Как работать с самозанятыми и избежать проблем с налоговой

Режим налога на профессиональный доход действует по Федеральному закону № 422-ФЗ и продлён как минимум до конца 2028 года. Ставки не меняются: 4 % при расчётах с гражданами, 6 % при оплате от организаций и ИП. При первой регистрации дают вычет 10 000 ₽: пока он не израсходован, налог с доходов от граждан рассчитывается по эффективной ставке 3 %, от организаций и ИП — 4 %.

Компании это выгодно: вознаграждение самозанятому не облагается страховыми взносами и НДФЛ, сам он сдаёт отчётность через приложение, деклараций нет. Взносы на пенсионное страхование у самозанятого добровольные.

У режима есть жёсткий лимит: доход самозанятого не больше 2,4 млн ₽ в год. При превышении лимита право на НПД теряется. Дальнейшие налоги зависят от статуса исполнителя: например, ИП может перейти на УСН, а при выплате физлицу без ИП компания проверяет обязанности налогового агента. Компании стоит держать этот лимит в поле зрения, чтобы не оказаться крайней в споре о том, кто должен пересчитать налог.

Сотрудничество оформляется гражданско-правовым договором. В нём должны быть чётко прописаны предмет — конкретные работы или услуги, сроки выполнения, стоимость и порядок оплаты. Формулировка «менеджер», «оператор», «администратор» описывает трудовую функцию и сама по себе повышает риск переквалификации.

Безопаснее привлекать исполнителя под отдельные проекты с ясным результатом: сделать сайт, провести съёмку, собрать отчёт. Договор с актом сдачи-приёмки и чеком из «Моего налога» показывает, что оплата идёт за результат, а не за часы в офисе.

Самозанятый выбивает чек в приложении на каждую оплату. Чек — подтверждение, что доход задекларирован плательщиком НПД, и одновременно документ для учёта расходов у компании.

Закон не запрещает компании долго сотрудничать с одним и тем же плательщиком НПД. Запрет касается не длительности как таковой, а подмены трудовых отношений. Постоянный подрядчик с конкретными проектами, чеками и актами — нормальная практика.

Риск растёт, когда сотрудничество выглядит как работа в штате: регулярные выплаты в одни и те же числа, фиксированная сумма, у самозанятого нет другого источника дохода, он подчиняется распорядку, пользуется техникой и рабочим местом заказчика. Эти критерии налоговая называет открыто.

Отдельный сигнал для инспекции труда: компания работает более чем с 35 самозанятыми, каждый получает от неё свыше 35 000 ₽ в месяц, сотрудничество длится дольше трёх месяцев, а доля дохода исполнителя от заказчика — 75 % и более. При таком сочетании возможна внеплановая проверка.

С 16 февраля 2026 года ФНС ежеквартально передаёт в межведомственные комиссии данные о компаниях, которые работают более чем с 10 самозанятыми с доходом от 25 000 ₽, если в предыдущем квартале эти люди были у них в штате. Уволить и через неделю оформить того же человека самозанятым — самый очевидный для контролеров сценарий.

Последствие переквалификации — доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период работы с самозанятым, пени и штрафы. Уплаченный НПД в зачёт не идёт: каждый режим живёт своей жизнью.

ФНС сопоставляет данные приложения «Мой налог», отчётности 6-НДФЛ и РСВ и оценивает разрыв между выплатами самозанятым и среднеотраслевыми зарплатами. Суды при споре смотрят не на название договора, а на фактические отношения: график, зависимость, регулярность выплат.

Проверить себя до проверки можно по тем же признакам, которые налоговая называет открыто. Если в договорах стоит трудовая функция, а выплаты идут как зарплата, договор стоит переделать под конкретный результат.