Трудовая функция специалиста по закупкам
Коротко
Трудовая функция специалиста по закупкам — это набор обязанностей, которые работник выполняет по своей должности в рамках трудового договора. Профессиональный стандарт «Специалист в сфере закупок» (код 08.026, утверждён приказом Минтруда от 10.09.2015 № 625н) делит эту работу на четыре обобщённые трудовые функции с уровнями квалификации с 5 по 8: обеспечение закупок, проведение закупок, экспертиза результатов и контроль в сфере закупок.
Что такое трудовая функция и чем она отличается от должности
Трудовая функция — это конкретная работа по должности, которую работник обязуется выполнять. В статье 15 Трудового кодекса трудовая функция названа работой по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации. В статье 57 ТК РФ она входит в число обязательных условий трудового договора.
Должность — это название в штатном расписании, а трудовая функция — что именно человек делает. Два специалиста с одинаковым названием «специалист по закупкам» могут выполнять разные функции: один готовит обоснование начальной цены и документацию, другой проверяет исполнение контрактов и ведёт претензионную работу. Поэтому обязанности описывают не названием, а перечнем действий и результатом.
Четыре обобщённые трудовые функции по профстандарту 08.026
Профстандарт «Специалист в сфере закупок» утверждён приказом Минтруда от 10.09.2015 № 625н и действует в 2026 году без изменений. В нём четыре обобщённые трудовые функции, которые охватывают полный цикл закупочной работы. Каждой соответствует свой уровень квалификации и примерные должности.
Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд — уровень 5. Сюда входит сбор и подготовка информации для закупки, обоснование начальной максимальной цены, подготовка плана-графика и документации. Примерные должности: специалист по закупкам, младший специалист, помощник специалиста.
Проведение закупок — уровень 6. Это размещение извещений и документации в единой информационной системе, работа с заявками участников, разъяснение положений документации, подготовка протоколов и проектов контрактов. Примерные должности: специалист по закупкам первой категории, ведущий специалист.
Экспертиза результатов закупки и исполнения контракта — уровень 7. Проверка поставленных товаров, выполненных работ и оказанных услуг на соответствие условиям контракта, приёмка, работа с претензиями. Примерные должности: главный специалист, начальник отдела, эксперт.
Контроль в сфере закупок — уровень 8. Организация контрольных мероприятий, проверка соблюдения законодательства о закупках внутри организации и в подведомственных структурах. Примерные должности: руководитель контрактной службы, начальник управления.
Уровни квалификации и что они значат для должности
| Уровень | Обобщённая трудовая функция | Что делает работник | Примерные должности |
|---|---|---|---|
| 5 | Обеспечение закупок | Собирает информацию, обосновывает цену, готовит план-график и документацию | Специалист по закупкам, помощник специалиста |
| 6 | Проведение закупок | Размещает извещения и документацию, принимает заявки, готовит протоколы и контракты | Специалист первой категории, ведущий специалист |
| 7 | Экспертиза результатов и исполнения контракта | Проверяет поставку и приёмку, ведёт претензионную работу | Главный специалист, начальник отдела, эксперт |
| 8 | Контроль в сфере закупок | Организует проверки соблюдения законодательства о закупках | Руководитель контрактной службы, начальник управления |
Как описать трудовую функцию в должностной инструкции
- Возьмите из профстандарта ту обобщённую функцию, которая соответствует должности, и выпишите из неё трудовые действия, умения и знания.
- Сформулируйте обязанности глаголами: «готовит обоснование начальной максимальной цены», «размещает извещение в единой информационной системе», «проверяет банковские гарантии», «ведёт реестр контрактов».
- Укажите результат, за который отвечает работник: подготовленный план-график, размещённая документация, подписанный протокол, принятый товар.
- Проверьте, что обязанности не дублируют функции других должностей и что у работника есть полномочия их выполнять: доступ к единой информационной системе, право подписи или подготовка проекта на подпись руководителю.
- Сверьте требования к образованию и стажу с профстандартом и с квалификационными требованиями, которые установлены законом о закупках для контрактной службы.
Когда профстандарт обязателен
Профстандарт обязателен в части требований к квалификации, установленных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами (часть 1 статьи 195.3 ТК РФ). Для специалиста по закупкам такие требования задаёт закон о контрактной системе: он определяет, какое образование и какая подготовка нужны работникам контрактной службы.
Если закон устанавливает требования к квалификации, работодатель обязан применять профстандарт в этой части: нельзя принять на должность человека, который этим требованиям не соответствует. В остальном профстандарт служит основой для должностной инструкции и аттестации, а не жёстким шаблоном.
Частые вопросы
Можно ли назвать должность иначе, чем в профстандарте?
Да, если закон не устанавливает для этой работы конкретное наименование должности или требования к квалификации. Профстандарт приводит примерные должности, а работодатель закрепляет название в штатном расписании и трудовом договоре.
Обязательно ли брать все четыре функции из профстандарта?
Нет. Для одной должности берут ту обобщённую функцию, которая соответствует уровню и кругу задач. В небольшой компании один специалист может совмещать обеспечение и проведение закупок, но тогда это нужно прямо записать в трудовом договоре и должностной инструкции.
Что писать в трудовом договоре о трудовой функции?
В трудовом договоре указывают работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а конкретные обязанности можно изложить в самом договоре или в должностной инструкции, на которую даётся ссылка. Если изменение инструкции меняет трудовую функцию, по общему правилу нужно письменное соглашение работника о переводе. Уточнения в пределах прежней функции оформляют без перевода.
Можно ли поручить специалисту по закупкам не связанную с закупками работу?
Только если такая обязанность входит в его трудовую функцию по договору или он дал письменное согласие на совмещение. В одностороннем порядке поручать другую работу нельзя: статья 60 ТК РФ запрещает требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Закупки должны работать без ручной рутины
Найду рутину в закупках, которую можно отдать ИИ
Специалист по закупкам тратит часы на одни и те же действия: собирает коммерческие предложения, сверяет цены, переносит данные из ЕИС в таблицы и карточки. Я смотрю, на что в отделе закупок уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников компаний от десяти человек, где рутина съедает время специалистов по закупкам и снабженцев.