Штатное расписание без окладов
Коротко
Штатное расписание — документ, который показывает, какие должности есть в компании, сколько по каждой единиц и какое вознаграждение за работу предусмотрено. Оклад в нём указывают до вычета НДФЛ: это начисленная сумма, из которой потом удержат налог. Пустой графы «оклад» закон не допускает, если по должности установлен оклад.
Можно ли оставить графу «оклад» пустой
Штатное расписание работодатель утверждает сам, единой обязательной формы нет. Унифицированная форма Т-3 — удобный образец: в ней есть графы «Структурное подразделение», «Должность», «Количество штатных единиц», «Оклад», «Надбавки», «Месячный фонд заработной платы».
Если по должности установлен оклад, графа «Оклад» заполняется. Пустая графа означает, что условия оплаты не определены, а зарплата — обязательное условие трудового договора (статья 57 ТК РФ). Проверяющий прочитает пустую клетку как отсутствие установленной оплаты, а не как право платить сколько угодно.
Другое дело — должности, где оклад не применяется. Вместо него может стоять тарифная ставка, сдельная расценка или процент от выручки. Тогда в расписании отражают именно эту систему: графу переименовывают или добавляют свою, а в примечании пишут, от чего считается вознаграждение.
Как оформить расписание, если окладов нет
- Опишите систему оплаты по каждой должности: тарифная ставка за час, сдельная расценка за единицу, процент от продаж.
- Замените графу «Оклад» на свою — «Ставка», «Расценка», «Вознаграждение, %» — и подпишите в шапке, в чём считаете.
- Сверьте расписание с трудовыми договорами: формулировка оплаты в договоре и в расписании должна совпадать.
- Введите расписание в действие приказом и ознакомьте с ним работников, чьи условия это касается.
- Храните расписание вместе с приказами об изменении: по нему видно, когда появилась или закрылась должность.
Нужно ли штатное расписание микропредприятиям
Обязанность вести штатное расписание прямо в Трудовом кодексе не записана: закон говорит об утверждении работодателем локальных актов, а расписание — один из них. Микропредприятие из реестра МСП вправе отказаться от части локальных актов, но не от документов, которые фиксируют условия труда.
Практический смысл расписания не в проверке, а в управлении: по нему видно фонд оплаты труда, вакансии и точки роста. Если в компании пять человек и все должности прописаны в трудовых договорах, расписание можно не вести — но тогда при споре о численности и окладах работодателю придётся доказывать их договорами и приказами.
Оклад в штатном расписании: с НДФЛ или без
В графе «Оклад» стоит сумма до вычета налога. Это начисление, из которого бухгалтер удержит НДФЛ и перечислит его в бюджет: работник получает на руки меньше. Так же оклад читается в трудовом договоре, приказе о приёме и расчётном листке в строке «начислено».
Страховые взносы работодатель начисляет сверх оклада и из зарплаты не удерживает. Поэтому стоимость сотрудника для компании выше оклада, а сумма на руки — ниже. Когда в расписании пишут «на руки», документ расходится с договором и расчётными документами, и это первое, что снимают при проверке.
Что писать в графе оплаты
| Ситуация | Что в графе | Основание |
|---|---|---|
| Оклад установлен | Сумма до вычета НДФЛ | Статья 57 ТК РФ, условия оплаты в договоре |
| Почасовая оплата | Ставка за час | Тарифная система, статья 143 ТК РФ |
| Сдельная оплата | Расценка за единицу | Сдельная система оплаты труда |
| Процент от продаж | Процент и база расчёта | Условия оплаты в договоре |
| Совместитель | Оклад по должности, в договоре — пропорционально времени | Статья 285 ТК РФ |
Частые вопросы
Штраф за отсутствие штатного расписания есть?
Отдельного штрафа за отсутствие расписания нет. Ответственность наступает за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП, когда не оформлены обязательные документы или условия оплаты расходятся с договором.
Можно ли указать в расписании вилку окладов?
Вилка в расписании допустима, если в трудовом договоре стоит конкретная сумма из этой вилки. Иначе работник не знает свою зарплату, а условие оплаты считается несогласованным.
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под подпись?
Расписание — локальный акт, и знакомить с ним работников нужно, если он затрагивает их права. На практике достаточно ознакомления при приёме и при изменении окладов.
Менять расписание каждый раз при повышении зарплаты?
Да, если меняется оклад по должности. Изменение оформляют приказом и новой редакцией расписания, а с работником подписывают дополнительное соглашение к договору.
Можно ли в расписании не указывать надбавки и премии?
Можно, если они не входят в систему оплаты по должности. Если премия обязательна и прописана в договоре, её отражают в расписании или в отдельном положении о премировании.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Читать в журнале
Структура и оклады должны сходиться с деньгами
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Пока расписание и оклады живут в таблицах, фонд оплаты труда считают вручную, а вакансии всплывают в момент, когда человек уже ушёл. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов, менеджеров и бухгалтерии.