Сотрудник не предоставил трудовую при приеме: что делать
Коротко
Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению человека, если тот не принёс её из-за утраты, повреждения или другой причины (часть 5 статьи 65 ТК РФ). Заявление пишут с указанием причины отсутствия документа. Исключение — случаи, когда трудовая книжка на работника не ведётся: тогда оформлять нечего.
Почему это не отказ в приёме
Отсутствие трудовой книжки при приёме не мешает заключить трудовой договор и не даёт оснований его аннулировать: суды в таких спорах стоят на стороне работника. Сначала выясните, почему документа нет и ведётся ли на человека бумажная книжка вообще.
Если человек впервые устраивается на работу, бумажную трудовую книжку ему не заводят: работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в СФР. Если книжка потеряна или осталась у прошлого работодателя, вопрос решается по заявлению работника. Если человек выбрал электронную трудовую книжку, бумажной у него нет и не будет.
Как оформить приём без книжки
- Если бумажная книжка должна вестись, но отсутствует из-за утраты, повреждения или другой причины, возьмите письменное заявление с указанием причины. При первом трудоустройстве или переходе на электронные сведения заявление о новой бумажной книжке не нужно.
- Проверить, ведётся ли на работника бумажная трудовая книжка: если нет, оформлять новую не нужно.
- Оформить новую трудовую книжку на основании заявления — без записей о работе у прошлых работодателей.
- Внести запись о приёме по правилам ведения трудовых книжек и внести сведения в электронную трудовую через Социальный фонд.
- Если книжка утеряна или испорчена, направить человека за дубликатом к предыдущему работодателю либо оформить новую по заявлению.
- Для подтверждения прошлого стажа попросить СТД-Р у последнего работодателя или СТД-СФР в МФЦ, Социальном фонде или на Госуслугах.
Какая ситуация и что делать
| Ситуация | Что с книжкой | Что делает работодатель |
|---|---|---|
| Первое официальное трудоустройство | Книжки нет | Передаёт сведения о приёме в СФР; бумажную книжку не оформляет |
| Книжка потеряна или испорчена | Есть, но не на руках | Новая книжка по заявлению с причиной либо дубликат у прошлого работодателя |
| Выбрана электронная трудовая книжка | Бумажную не ведут | Ничего не оформляет, вносит сведения в электронную |
| Книжка осталась на прошлой работе | Есть | Берёт заявление и оформляет новую без записей о прошлой работе |
| Нужен прошлый стаж | Документа нет | Просит СТД-Р у прошлого работодателя или СТД-СФР в МФЦ, СФР, на Госуслугах |
Что написать в заявлении, если работник не предоставил трудовую книжку
Заявление пишет сам работник, от руки или в печатном виде, на имя руководителя организации. В нём достаточно фамилии, имени, отчества, должности, причины отсутствия книжки и просьбы оформить новую. Причина формулируется прямо: «трудовая книжка утрачена», «трудовая книжка повреждена», «трудовая книжка не велась, выбрана электронная».
Если работник не предоставил трудовую книжку при приеме на работу, заявление заменяет документ на время оформления: без него новую книжку не заводят. Заявление подшивают к личному делу — оно объясняет, откуда взялась книжка без записей о прошлых местах работы.
В заявлении указывают и дату, и подпись работника. Формулировка причины важна: от неё зависит, заводить новую книжку или отправлять человека за дубликатом к прошлому работодателю.
Частые вопросы
Можно ли принять на работу без трудовой книжки?
Да. Заключить трудовой договор можно, а новую книжку работодатель оформляет по письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия документа (часть 5 статьи 65 ТК РФ).
Обязан ли работодатель заводить новую книжку, если человек её потерял?
Да, обязан — по письменному заявлению с указанием причины. Есть и второй путь: работник обращается за дубликатом к предыдущему работодателю. Порядок ведения трудовых книжек и разъяснения Минтруда от 03.06.2022 № 14-6/ООГ-3682 допускают оба варианта.
Как подтвердить стаж, если книжки нет?
Запросить у прошлого работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р либо получить СТД-СФР в МФЦ, Социальном фонде или через Госуслуги. Без документа прошлый стаж учесть нельзя.
Что делать, если у человека электронная трудовая книжка?
Бумажную не оформляют: сведения о приёме работодатель передаёт в электронную трудовую книжку через Социальный фонд. Заявление об оформлении новой книжки в этом случае не нужно.
Можно ли уволить за то, что человек не принёс книжку?
Нет. Непредоставление трудовой книжки при приёме не является основанием для аннулирования заключённого трудового договора — на это указывает судебная практика по таким спорам.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Пока бумаги разбираются, работа стоит
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Приём и увольнение — это горы однотипных действий: заявления, приказы, записи, напоминания. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.