Если работник не пришёл за трудовой книжкой в день увольнения: что делать

Коротко

В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку с записью об увольнении (часть 4 статьи 84.1 ТК РФ, пункт 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Если работник в этот день отсутствует или отказывается брать документ, работодатель направляет ему уведомление: явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте. С даты отправки уведомления ответственность за задержку выдачи снимается.

Что происходит в день увольнения

Общее правило: трудовая книжка выдаётся в последний день работы. Основание увольнения на срок не влияет — собственное желание, соглашение сторон или сокращение требуют одного и того же.

Если работник на работе, но в отдел кадров не зашёл, это ещё не «отсутствие». Конституционный Суд в определениях от 18.07.2017 № 1552-О и от 29.09.2016 № 1844-О указал: уведомление направляют, когда работника нет на работе. Тем, кто в этот день присутствует на своём рабочем месте, книжку обязаны выдать на руки там, где человек работает.

Поэтому прежде чем отправлять уведомление, проверьте, был ли работник в день увольнения на работе и не отказался ли он от получения книжки. Отказ фиксируют актом или отметкой на документе.

Порядок действий, если работник не пришёл

Составьте акт: работник отсутствовал в день увольнения либо отказался получать трудовую книжку. Укажите дату, время, свидетелей.
Направьте работнику уведомление: явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку её по почте (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ, пункт 37 Порядка № 320н).
Отправьте уведомление по адресу, который есть у работодателя, и сохраните подтверждение отправки — с этой даты вы освобождены от ответственности за задержку.
Храните трудовую книжку в организации до обращения работника: без его согласия почтой документ не отправляют.
По письменному обращению работника выдайте книжку не позднее трёх рабочих дней со дня обращения (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ).
Если книжка не ведётся, по обращению так же в три рабочих дня выдают сведения о трудовой деятельности — на бумаге или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она у работодателя есть.

Как составить уведомление

Формы уведомления закон не устанавливает, поэтому составляют его в свободной форме на бланке организации. В тексте указывают фамилию, имя и отчество работника, дату и основание увольнения, просьбу явиться за трудовой книжкой или письменно согласиться на отправку по почте, адрес и часы выдачи, подпись уполномоченного лица и дату.

Отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу, известному работодателю. Сохраните опись вложения, квитанцию и вернувшееся уведомление: в споре они подтверждают, что обязанность исполнена.

Отдельно оговорю: отправка самой трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника, выраженного письменно. Молчание согласием не считается.

Ответственность за задержку

Статья 234 ТК РФ обязывает работодателя возместить работнику заработок, не полученный из-за незаконного лишения возможности трудиться. Это правило прямо распространяется на задержку выдачи трудовой книжки и предоставления сведений о трудовой деятельности.

Но с даты направления уведомления или письма со сведениями о трудовой деятельности работодатель от такой ответственности освобождается (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ). Именно поэтому уведомление важно отправить сразу, как только стало ясно, что выдать книжку в день увольнения не получится.

Если работник позже докажет, что работодатель уклонялся от выдачи книжки, спор решит суд. Судебная практика исходит из того, что попытки передать документ, в том числе в ходе заседания, могут освободить работодателя от компенсации.

Частые вопросы

Можно ли отправить трудовую книжку почтой без согласия работника?

Нет. По пункту 37 Порядка № 320н отправка книжки по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Без согласия вы храните книжку и ждёте обращения.

В какой срок нужно отправить уведомление?

Уведомление нужно направить в день прекращения трудового договора, если выдать книжку невозможно из-за отсутствия работника или его отказа от получения. С даты направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Работник написал заявление и просит выдать книжку — сколько у нас времени?

Не позднее трёх рабочих дней со дня обращения (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ). Срок одинаков для бумажной трудовой книжки и для сведений о трудовой деятельности.

Работник отказывается получать книжку на руки — что фиксировать?

Отказ фиксируют актом с подписями свидетелей, после чего направляют уведомление. Дальше действует то же правило: с даты отправки уведомления ответственность за задержку выдачи снимается.

Что делать, если книжку не удалось вручить из-за того, что работник был на больничном?

Порядок тот же: уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку почтой. С даты его направления задержка перестаёт быть вашей ответственностью.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Кадровые документы не должны держать бизнес в заложниках

Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ

Уведомления, акты, ответы на одни и те же вопросы — часть работы, которая повторяется из месяца в месяц. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.

Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время кадров, продавцов и менеджеров.

Читать об услуге «Внедрение ИИ в бизнес»