Сотрудник потратил свои деньги как оформить авансовый отчет

Авансовый отчёт составляют подотчётные лица — те, кому выдали деньги на нужды компании. Сотрудник, который купил бумагу, запчасть или билет на свои средства, формально аванса не получал. Но расход он понёс в интересах работодателя, и тот обязан его возместить.

Поэтому на практике сумму, которую человек потратил сам, показывают в отчёте как перерасход: в графе «Получено» стоит ноль или сумма ранее выданного аванса, в графе «Израсходовано» — фактическая сумма по чекам. Разницу компания выплачивает сотруднику.

Второй законный путь — письменное заявление сотрудника о возмещении расходов с подтверждающими документами и приказ руководителя на их основании. Оба варианта дают бухгалтерии первичный документ, по которому расходы попадут в учёт.

Точный перечень зависит от вида расхода. При покупке у компании или ИП нужны кассовые чеки с фискальными признаками, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, счета-фактуры. Покупку у человека без статуса ИП подтверждает закупочный акт.

За жильё в командировке прикладывают договор найма и счета гостиниц, за транспорт — билеты, посадочные талоны, чеки на такси. Суточные документами не подтверждают.

Если сотрудник платил своей банковской картой, к отчёту прикладывают документы, подтверждающие оплату, — этого требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Срок сдачи отчёта по хозяйственным расходам устанавливает руководитель компании или ИП. Жёсткого трёхдневного срока по таким тратам нет: это правило касается командировок, где отчитаться нужно в течение трёх рабочих дней после возвращения.

Отчёт допустимо оформить в электронном виде и подписать электронной подписью — юридическая сила у него та же, что у бумажного. Форму закрепляют в учётной политике: типовой АО-1 больше не обязателен, но многие компании продолжают работать с ней.

В госучреждениях действуют свои формы: отчёт о расходах подотчётного лица по форме 0504520 и авансовый отчёт по форме 0504505 в исключительных случаях, перечисленных в приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Возмещение документально подтверждённых расходов, понесённых в интересах компании, — не доход сотрудника: это возврат его денег. НДФЛ и страховые взносы с такой суммы не начисляют.

Иное дело — неизрасходованный аванс, который сотрудник не вернул и не подтвердил документами. Такую сумму могут признать его доходом и обложить НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому отчёт и чеки важны не только для учёта, но и для спокойствия обеих сторон.

Расходы, подтверждённые утверждённым отчётом, компания учитывает при расчёте налога на прибыль или УСН. Входной НДС принимают к вычету при наличии права на вычет, счёта-фактуры и первичных документов, после принятия приобретения к учёту и при использовании его в облагаемых операциях. На УСН со ставками НДС 5 % и 7 % входной налог к вычету не принимают.