Трудовая функция секретаря: что входит и как её закрепить
Коротко
Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии и специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы (статья 15 ТК РФ). У секретаря она складывается из трёх слоёв: работа с документами, обеспечение работы руководителя и коммуникация от его имени. Всё, что выходит за эти границы, — уже другая функция, и поручить её без письменного согласия сотрудника нельзя.
Из чего состоит функция секретаря
Профессиональный стандарт описывает работу секретаря через трудовые действия: приём, регистрация и распределение корреспонденции, подготовка проектов писем, приказов и распоряжений, контроль сроков исполнения поручений руководителя, ведение номенклатуры дел, организация совещаний и приёма посетителей, учёт служебной документации.
Вторая часть — обеспечивающая: календарь руководителя, подготовка материалов к встречам, оргтехника, канцелярия, конфиденциальность служебной информации и защита персональных данных. Это не «мелочи», а такая же трудовая функция, и в инструкции она должна стоять отдельным разделом, иначе спросить за неё будет не с кого.
Где закрепить трудовую функцию
- Трудовой договор: должность по штатному расписанию и перечень работы, которую сотрудник выполняет. Общие слова «выполнение поручений руководителя» функцию не описывают.
- Должностная инструкция: разделы «обязанности», «права», «ответственность», ссылка на профстандарт. Работника знакомят с ней под подпись до начала работы.
- Положение о секретариате и инструкция по делопроизводству: порядок регистрации, формы документов, сроки исполнения, номенклатура дел.
- Согласие на обработку персональных данных и обязательство о неразглашении служебной информации — отдельными документами, не строкой в договоре.
Профстандарт: обязателен или нет
Профстандарты обязательны в части требований к квалификации, установленных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами (часть 1 статьи 195.3 ТК РФ). Для секретаря отдельного закона с обязательными требованиями нет, поэтому стандарт служит ориентиром: из него берут трудовые действия, умения и знания и переносят в должностную инструкцию.
Если в компании установлены квалификационные требования к секретарю внутренним положением, они становятся обязательными для этой компании: отказать кандидату, который им не соответствует, можно, а принять человека без нужной квалификации и потом уволить за это — нет.
Функция, поручение и разовая просьба
| Трудовая функция | Поручение в рамках функции | Работа вне функции | |
|---|---|---|---|
| Что это | Работа по должности из договора и инструкции | Конкретное задание внутри описанных обязанностей | Другая должность или вид работы |
| Оформление | Трудовой договор и должностная инструкция | Устно или письменно, по правилам компании | Письменное согласие работника, перевод или совмещение |
| Согласие работника | Дано при подписании договора | Не требуется | Обязательно, кроме временных переводов по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ |
| Что нельзя | Менять по усмотрению руководителя | Требовать работу, которой нет в инструкции | Поручить молча, «потом оформим» |
Как изменить функцию
Изменить трудовую функцию в одностороннем порядке нельзя: статья 74 ТК РФ прямо исключает её изменение. Новые обязанности, которые не подходят под описание, оформляют переводом с письменного согласия работника (статья 72.1 ТК РФ) либо совмещением — тоже по соглашению.
Другой путь — привести инструкцию в порядок, не меняя функцию: уточнить формулировки, добавить порядок работы с электронным документооборотом, расписать сроки. Если новые формулировки не выходят за рамки прежней работы, достаточно ознакомить сотрудника под подпись.
Когда меняются организационные или технологические условия труда — например, ввели электронный документооборот вместо бумажного журнала, — условия договора можно изменить по статье 74 ТК РФ: работника предупреждают письменно не менее чем за два месяца, а если он не согласен на новую работу, предлагают другую должность, в том числе нижестоящую и нижеоплачиваемую.
Частые вопросы
Можно ли вписать в договор «иные поручения руководителя»?
Формулировка ничего не описывает и в споре не поможет: суд смотрит, входила ли конкретная работа в трудовую функцию. Перечисляйте виды работы — документы, совещания, приём посетителей, контроль поручений — и порядок их выполнения.
Секретарь отказался варить кофе для гостей. Это нарушение?
Если такой обязанности нет в договоре и инструкции, отказ правомерен: это работа вне трудовой функции. Ввести её можно соглашением сторон или отдельной должностью в штатном расписании.
Нужно ли знакомить секретаря с инструкцией по делопроизводству?
Да, если инструкция задаёт порядок его работы: формы документов, сроки регистрации, маршруты согласования. Знакомят под подпись, как и с должностной инструкцией.
Что делать, если секретарь фактически выполняет работу помощника руководителя?
Либо оформить перевод на должность помощника, либо привести инструкцию в соответствие с реальной работой. Устойчивая работа не по должности — повод для спора о переводе и для претензий инспекции труда.
Можно ли поручить секретарю ведение кадрового учёта?
Только отдельным оформлением — совмещением, переводом или дополнительным соглашением — с оплатой и понятным перечнем обязанностей. Кадровый учёт — самостоятельная функция со своими требованиями к знаниям.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Порядок в документах начинается с порядка в обязанностях
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Регистрация писем, карточки в CRM, ответы на одни и те же вопросы, сверки и отчёты — это часы, которые уходят каждый день. Я смотрю, на что в отделах тратится время, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время секретарей, менеджеров и бухгалтерии.