Штатно-списочный состав сотрудников: расписание и список
Коротко
Штатно-списочный состав — это две разные вещи, которые на практике называют одной фразой. Штатное расписание показывает, какие должности в компании есть и сколько по каждой единиц: его ведут по форме Т-3. Списочный состав — это конкретные люди, которые числятся в организации на дату. Первое отвечает на вопрос «кого нам не хватает», второе — «кто у нас работает сейчас».
Штатное расписание и списочный состав: в чём разница
Штатное расписание — документ планирования. В нём перечислены структурные подразделения, должности, количество штатных единиц и оклады. Работника в нём нет: есть должность, которую можно занять или оставить вакантной.
Списочный состав — учётная величина. В списочный состав включают работников организации по правилам Росстата, в том числе отсутствующих по болезни, в командировке или отпуске. Внешних совместителей учитывают отдельно. Поэтому списочная численность всегда привязана к дате, а штатное расписание — к периоду, на который его утвердили.
Третья величина, которую спрашивают чаще всего, — среднесписочная численность. Это среднее за период, и считается оно по правилам Росстата, а не по числу строк в расписании.
Что указать в штатном расписании по форме Т-3
- Наименование организации и период, на который утверждено расписание.
- Структурное подразделение и его код — графа 2 формы Т-3.
- Должность, профессия или специальность — графа 3.
- Количество штатных единиц — графа 4; по вакантной должности единица тоже стоит, пока её не сократили.
- Тарифная ставка или оклад — графа 5.
- Надбавки и доплаты, если они установлены, и итоговая месячная сумма по должности.
- Подпись руководителя и дата утверждения; изменения вносят приказом и прикладывают к расписанию.
Как считать списочную численность
Списочную численность за день берут по табелю: все, кто числится в организации, включая отсутствующих по болезни, в отпуске или в командировке. Выходные и праздничные дни считают по списочной численности предыдущего рабочего дня. Поэтому для этого расчёта показатель за субботу и воскресенье повторяет показатель пятницы, включая работника, уволенного в пятницу.
Среднесписочную за месяц считают по численности за каждый календарный день с исключениями и учётом неполного рабочего времени по правилам Росстата; полученную сумму делят на число календарных дней месяца. За период с начала года складывают месячные значения и делят на число месяцев периода. Такой порядок задают Указания по форме П-4, утверждённые приказом Росстата от 17.11.2025 № 638, — они действуют с 1 февраля 2026 года.
Совместители и работники по гражданско-правовым договорам в среднесписочную численность не входят: у них отдельный учёт. Сотрудник на неполном рабочем времени по договору учитывается пропорционально отработанным часам, а сокращённое время по закону и неполное время по инициативе работодателя считают целыми единицами.
Какая численность для чего нужна
| Штатное расписание | Списочная численность | Среднесписочная численность | |
|---|---|---|---|
| Что показывает | Должности и единицы | Людей на дату | Среднее за период |
| Единица учёта | Штатная единица | Работник | Работник |
| Когда нужна | Планирование фонда оплаты труда, вакансии | Табель, кадровый учёт | Отчёты в налоговую и Социальный фонд, льготы и лимиты |
| Вакансии | Видны как свободные единицы | Не входят | Не входят |
| Совместители | Отдельной строкой, если должность есть | Внешние совместители не входят; внутреннего учитывают один раз по основному месту работы | Не входят |
Кому и когда нужна среднесписочная численность
Среднесписочная численность — расчётная величина, от которой зависят обязанности компании. Её указывают в отчётности, и она служит порогом для ряда правил: например, службу охраны труда или должность специалиста по охране труда создают при численности более 50 работников (статья 223 ТК РФ).
Считать её заранее полезно и для управленческих решений: по ней видно, сколько людей реально работает в компании, а не сколько должностей открыто. Разрыв между этими числами и показывает, где расписание отстало от жизни.
Частые вопросы
Штатное расписание обязательно для всех?
Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и остаётся рекомендуемым образцом. Компания вправе дополнить её своими графами, но перечисленные в форме сведения — подразделение, должность, количество единиц, оклад — должны быть в документе.
Входит ли директор в штатное расписание?
Да, должность руководителя — такая же штатная единица, как и остальные. Если директор единственный учредитель и трудового договора с ним нет, выплат по этой должности может не быть, но в расписании она отражается.
Считаются ли декретницы в списочной численности?
В списочную — да, они числятся в организации. В среднесписочную работники в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком не входят: перечень исключаемых приведён в пункте 17 Указаний к форме П-4.
Нужно ли переутверждать расписание каждый год?
Срок действия законом не установлен. Компании обычно утверждают расписание на год и продлевают его приказом, а при изменении должностей, окладов или числа единиц вносят изменения отдельным приказом.
Как посчитать численность, если часть сотрудников на полставки?
В списочной они учитываются как целые единицы за каждый день. В среднесписочной — пропорционально отработанному времени: человеко-часы делят на часы рабочего дня и на рабочие дни месяца.
Проверка актуальности
Проверьте ответ на сегодняшний день
Нормы меняются каждый год, а ответы в интернете за ними не успевают. Чтобы вы опирались на действующий закон, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сверит эту справку с действующей редакцией законов и подскажет, что изменилось.
Бот проверки запускаем в ближайшие дни.
Расписание и список сходятся, а часы всё равно уходят
Найду рутину, которую в компании можно отдать ИИ
Кадровый учёт, табели, отчёты по численности и ответы на одни и те же вопросы съедают часы у бухгалтерии и руководителей. Я смотрю, на что в отделах уходит время, и показываю, какую работу выгодно отдать программам.
Подключаю ИИ к вашей CRM и 1С и каждую неделю показываю, сколько часов освободилось. Это для собственников от десяти человек, где рутина держит продавцов, менеджеров и бухгалтерию.