Сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы

Коротко

Для бухгалтерских документов действует минимум пять лет после отчётного года — так требует статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для налоговых документов срок тоже пять лет: подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК обязывает хранить данные учёта и бумаги, подтверждающие доходы, расходы и уплату налогов. Дольше обычного хранят документы по страховым взносам — шесть лет по подпункту 6 пункта 3.4 статьи 23 НК, и документы об убытке — пока его переносят на будущее.

Два срока, которые работают вместе

Бухгалтерский и налоговый учёт живут по разным нормам, и документ часто попадает под обе. Статья 29 закона о бухучёте задаёт минимум для первички, регистров, бухгалтерской отчётности и аудиторских заключений: не меньше пяти лет после отчётного года, а точные сроки берут из правил архивного дела — Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК добавляет налоговую сторону: пять лет нужно обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и документов, подтверждающих получение доходов, расходы и уплату или удержание налогов. Если документ нужен и бухгалтерии, и налоговой, ориентируются на более длительный срок: терять бумагу, которую ещё вправе спросить инспекция, нельзя.

Сколько хранить разные документы

Первичные документы, регистры бухучёта, бухгалтерская отчётность, аудиторские заключения — не менее пяти лет после отчётного года по статье 29 закона № 402-ФЗ.
Налоговые декларации и расчёты, книги покупок и продаж, счета-фактуры, документы по доходам и расходам — пять лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК.
Документы, подтверждающие начисление и уплату страховых взносов, — шесть лет по подпункту 6 пункта 3.4 статьи 23 НК.
Документы, подтверждающие понесённый убыток, — весь срок, пока организация уменьшает базу текущего периода на этот убыток, по пункту 4 статьи 283 НК.
Договоры с контрагентами — пять лет после окончания срока действия договора по Перечню Росархива.
Кадровые и расчётные документы по зарплате могут храниться 50 или 75 лет по Перечню Росархива, если лицевых счетов нет.

От какой даты считать срок

Пять лет считают не от даты оформления бумаги, а от конца отчётного года или налогового периода, в котором документ последний раз использовали: составляли отчётность, начисляли налог, подтверждали доход или расход. Документ за 2025 год, использованный в отчётности за 2025 год, хранят минимум до конца 2030 года.

Для убытка правило другое: пока организация переносит его на будущее, подтверждающие бумаги лежат на месте. После последнего года переноса к этому сроку добавляют обычные пять лет.

Если в разных нормах для одной бумаги указаны разные сроки, безопаснее держать её по более длинному: инспекция вправе запросить документы в пределах своей проверки, а при утере определяет налог расчётным методом по подпункту 7 пункта 1 статьи 31 НК.

Частые вопросы

Сколько лет хранить налоговые декларации в организации?

Пять лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК. Срок отсчитывают от конца налогового периода, за который подана декларация.

Сколько хранить расчёт по страховым взносам и документы по взносам?

Шесть лет по подпункту 6 пункта 3.4 статьи 23 НК — это дольше общего налогового срока.

Хватит ли пяти лет, если документ относится к убытку?

Нет. По пункту 4 статьи 283 НК документы об убытке хранят весь срок, пока его переносят на будущее, и только потом отсчитывают обычный срок.

Можно ли выбросить документы, если налоговая проверка уже прошла?

Только если истёк срок хранения. Проверка не обнуляет обязанность: подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК действует независимо от того, проверяли организацию или нет.

Что будет, если документы потеряны?

Инспекция вправе определить налоги расчётным методом на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК. Восстановить бумаги придётся из копий у контрагентов, банка и из электронных систем.

Проверка актуальности

Проверьте ответ на сегодняшний день

Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.

Порядок в документах начинается с цифр

Посчитаю, сколько бизнес зарабатывает на каждом товаре и клиенте

Когда бумаги разложены по срокам, следующий вопрос — где бизнес теряет деньги. Я считаю юнит-экономику: сколько остаётся с каждого товара, услуги, клиента и канала после себестоимости, рекламы, зарплат, доставки, возвратов и налогов.

Показываю точку безубыточности и строю финансовую модель, по которой видно, что будет с деньгами при каждом решении. Это для собственников, которые хотят расти и боятся, что рост увеличит убыток.

Читать об услуге «Юнит-экономика и финансовая модель»