК РФ.

Документы, которые человек представляет при приёме на работу по статье 65 ТК РФ, можно подать в электронной форме, если это согласовано с работодателем и не запрещено другим законом. Ознакомление с локальными актами по статье 68 ТК РФ тоже допускается в электронной форме.

Нужно ли согласие работника и что с бумагой

Электронный документооборот вводится с согласия работника. Согласие не требуется работникам, впервые устроившимся на работу после 31 декабря 2021 года: у них нет бумажной трудовой книжки, и электронный формат для них исходный.

Если работник отказался от электронного документооборота, договор с ним оформляют на бумаге. Отказ не считается нарушением и не даёт повода для дисциплинарного взыскания.

Электронный трудовой договор имеет ту же силу, что и бумажный, если подписан теми подписями, которые требует статья 22.3. Хранить его нужно в системе работодателя, а по заявлению работника — выдать копию: на бумаге, заверенную надлежащим образом, или электронным документом. Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня заявления.

Частые вопросы

Можно ли подписать трудовой договор простой электронной подписью?

На платформе «Работа в России» работник может подписать договор предусмотренной статьёй 22.3 простой электронной подписью. В системе работодателя для договора нужна усиленная квалифицированная или допустимая по статье 22.3 усиленная неквалифицированная подпись. Простая электронная подпись годится для других кадровых документов.

Обязан ли работодатель оплатить работнику электронную подпись?

Да. Если у работника нет своей усиленной квалифицированной подписи, расходы на её получение и использование несёт работодатель. Работник вправе пользоваться и подписью, которую получил самостоятельно.

Можно ли оформить приём на работу удалённого сотрудника только электронно?

Да, если работодатель применяет информационную систему для документооборота. Договор подписывают усиленными подписями по статье 22.3 ТК РФ, а документы при приёме работник подаёт в электронной форме по согласованию с работодателем.

Что будет, если подписать договор не той подписью?

Договор окажется без надлежащего подтверждения воли сторон, и работодателю придётся доказывать, что человек действительно принят на работу. Надёжнее переподписать документ подписями, которые требует статья 22.3, или оформить бумажный экземпляр.

Нужно ли переводить на электронный документооборот всю компанию?

Нет. Электронный обмен можно ввести для отдельных работников или документов, а остальные вести на бумаге. Правила работы с электронными документами закрепляют в локальном акте и в соглашениях с работниками.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном труде

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Электронные подписи и документооборот решают вопрос подписи, но не убирают рутину вокруг: карточки сотрудников, ответы на одни и те же кадровые вопросы, сверки и отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время менеджеров и бухгалтерии.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»