Когда составляется штатное расписание на следующий год

Трудовой кодекс требует от работодателя принимать локальные нормативные акты, которые касаются оплаты труда, с учётом мнения профсоюза, если он есть (статья 8 ТК РФ). Обязательного срока для штатного расписания кодекс не называет: ни статьи 8, ни статья 135 ТК РФ не привязывают его к началу календарного года.

Поэтому дату выбирает сама организация. Разумный порядок такой: в ноябре–декабре руководители подразделений приносят заявки на новые должности и пересмотр окладов, кадровая служба сводит их в проект, а с 1 января вводится новая редакция приказом. Если годовой цикл не нужен, расписание утверждают на другой срок и меняют по мере надобности.

Если в компании работает только директор, расписание всё равно нужно: оно подтверждает, что должность существует и по ней платят оклад. Без него нечем объяснить расходы на зарплату перед налоговой и не к чему привязать трудовой договор.

В документе одна строка: должность «Генеральный директор», одна единица, оклад и надбавки. Утверждает расписание сам директор — отдельного учредителя для подписи не требуется. Учредитель в штат не входит, если с ним не заключён трудовой договор: его доход — дивиденды, а не зарплата.

Если директор — единственный учредитель, с 2026 года страховые взносы с его выплат начисляются не меньше чем с МРОТ (статья 421 НК РФ). Это стоит учесть, когда определяется размер оклада.

Разрабатывает штатное расписание кадровая служба или бухгалтерия — зависит от того, кому руководитель поручил эту работу. Утверждает его руководитель организации своим приказом; в ООО это генеральный директор, если устав не передал вопрос совету директоров.

Дата утверждения и дата введения в действие могут не совпадать: расписание можно подписать в декабре, а действовать оно начнёт с 1 января. В шапке документа указывают период, на который его составили, — например, «на 2027 год».