Сотрудник оформляет пенсию: что от организации нужно

Коротко

Когда сотрудник оформляет пенсию, организация передаёт в Социальный фонд сведения о его страховом стаже за текущий год. Для этого в ЕФС-1 заполняют подраздел 1.2 раздела 1 с типом сведений «Назначение пенсии» и подают его в течение трёх рабочих дней после запроса фонда или обращения работника.

Что именно подаёт организация

Работодатель не оформляет пенсию за сотрудника — этим занимается Социальный фонд по заявлению самого человека. От организации нужны сведения о стаже за период, который ещё не отражён в индивидуальном лицевом счёте. С 1 июля 2026 года для этого в фонд подают подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1 с типом сведений «Назначение пенсии».

В графе «Период работы» указывают даты с начала года до дня, предшествующего предполагаемой дате выхода на пенсию. Увольняется сотрудник или продолжает работать — на состав сведений это не влияет.

Сроки и порядок

Сведения подают в течение трёх рабочих дней после запроса Социального фонда или обращения работника. Прежний срок в три календарных дня больше не действует.
Форма — ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.2. В поле «Тип сведений» указывают «Назначение пенсии».
Период работы — с 1 января текущего года по день, предшествующий предполагаемому выходу на пенсию.
Документ подписывает руководитель или уполномоченное лицо, сведения заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью при отправке через оператора.

Какие документы организация выдаёт работнику

Помимо сведений в фонд, работнику могут понадобиться документы о работе: копии трудового договора, приказов о приёме и переводах, справка о заработке за периоды до 2002 года, если стаж подтверждается бумажной трудовой книжкой. Точный перечень зависит от того, какие периоды фонд не видит в лицевом счёте, и от того, есть ли у человека нестраховые периоды — уход за детьми, служба в армии.

Справку о заработке за любые 60 месяцев подряд до 2002 года организация выдаёт по заявлению работника на основании расчётных документов. Если документы утрачены, факт и размер заработка устанавливают через суд, но это уже задача работника, а не работодателя.

Частые вопросы

Нужно ли подавать сведения, если сотрудник уходит на пенсию и сразу увольняется?

Да. Подраздел 1.2 с типом «Назначение пенсии» подают независимо от того, увольняется сотрудник или продолжает работать. Период работы указывают с начала года до дня перед предполагаемым выходом на пенсию.

Что будет, если пропустить трёхдневный срок?

Срок — три рабочих дня после запроса фонда или обращения работника. Пропуск задерживает назначение пенсии: фонд не увидит стаж за текущий год. Ответственность за нарушение порядка представления сведений установлена законом, поэтому лучше отвечать в срок.

Работник просит справку о стаже — что выдать?

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если работник выбрал электронную трудовую книжку, или копию бумажной трудовой книжки, заверенную работодателем. Для назначения пенсии фонд запрашивает сведения сам, но работник вправе получить документы о своей работе.

Кто заполняет ЕФС-1 — кадры или бухгалтерия?

Форму готовит тот, у кого есть данные о стаже и периодах работы. Подписывает руководитель или лицо, которому выдана доверенность на подписание отчётности. Электронную форму заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Освободите время кадров и бухгалтерии

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Подготовка ЕФС-1, справок о стаже и ответов на запросы фонда — повторяющаяся работа с одними и теми же полями. Я смотрю, сколько часов в месяц на неё уходит, и показываю, какие шаги можно передать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, бухгалтерии и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»