Штатная расстановка: обязательный документ или нет
Коротко
Штатная расстановка — документ, который показывает, кто из работников занимает каждую единицу штатного расписания и какие единицы свободны. Обязательным для ведения его закон не делает: работодатель заводит расстановку по своему усмотрению. Штатное расписание — другой документ, и его наличие обязательно, потому что трудовая функция в трудовом договоре приводится в соответствие со штатным расписанием.
Короткий ответ
Штатная расстановка обязательным документом не является. Её составляют по усмотрению работодателя, и единой формы на нормативном уровне нет.
Обязательно другое — штатное расписание. Трудовую функцию работника в договоре указывают по должности, профессии или специальности с квалификацией в соответствии со штатным расписанием. Расстановка строится поверх расписания и добавляет к перечню должностей сведения о том, кто их занимает.
Штатное расписание и штатная расстановка
| Штатное расписание | Штатная расстановка | |
|---|---|---|
| Обязательность | Обязательный документ | Необязательный, по усмотрению работодателя |
| Что показывает | Перечень должностей, количество единиц, оклады и надбавки | Кто занимает каждую единицу и какие единицы свободны |
| Форма | Единой формы нет, работодатель утверждает свою | Формы на нормативном уровне нет |
| Кто утверждает | Руководитель организации | Определяет локальный акт работодателя |
| Основание | Трудовая функция в договоре приводится в соответствие со штатным расписанием | Внутренняя потребность видеть занятость и вакансии |
Что обычно вносят в расстановку
- Структурное подразделение и должность — так же, как в штатном расписании.
- Количество единиц по штатному расписанию и сколько из них занято.
- Фамилия, имя, отчество работника, занимающего единицу, и его табельный номер.
- Дата приёма и основание — номер и дата приказа.
- Вакантные единицы: их отмечают отдельно, чтобы видеть, кого искать.
- Дата составления расстановки и подпись ответственного.
Как ввести расстановку в компании
Если расстановка нужна, работодатель закрепляет её ведение локальным актом: кто составляет, в какой форме, как часто обновляет и кто подписывает. Без такого акта документ остаётся рабочим и никого ни к чему не обязывает.
Дальше выбирают формат. Расстановка — вспомогательный документ, поэтому её часто ведут таблицей в электронном виде и не распечатывают. Если компания решила оформлять бумажные экземпляры, порядок утверждения и подписи задаёт тот же локальный акт.
Несоблюдение правил работы с документом, которые работодатель утвердил у себя, — нарушение внутреннего порядка. Ответственность сотрудников за него наступает по условиям локальных актов.
Зачем расстановка, если она необязательна
Штатное расписание отвечает на вопрос «сколько людей и на каких должностях нужно», расстановка — «кто уже стоит на этих местах и где дыры». Собственнику и руководителю она даёт одну картину: сколько единиц закрыто, сколько вакансий, в каком подразделении перегруз.
Для проверяющих расстановка ценности не представляет: она обобщает данные приказов о движении кадров на текущую дату и не содержит сведений сверх штатного расписания. Требовать её как обязательный документ нет оснований.
Частые вопросы
Штраф за отсутствие штатной расстановки есть?
Нет. Обязанности вести расстановку закон не устанавливает, поэтому наказания за её отсутствие нет. За нарушение установленных работодателем трудовых обязанностей возможно дисциплинарное взыскание в порядке Трудового кодекса.
Может ли налоговая потребовать расстановку при проверке?
Расстановка — внутренний рабочий документ, который обобщает данные приказов о движении кадров, и сведений сверх штатного расписания не содержит. Для проверки правильности исчисления и уплаты налогов она не нужна.
Нужно ли знакомить работников с расстановкой?
Закон этого не требует. Обязанность знакомить персонал со штатным расписанием и приказом о его утверждении тоже не установлена; такой порядок может задавать коллективный договор или внутренние правила компании.
Как часто обновлять расстановку?
Периодичность определяет работодатель в локальном акте. Практично обновлять её после каждого приёма, перевода и увольнения, чтобы вакансии и занятость были видны на текущую дату.
Сколько хранить штатную расстановку?
Штатные расстановки хранят 50 лет. Если документ закончен делопроизводством до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Порядок в структуре начинается с того, кто что делает
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Пока расстановка живёт в голове руководителя, часть работы висит между людьми: ответы клиентам, карточки в CRM, отчёты. Я смотрю, на что в отделах уходят часы, и показываю, какую рутину выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина съедает время продавцов и менеджеров.